Как отдел по привлечению лидов перешел на Scrum и наконец выдохнул

Привет! Это продакт-оунер Илья Герасимов и скрам-мастер Маргарита Кочеткова из команды лидогенерации МТС Линк. Считаем, что организация работы по Scrum — это не только для разработчиков. Мы внедрили его в работу нашей команды и сделали процессы быстрее и прозрачнее. Рассказываем, как используем фреймворк и работаем с онлайн-досками.

Год назад за привлечение клиентов и пользователей отвечали сразу несколько отделов — синхронность между маркетингом, продажами и аналитикой была непостоянной, потому что каждый выполнял свои цели. В МТС Линк решили объединить специалистов в одну команду лидогенерации, чтобы количество и качество лидов росло.

Я, Илья Герасимов, как продакт-оунер управляю работой команды лидогенерации: формирую состав команды и формат работы, выставляю цели, принимаю входящие задачи и контролирую их выполнение. Скрам-мастер Маргарита Кочеткова направляет коллег: она следит за следованием методике и помогает достигать целей.

В МТС Линк все работают по agile-философии — гибкой, но организованной системе управления проектами. Один из ее методов — это фреймворк Scrum: совместная работа короткими циклами. Для формирования и достижения KPI команды используют OKR — систему определения целей и отслеживания результатов. Целей помогает достигать метод OKR — когда составляешь список ключевых результатов для их достижения.

Когда мы собрали команду лидогенерации, то поняли, что фреймворк Scrum и OKR классно сработает и у нас. Привлечение новых лидов происходит в постоянно меняющихся условиях рынка, поэтому выбор гибкой методологии в работе помогает динамично внедрять новые идеи и тестировать гипотезы.

Поиск слабых мест как отправная точка к достижению цели. Раньше генерация лидов была стратегической: ты составляешь план и следуешь ему. OKR предполагает выявление и устранение ограничений и узких мест для достижения целей. Ты рисуешь «дерево возможностей» в онлайн-доске и анализируешь зоны роста, а потом выбираешь те, которые приблизят тебя к цели быстрее и эффективней всего.

Быстрая синхронизация. Одно дело обсуждать задачу в личке, другое — всесторонне поднимать вопрос с группой людей и получать новые мнения и варианты. Можно быстро принять решение и сразу его согласовать.

Единая точка входа для внутреннего заказчика. Раньше внутреннему заказчику нужно было со всеми договориться и самому следить за процессом. Сейчас точка для входа одна — через продакт-оунера команды «Лидогенерация». Руководитель приходит в одно время с задачей и сроками, мы ее обсуждаем и модерируем, выносим идеи и гипотезы и начинаем совместно работать.

Структурно наша работа организована так. В начале квартала идет установочная встреча, где формируем цели, состав команды и график работы на все три месяца.

Потом начинается работа: берем задачи и выполняем их в течение спринтов, которые длятся неделю. В начале каждого спринта — планирование, в конце — демонстрация.

Есть еще дополнительные встречи:

Встречи помогают организовать непрерывный процесс, где мы гибко реагируем на изменения в стратегии и придумываем новые подходы для генерации лидов.

Для задач мы используем канбан-доску, а для визуализации работы — онлайн-доски. Доски — прекрасный инструмент для генерации идей и визуализации.

Установочные встречи. На доске удобно сформировать цели на квартал. Мы начали с того, что сформулировали нашу верхнеуровневую цель, а затем на доске декомпозировали ее, чтобы понять, за счет чего достичь.

Если целей не хватает, то используем свободное пространство доски — чистый лист, где каждый накидывает идеи по проблеме и генерирует их. Потом все идеи обрабатываются и декомпозируются в задачи для спринтов.

Ретро. Суть ретро в том, что после завершения работы (в нашем случае — двух спринтов) команда собирается на онлайн-доске и каждый записывает, что было хорошо или плохо в процессах, задачах и взаимодействии с командой. Дальше все проблемы переносятся в одноименный раздел, а стикеры с похожими проблемами клеятся рядом. Команда совместно обсуждает и прописывает решения проблем, а также делится идеями, которые могут появиться по ходу обсуждения. Отсортировав карточки в ретро по разделу «Что было хорошо — что было плохо», мы видим, где больше вариантов, и формируем представление о том, как прошла работа.

Брейнштормы. Встречаемся в Досках для сбора новых гипотез, которые хотим взять в работу на ближайшие спринты. Мы не просто генерируем идеи, а придумываем гипотезы согласно найденным узким местам на установочной встрече. Генерируя гипотезы, мы всегда думаем о цели и о барьерах, которые нужно устранить для их.

В ходе работы были изменения, и мы оптимизировали фреймворк под наши задачи. Мы отошли от канонов методологии OKR и попробовали сформировать цели по аналогии с план-фактом. План-факт понятен внутреннему заказчику и нам как исполнителям. Если методология OKR предполагает выявление узких мест и постановку по ним целей, то в данном случае мы взяли в качестве цели количество лидов, необходимое продажам для достижения плана по выручке, и декомпозировали цель по каналам привлечения лидов с разными ответственными.

Также мы изменили формат некоторых встреч, например, стендапы стали проходить асинхронно, а промежуточные итоги отправляем раз в неделю в чат.

* * *

Scrum хорош тем, что помогает организовать:

Если вы захотите повторить наш опыт, то для организации вам потребуются самые простые инструменты: мессенджер, видеозвонки и онлайн-доски. Попробуйте внедрить Scrum прямо сейчас — используйте Доски от МТС Линк для постановки целей, составления дерева узких мест, проведения ретро и брейнштормов.