Как мы увеличили производительность тендерного отдела в 2,4 раза без найма сотрудников

В компании-поставщике медицинского оборудования сотрудники тратили часы на заполнение предварительных предложений на ЭТП.

Когда объем закупок вырос, стало понятно: либо расширять тендерный отдел, либо автоматизировать рутину.

Рассказываю, как мы сократили время подготовки предложений с десятков минут до нескольких минут и получили кратный рост производительности без увеличения штата.

В последние годы у поставщиков появилась новая проблема.

С одной стороны — закупок становится больше.

С другой — хороших тендерных специалистов найти всё сложнее.

Особенно это заметно у компаний, которые работают с:

Тендерный отдел постоянно находится под нагрузкой.

Каждый день сотрудники:

Проблема в том, что значительная часть времени уходит не на принятие решений, а на механическое заполнение форм.

Именно с такой ситуацией пришел клиент.

Компания занимается поставками медицинского оборудования и регулярно участвует в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.

Наиболее болезненным процессом оказалось создание предварительных предложений на электронных торговых площадках.

Процесс выглядел примерно так:

Для одного предложения это не выглядит проблемой.

Но когда таких предложений десятки или сотни — появляется узкое место.

Среднее время на одно предварительное предложение:

ЭтапВремяПоиск характеристик5 минПроверка данных5 минЗаполнение формы8 минКонтроль ошибок2 минИтого20 мин

В среднем:

1 предложение = 20 минут

Если за день нужно подать:

получаем:

20 × 20 минут = 400 минут

или почти

7 часов рабочего времени.

То есть фактически один сотрудник весь день занимается только этим процессом.

Когда количество закупок увеличивается, руководитель обычно видит только два варианта:

Вариант №1

Нанять еще одного тендерного специалиста.

Вариант №2

Смириться с тем, что часть закупок будет пропущена.

Но есть третий вариант.

Убрать ручную работу.

Мы разработали систему автоматического создания предварительных предложений.

Сотрудник по-прежнему принимает решения.

Но робот берет на себя рутину:

Поддерживаются площадки:

Информация о решении и кейсе также отражена в описании услуги автоматизации процессов на ЭТП

Было:

Сотрудник → вручную заполняет всё сам

Стало:

Сотрудник → запускает процесс → робот выполняет рутинную работу → сотрудник проверяет результат

До автоматизации:

После автоматизации:

Снижение трудозатрат:

примерно на

75–85%.

Представим компанию с каталогом:

Раньше один специалист мог обработать условно:

20–25 предложений в день.

После автоматизации:

80–120 предложений в день.

То есть производительность отдела фактически увеличивается более чем в два раза без расширения штата.

Когда общаешься с руководителями тендерных отделов, часто слышишь один и тот же ответ:

«Да, процесс неудобный, но пока справляемся вручную».

На первый взгляд это действительно так. Предложения создаются, закупки не пропускаются, сотрудники работают.

Но проблема обычно скрыта не в самом процессе, а в количестве времени, которое он съедает.

Тендерный специалист — это дорогой сотрудник, который должен анализировать закупки и принимать решения. Однако значительная часть его дня уходит на рутинные действия: поиск характеристик, заполнение форм и перенос данных между системами.

Пока объем закупок небольшой, это почти незаметно.

Но когда компания начинает расти, появляется другая проблема: производительность отдела напрямую зависит от количества сотрудников.

Стало больше закупок — нужен еще один специалист. Стало еще больше — нужно расширять отдел дальше.

В какой-то момент руководитель оказывается перед выбором: нанимать новых людей или искать способ убрать рутину.

Именно здесь многие впервые начинают считать экономику процесса.

Нередко оказывается, что проблема не в нехватке сотрудников, а в том, что существующая команда тратит слишком много времени на действия, которые можно автоматизировать.

Так произошло и в нашем случае.

Количество закупок росло, нагрузка увеличивалась, а расширять тендерный отдел не хотелось. Поэтому первым делом мы решили посчитать, сколько времени на самом деле занимает создание предварительных предложений.

Главный результат проекта был не в том, что появился очередной бот.

Главный результат в том, что компания смогла обрабатывать значительно больший объем закупок без увеличения штата.

В условиях дефицита кадров это становится конкурентным преимуществом.

Если раньше один специалист тратил почти весь день на заполнение предварительных предложений, то после автоматизации он может заниматься тем, что действительно влияет на результат: анализом закупок, стратегией участия и работой с клиентами.

Если у вас есть тендерный отдел и сотрудники регулярно создают предварительные предложения на ЭТП, попробуйте провести простой аудит.

Возьмите последние 20–30 предложений и посчитайте:

Во многих случаях руководители удивляются результату. Оказывается, что значительная часть рабочего времени уходит на действия, которые не создают дополнительной ценности для бизнеса и могут быть автоматизированы.

Если хотите оценить потенциал автоматизации в вашей компании — напишите мне или оставьте заявку на сайте.

Я помогу посчитать текущие трудозатраты и покажу, какие процессы можно автоматизировать в первую очередь и какой экономический эффект это может дать.

Подробное описание решения

Если после анализа окажется, что автоматизация не даст заметной экономии — честно скажу об этом. Не каждый процесс имеет смысл автоматизировать.

Если хотите быстро понять, есть ли экономика в автоматизации, напишите мне:

“Хочу расчет по предварительным предложениям”.

Я пришлю короткую таблицу-калькулятор и помогу посчитать:

— сколько часов уходит сейчас;

— сколько это стоит в деньгах;

— какой процесс автоматизировать первым;

— есть ли смысл внедрять робота или дешевле оставить все вручную.