Инвойс и счет-фактура: как избежать проблем

Начинающие предприниматели часто путают эти два документа между собой. Разберемся раз и навсегда, что такое инвойс и счет-фактура.

Приветствую всех экспортеров, импортеров и простых читателей! С вами снова я — Марко Поло, маркетолог MoneyPort. Каждый хоть раз, но слышал об этих словах — инвойс, счет-фактура… Но все ли разбирались в деталях? А ведь это важная составляющая международного бизнеса. Разбираемся в нюансах двух документов, как их отличить и правильно применить на практике.

Инвойс — это «счет-напоминание» для клиента. С помощью него покупателя извещают об итоговой стоимости и параметрах сделки. Например, вы отгрузили партию удобрений в Германию — инвойс покажет, сколько и за что должен заплатить покупатель. Инвойс составляет продавец. Документ может использоваться для получения аванса или постоплаты.

Основная функция инвойса — платежная. На основе этого документа происходит в дальнейшем валютный контроль, а сотрудники таможни проверяют декларацию и начисляют пошлины.

Стиль составления инвойса — свободный. Нет четких международных требований к его оформлению. Обычно он имеет вид таблицы, в которой прописывается вся информация. Текст составляется на понятном для двух сторон языке. Чаще всего, это английский. Есть вариант оформления документа на двух языках, например, русском и английском. Только тогда это должно быть заранее указано в договоре.

Инвойс бывает двух типов: коммерческий и проформа-инвойс. Именно коммерческий вид инвойса знаком многим. В нем содержится все значимые сведения о поставке товаров или оказании услуг. Коммерческий инвойс — официальное извещение об оплате. Инвойс-проформа — это такой «черновой» вариант коммерческого инвойса. В нем сообщаются предварительные детали сделки, которые можно изменить. Он не является официальным счетом на оплату.

Как оформить инвойс, если вы продавец, разобрались. А как оплатить его, если вы покупатель? В условиях санкций непросто найти надежный способ отправки денег иностранным партнерам. MoneyPort решает такие проблемы, а в этом материале я рассказывал подробно про оплату инвойсов.

Счет-фактура — налоговый документ, действующий на территории РФ. Его составляет поставщик при оказании услуг или продаже товаров, облагаемых НДС. Счет-фактура чем-то похож на магазинный чек. В нем показана, из чего складывается цена, а также данные об участниках сделки.

Основная функция счета фактуры — налоговая. С помощью него происходит выделение НДС по сделке. Документ фиксирует сумму уплаты в бюджет, а покупатель на его основании может сделать налоговый вычет. Наличие правильно оформленного счета-фактуры обязательно для правильный расчетов с ИФНС.

Продавец составляет счет-фактуру строго по шаблону, утвержденному ФНС. Это не так сложно, как кажется. Важно правильно внести данные в нужные поля. Этот процесс обычно автоматизирован в бухгалтерских программах. А в интернете легко найдется пошаговая инструкция по заполнению документа вручную. Нужна такая же информация, что и для инвойса, но добавляются параметры НДС.

Счет-фактура должен выписан не позднее, чем через 5 дней после выполнения работ, отгрузки товара или получения аванса. Это можно сделать как в бумажном, так и в электронном виде.

Некоторые организации освобождены от такой обязанности. Счет-фактура не нужна, если компания использует льготные налоговые режимы, реализует товар, не облагаемый налогом, или взаимодействует с физлицами.

Инвойс и счет-фактура выглядят похоже, но работают в разных направлениях. Каждый играет в бизнесе свою роль.

Вот примеры практических ситуаций использования двух бумаг:

При этом документы полностью не взаимозаменяемы. Инвойс не может быть использован компанией из РФ вместо счета-фактуры. Но в международном сотрудничестве возможна замена инвойса счетом-фактурой. Однако это зависит от иностранного партнера, согласен ли он работать с незнакомым документом. Сроки оформления счета-фактуры и фактической отгрузки также влияют на вероятность применить счет фактуру вместо инвойса по внешнеторговой сделке.

Одно из важный умений для бизнесмена — делегирование задач. Самому все охватить невозможно. Например, передайте исполнение зарубежных платежей посреднику.

А вам приходилось путать инвойс и счет-фактуру? Чем это обернулось? Как контролируете документооборот? Делитесь своими историями в комментариях.