Личные финансы для ленивых: без ежедневных строк в Excel, с тратами по кредитным деньгам

Всем привет! Перепробовал разные системы учёта личных финансов: строки в Excel, телеграм-боты, приложения типа Spendee и дневник с ручкой. Со временем сдавался и разочаровывался в каждом решении: процесс учёта не превращался в лёгкую привычку, а оставался пыткой с томным сведением значений из разных источников.

Задача: планировать ежемесячно деньги и не допускать кассовый разрыв. Поделюсь связкой, в которой веду учёт 2 года, и выглядит как подходящее решение для ленивых, с приемлемой точностью.

Стоит предупредить:

• Здесь нет анализа и оптимизации расходов. Применён метод бюджетирования: делаем так, чтобы уложиться в запланированный бюджет

Перед тем, как прыгнуть в поиски новых способов учёта, выписал что бесит в текущих решениях. Отсортировал по раздражительности:

• Ёмкая фиксация покупок: название, когда, где, категория расходов, теги
  Неважно какой интерфейс: строка в Excel, где руками вбиваешь, либо выбираешь категорию в приложении — это требует дополнительных кликов и усилий.
• Забывается потом, если в моменте неудобно зафиксировать покупку
  Процесс записи расхода с подробностями занимает до 10-15 секунд, откладываешь на потом и благополучно забываешь. Например, некомфортно при оплате на кассе в магазине стоять и 10-15 секунд отмечать покупку.
• Неочевидно: как лучше фиксировать расходы и погашение кредитных денег?
  Кредитные деньги — это инструмент, который размывается по времени.
  Мозг входит в ступор, когда вроде бы отметил покупку с кредитки в магазине, но потом ещё ведь нужно эти деньги вернуть, чтобы уложиться в льготный период. И как фиксировать: как два отдельных расхода? Как один расход? Смутные ощущения.
• Расходы происходят с карточек разных банков
  Бытовые покупки делаю с кредитки одного банка, дебетовые деньги лежат на карте другого банка, а есть ещё расходы по третьей карте.Соответственно, статистика из банковских приложений будет неполной. Если руками ведутся расходы и забыл в моменте записать, то нужно бегать между разными приложениями банков, искать что не учтено.
• Со временем копится злость на процесс и приходит разочарование
  В голове мысль: не проще забить и перестать себя мучать?

Напомню, была задача: планировать ежемесячно деньги и укладываться в заданные рамки, откладывать нужную сумму и не допускать кассовый разрыв.

Не было задачи делать точные записи, чтобы анализировать структуру расходов и искать точки оптимизации бюджета. Структура расходов была известна и понятна из прошлых подходов к анализу финансов. Было понимание: сколько примерно уходит на еду, транспорт, одежду и другие категории.

Делаем допущение, что структура расходов остаётся одинаковой во времени и не меняется. Если спустя время возникают сомнения — стоит вручную свести из банковских приложений расходы и проанализировать ещё раз.

Простое планирование денег в Гугл-таблице в связке с приложением «Тяжеловато».

Гугл-таблица для планирования:

Приложение «Тяжеловато»:

В верхних строках фиксируем деньги, которые получим и заимеем за календарный месяц.

• В постоянные записываем расходы, по которым сумма не меняется и известна заранее
• В переменные расходы записываем категории трат, по которым сумма динамичная и может меняться. Для планирования подойдёт примерное понимание, которое исторически есть по структуре расходов. Вписывайте неточные суммы — это нормально

С постоянными расходами понятно: принимаем как константу и заносим в таблицу. Наша задача — сделать так, чтобы планируемая сумма переменных расходов совпала с реальными расходами.

Что для этого нужно:

• Берём сумму планируемых переменных расходов из таблицы
• В приложении «Тяжеловато» вписываем как наш месячный бюджет
• Каждый раз, когда тратим на категорию из переменных, фиксируем сумму расхода в приложении. Без названий, категории и деталей. Занимает 3 секунды
• Выносим виджет с дневной суммой на первый экран в смартфоне. Это ускоряет процесс захода и записи

Опыт показывает, что когда наглядно виден бюджет на день, а также как влияет на него каждый расход — мозг быстро получает сдерживающую реакцию на импульсивные покупки и незапланированные хотелки.

Например, если ввести расход больше, чем предполагает дневной бюджет, то скорректируется остаток на будущие дни. Будущий дневной бюджет изменится.

Влияет то, какого характера кредитные деньги и с каким льготным периодом:

• Если это кредитка — записывайте планируемые расходы в будущий месяц, когда заканчивается льготный период по сумме планируемого расхода
• Если это кредит наличными — разложите ежемесячные платежи во времени, чтобы правильно отразить ваше состояние по балансу на конец месяца

• Итог месяца показывает разницу между доходами и расходами на рассматриваемый месяц
• Баланс на конец месяца учитывает баланс прошлого месяца, а также остаток или убыток, который сформировался за текущий месяц

Тактически важно деньги планировать так, чтобы итог месяца был положительный. Если периодически или регулярно убыточный — смотрим баланс на конец месяца.

Баланс на конец месяца — это стратегическая штука, важно держать положительной. Если в будущем месяце на горизонте превращается в значение со знаком минус — это сигнал, что ждёт кассовый разрыв: ) К тому месяцу израсходуете больше, чем можете физически это себе позволить. Прийдётся брать в долг деньги.

Это некая смесь когортного анализа на минималках, с дроблением расходов на постоянные и переменные.

• Есть итог месяца и отдельно баланс на конец месяца. Помогает увидеть реальную ситуацию: с учётом возможных перетоков и перерасходов денег в прошлых месяцахс учётом расходов кредитных денег и будущих обязательств по ним
• Переменные расходы — элемент, который помогает упрощать процесс учёта и не мучать себя избыточными записями. Достаточно зайти в «Тяжеловато», отметить расходуемую сумму и придерживаться заданных границ

Подумал, будет полезно тем, кто ведёт с парой общий бюджет и сделал шаблон под такой сценарий.

Чтобы использовать таблицу, нужно сначала скопировать к себе.