Контроль движения денег. Заявочная система платежей.

Заявочная система платежей

Суть: контроль денег - один из самых важных и действенных текущих инструментов на пути к счастью компании без участия/с минимальным вовлечением собственника. Финансовая система, которая позволяет экономить и сокращать затраты на 20-30%!

Логика:

Шаг 1. Определяем посредством чего будет реализована заявочная система. Это типовой функционал практически в любой конфигурации 1с, кому сложно работать в сервисах и программах можно реализовать функционал в гугл таблицах, инструмент отлично себя отрабатывает.

Шаг 2. Разделение сотрудников/отделов на центры финансовой ответственности. Признаком может быть статья и физическая зона ответственности, экспертность. Например, бухгалтерия ответственна за все налоги компании или айтишник заказывает компьютер для маркетолога.

Шаг 3. Определяемся с инициаторами, кто будет оформлять потребности на оплату затрат.

Шаг 4. Устанавливаем правила игры согласно, которым будет происходить согласование - нормативы. Это могут быть: норматив от доли выручки, норматив в бюджете / вне бюджета, норматив, выявленный в динамике за периоды по конкретной статье, норматив, позволяющий принимать решения в рамках конкретной суммы, например: в рамках бюджета по утвержденным данным из бюджета, вне бюджет не более 100 тыс руб., свыше только через собственника. Норматив маржи сделки. Утверждаете признаки и полномочия.

Шаг 5. Определяете маршруты согласования заявок на оплату. Например, инициатор маркетолог, первый согласователь - руководитель маркетинга, финально заявки утверждает финансовый специалист. Определяете роли.

Шаг 6. Фиксируете период создания, согласования, оплаты.

Шаг 7. Определяете причины отклонения. Срок давности, неверно выставленный счёт, вне бюджета, неверно оформлена заявка.

Шаг 8. Обязательно прописываем правила визуального оформления заявки, то есть формируем справочники и формат предоставления информации в заявке.

Шаг 9. Формируем регламент с описанием всех центров финансовой ответственности, правил, аналитик, периода создания и утверждения и т. д. Отправляем на изучение ответственным.

Шаг 10. Обучение. Просим составить тестовую заявку, чтобы понимать, что инициаторы понимаю, что делают.

Система универсальна и подходит под любую сферу деятельности и любое количество инициаторов. Если учёт ведётся в гугле, то это отличная база для формирования последующих отчетов.

Пример заявочной системы платежей на видео