Как навести порядок в договорах и не падать в обморок при виде проверки из налоговой или банка

Документооборот компании мы поручили профессиональной аутсорсинговой бухгалтерии. Думали, этого достаточно. Но потом пришла проверка из банка (за 2 недели до Нового года). Наши предпраздничные дни прошли в обнимку с клавиатурой, принтером и кипой бумаг. После этого случая автоматизировали работу с договорами.

Теперь даже срочные документы оформляем быстро и без ошибок. На подготовку любого договора, акта, счёта уходит не больше 5 минут. А за 15 минут можно поднять все документы компании и предоставить их для проверки (там, кстати, будет полный порядок). Делимся опытом.

У нас относительно небольшое количество сделок, чтобы держать штатного бухгалтера в режиме фултайм. Но и своими силами закрывать бухгалтерские вопросы не выйдет. Если что-то не учесть, не по форме или не в срок подать документы, денег потеряем больше, чем сэкономили на бухгалтере. Поэтому делегировали эту работу аутсорсинговой бухгалтерии. К сожалению, ожидания были завышены.

Какие бы крутые специалисты ни были на аутсорсинге, они работают в режиме многозадачности. Сейчас они, например, оформляют наши договоры. Через 5 минут кого-то консультируют. Ещё через полчаса готовят отчёт в налоговую для третьей компании. Только потом возвращаются к нашим счетам и актам выполненных работ.

Такой формат не устроил нас по ряду причин:

Однако полезными для нас оказались консультации юристов, подготовка деклараций для налоговой и ряд других операций. Поэтому по-прежнему пользуемся услугами аутсорсинга бухгалтерии. А вот отношение к документообороту пришлось пересмотреть после банковской проверки.

Однажды к нам всё-таки пришли с проверкой сотрудники банка. Чтобы убедиться в легальности операций, они попросили предоставить основания для переводов:

Конечно, заверения о том, что мы работаем честно и просто не успеваем поддерживать документы в идеальном порядке, были безрезультатны. Сотрудники банка выдвигали различные подозрения:

Да, банк не станет наказывать своих клиентов по собственной инициативе. Но они действуют по указанию смежных инстанций. Мы знаем, что другим компаниям в подозрительных ситуациях блокировали счета до выяснения обстоятельств. Мало приятного, особенно перед Новым годом, когда работа кипит. Хорошо, если удастся восстановить документы. Если нет, да здравствует Административный и Уголовный кодексы.

После банковской проверки документооборот никому больше не доверяем. Мы автоматизировали делопроизводство и ведём его сами.

Навести порядок в документах. Чтобы не было путаницы в договорах, актах и приложениях.

Ускорить оформление. Исключить ситуации, когда счёт к договору или другой документ может подготовить только один человек (например, бухгалтер).

Избавиться от ошибок. Не должно быть двух разных договоров или актов с одинаковым номером. Назначение платежей, даты и другие реквизиты каждой из транзакций должны быть корректными.

Добиться универсальности. Всегда делаем так, чтобы наши разработки можно было внедрять в бизнес-процессы различных компаний.

Типовые сведения. К ним относятся условия договоров, формы документов и т.д. Из этой информации создаём универсальные шаблоны с возможностью что-то поправить вручную (если понадобится).

Данные контрагента. Название компании, ФИО учредителя или ИП, ИНН и т.д. Когда первый раз работаем с контрагентом, заносим информацию в базу. Потом просто выбираем контрагента из списка.

Данные транзакции. Дата оказания услуги, сумма и т.д. Вносим информацию в приложение, а она дублируется в акте и счёте.

Если посмотреть на исходные данные со стороны, может показаться, что реализация всего этого дорого обойдется. Ведь нужно объединить различные типы данных, учесть десятки правил и отладить безошибочную работу системы. Наверняка кто-то подумал, что уйдут месяцы работы программистов и все это никогда не окупится. Но не будем делать поспешных выводов.

Мы поняли, что собрать систему автоматизированного документооборота можно из готовых веб-сервисов. За основу взяли документы, формы (+Form Publisher), облачный диск от Google и настроили их совместную работу при помощи Zapier.

Теперь работа с документами выглядит так:

В течение года мы работаем с этой системой в собственном бизнесе. Оформление договоров теперь занимает минут 5 и в них нет нестыковок. Даты, номера документов и прочие реквизиты проставлены верно, так как создаются автоматически. В любой момент мы можем распечатать документацию с облачного диска и предоставить проверяющим органам. Остаётся лишь поддерживать в таком же порядке бумажные версии документов.

А если вспомнить, не так уж давно под конец каждого отчётного периода мы занимались всякой бумажной волокитой. Нудная и бессмысленная перепроверка документов только отвлекала от основной работы.

Вместо того чтобы зарабатывать деньги, приходилось висеть на телефоне с бухгалтером и объяснять, почему здесь так, а не иначе, почему к договору два приложения и один счёт и т.д.

Прошлый Новый год с его банковской проверкой словно выпал из жизни. Вместо семьи, мандаринов и шампанского — сплошная бюрократия и нервные лица коллег.

Если вам тоже не по душе возня с документами, автоматизируйте этот процесс. Это не так сложно, как кажется. Чтобы разобраться с Zapier, не нужно быть программистом. Можно один раз посидеть неделю, изучить мануалы и всё сделать самим. Как правильно структурировать информацию для автоматизации, мы рассказали выше. Сами мы уже прошли этот путь и можем помочь, если что-то у вас не получится или возникнут вопросы.

#документы