Контроль движения денег. Платежный календарь
Для тех кто не хочет вести учет в заявочной системе платежей, предлагаем еще один вариант контроля денежных средств - Платежный календарь. В идеале два инструмента объединять. Платежный календарь включает в себя план платежей и план поступлений. Но, как правило, инструменты контроля денег - это все-таки про контроль затрат. Поступления - это задача отдела продаж. Поэтому, нет смысла требовать от финансиста экспертного прогноза поступления денег. Финансовый специалист может дать потребность сколько необходимо поступлений, чтобы покрыть планируемые затраты.
Шаг 1 Создаем Планирование потребностей в оплате на период в отдельной вкладке. Прописываем регулярность платежей. Регулярный или разовый платеж. В случае, если регулярный, то платеж будет вставать на то же число, но в другом месяце автоматически (протянуть формулы в таблице Платежный календарь при создании нового периода - новые даты копированием столбцов в бок). Разовый отобразится в платежном календаре по дате, указанной в Планировании платежей за период.
Шаг 2 Создаем саму форму Платежного календаря. Все просто разбиваем на доходную и расходную часть. Можно выделить виды деятельности, как показано в примере (см. гугл файл). Существует три вида деятельности: операционная (текущая), финансовая, инвестиционная. Можно идентифицировать (определять) статьи в разные виды деятельности, главное, чтобы логика и смысловая нагрузка была Вам понятна.
Шаг 3 Прописываем сверху таблицы показатель Чистый денежный поток для контроля за разницей между поступлением денег и расходом денег. Если поступления - (минус) платежи = - остаток (отрицательный остаток), то денег , которые зашли на расчетный счет не хватило покрыть текущие платежи и пришлось брать деньги из входящего остатка на расчетном счете. В лучшем случае планирование должно выстраиваться таким образом, чтобы чистый денежный поток был положительным. В рамках периода - месяц кассовый разрыв в днях не критичен. Но если кассовый разрыв возникает из месяца в месяц, то возникает звоночек. Где-то происходит перерасход, либо поступления проседают.
Варианты устранения кассового разрыва:
- Пересмотр условий оплат (поступлений). Если Вы работаете по предоплате, то стоит пересмотреть условия и соотношения. Возможно, стоит увеличить долю предоплаты или перейти полностью на 100% оплату сразу. Можно проанализировать сколько обязательный платежей требуется и сколько денежных средств уйдет на покрытие прямых затрат под продажу (например, закупка товара);
- Пересмотр условий с поставщиками. Возможные отсрочки или скидки. Комбинации совместного закупа с конкурентами;
- Анализ статей и товарных/рекламных запасов и прочего. Часто закупают впрок по скидке, но товар лежит на складе. Необходимо проанализировать период оборачиваемости товара. Если перерасход по рекламе, то необходимо следить за выхлопом от рекламы, чтобы не сливать бюджет. Частой причиной бывает вывод денег на собственные нужды учредителей. Это основная проблема в 99% случаев. Бесконтрольный вывод денежных средств;
- Работа с дебиторской задолженностью. Когда нам должны, происходят регулярные задержки, требуется разработка действий и регламент отработки дебиторской задолженности. Напоминания, переговоры, суды и т.д.;
- Контроль кредиторской задолженности. Когда кредиторка растет, растет объем денег на расчетном счете, когда растет дебиторка, объем денег снижается, так как мы не получаем свои деньги, они застряли. Уровень кредиторской задолженности также должен имеет норматив. Наличие долгов допустимо, это бытовая ситуация для бизнеса. Главное контролировать уровень долгов. Если выбирать между дебиторкой и кредиторкой, то дебиторка от покупателей или переплаты поставщикам с неэффективным запасом критичнее, чем долги перед поставщиками.
В канале еще больше полезных статей