Как составить отчет о прибыли без финансиста?

Как составить отчет о прибыли без финансиста?

Статья для тех собственников, кто не готов тратить деньги на финансового специалиста и живет пониманием, что если деньги на расчетном счете есть, то бизнес эффективен.

Это большое заблуждение!

В управленческом учете существует три стандартных отчета: деньги, прибыль, остатки и долги. Про деньги понятно. Они есть на расчетном счете, есть чем платить, пока живем. Самый главный отчет содержит в себе данные об эффективности деятельности и показывает какую реальную прибыль приносит бизнес. Важно не терять логику, чтобы не было розовых очков. Наличие денег на расчетном счете не означает, что бизнес эффективный.

Ваша первая отчетность. Поехали.

Шаг 1. Создаете файл формата эксель или гугл таблицу.

Шаг 2. Напишите в одной ячейке Доходы, в ячейке снизу Расходы.

Шаг 3. Внесите все продажи за месяц напротив статьи Доходы в рублях, подтвержденные актом об оказании услуг или чеком ( продажа товара).

Шаг 4. Под ячейкой Расходы описываете все статьи затрат, которые имеются в бизнесе. Распишите настолько подробно, чтобы не забыть ничего.

Например, закупка сырья, зарплата, вода в офис, аренда офиса, аренда склада, подарки клиентам, реклама ТГ и т.д.

Во второй колонке указываете сумму напротив статьи затрат, которая сформировалась под продажи месяца и по договорам по всем статьям, которые были выписаны.

Например, продали 2 карандаша в апреле, списали в затраты закупку двух карандашей под продажу в апреле. Не оплату по счету за 5 карандашей в апреле, а именно расход под продажу.

Различие расхода от платежа. Например, есть аренда офиса. По договору оплата 50 тыс руб в месяц, случилось так, что в январе, феврале оплаты за аренду не делали,а оплатили в марте 150 тыс руб сразу. 50 тыс руб - это расход, 150 тыс руб - это платеж.

В данном отчете нас интересуют исключительно РАСХОДЫ.

Как правило, учет продаж ведут все, можно поднять акты и указать сумму Дохода за период и соответственно, зная количество продаж из этих же актов, взять сумму закупки товара/услуги за 1 единицу и посчитать сколько будет закупка товара/услуги. Услуги могут выполнять подрядчики или сотрудники за заработную плату в месяц/сдельно.

Остальные расходы берем по договорам, та же аренда. Мониторим оплаты по расчетному счету, если нет учета, то часть затрат попадет из выписок. Только не закупка товара или оплата подрядчикам. Надо понимать, что затраты из чего состоит продажа должны были в равном количестве что и реализация товара /услуги (2 карандаша продали под продажу 2 карандаша были списаны со склада).

Шаг 5. Задача разложить все статьи логически по бизнес-процессам.

Прямые переменные затраты - это из чего состоит товар или услуга. Выделяем этот блок, ведь на расход по закупу товара идет торговая наценка. Продаем карандаши, закупаем карандаши, то есть карандаши - прямой переменный расход, который зависит от того сколько мы продали. В услугах могут быть затраты подрядчикам, кто выполняет работы, или заработная плата сотрудников. У Инфобизнеса можно отнести в данный процесс рекламу.

? Контрольный вопрос для определения куда относить затраты: что и из чего произвожу и продаю, кто оказывает услуги или производит работу

Прямые условно постоянные затраты - затраты, которые обслуживают производство товара или услуги. Например, компания продает карандаши. Карандаши хранятся на складе. Вот склад, как раз будет прямым условно постоянным расходом.

Косвенные расходы - расходы, которые не влияют на продвижение, реализацию услуги. Будут продажи или нет, косвенные расходы все равно будут. Это может быть аренда офиса или зарплата бухгалтера, офис-менеджера и т.д.

Налоги - указываем налог на прибыль, УСН, патент. Налоги на ФОТ указывают в разделах, куда были отнесены зарплаты сотрудников. Если это прямой расход в услугах, значит, страховые взносы и НДФЛ указываем в Прямых переменных затратах.

%% по кредитам - если имеются кредиты и займы обязательно указываем проценты, так как это расход за пользование денежными средствами. Указываем только проценты, тело долга не является расходом. Взяли 1 млн руб, вернули 1 млн руб и проценты сверху.

Итого расходы - суммируем все расходы.

Шаг 6. Посчитать показатели эффективности.

Прибыль - вычитаем из доходов все расходы.

Рентабельность - эффективность каждого вложенного рубля, прибыль делить на выручку, расчет в процентном выражении.

В случае, если собственник выводит деньги без ориентира на прибыль, указываем после чистой прибыли сумму дивидендов, которые вывели по расчетному счету. Далее считаем остаток прибыли после вычета дивидендов.

Отчет готов!

Пример формы отчета