Как интерактивные онлайн-доски повышают эффективность командной работы
Если вы работаете на удаленке и тем более делаете это в распределенной команде, то наверняка сталкиваетесь с необходимостью собраться с коллегами в общем пространстве и обсудить новые идеи или построить планы на будущее. В онлайн-взаимодействии не всегда есть полное понимание по задаче или предмету обсуждения, поскольку информация никак не визуализирована, а данные раскиданы по чатам и электронным письмам. В результате коллегам иногда тяжело понять друг друга.
Чтобы эффективно взаимодействовать в едином онлайн-пространстве и не переключаться между приложениями и сервисами, можно использовать онлайн-доски. В статье рассмотрим, как доски помогают командам планировать, обмениваться идеями и отслеживать прогресс по проекту.
Позволяют проводить любые обсуждения
Интерактивная доска дает возможность перенести в онлайн любые встречи, где важны совместные обсуждения. Вы можете синхронизироваться с командой и проводить брейнштормы, ретроспективы, собирать референсы, структурировать идеи или создавать концепции продуктов. Каждый будет работать со своего компьютера, но делать это на общей доске, видя активность коллег. Поскольку участники находятся в одном пространстве, им легче понять друг друга и сделать обсуждение более эффективным.
Мы в МТС Линк долго искали сервис, в котором было бы удобно встречаться и фиксировать идеи по улучшению продукта и росту метрик, — ничего не нравилось. Когда у нас появились Доски, мы быстро перешли туда. На доске удобно, что можно сначала провести мозговой штурм и собрать идеи, сразу же их обсудить, поставить реакции, а потом всем вместе расставить приоритеты для гипотез и забрать в реализацию.
Упрощают сложные процессы
Интерактивные доски дают участникам возможность использовать инструменты визуализации и помогают объяснять сложные вещи. Например, вам нужно представить цепочку касаний с клиентами от момента регистрации до покупки. Вы можете визуализировать процесс с помощью блок-схемы — так картинка станет нагляднее и проще для восприятия.
В МТС Линк есть большая карта коммуникаций и материалов для онбординга по всем типам продуктов. Раньше эта информация была разрозненной, но теперь мы удобно сгруппировали всё на доске. Теперь коллегам из разных отделов не нужно каждый раз ходить друг к другу и задавать одни и те же вопросы: когда отправить одно письмо, а когда другое, кому именно и через сколько дней. Всё уже визуализировано, и участники команд экономят рабочее время.
Визуализировать можно любой процесс. Например, отдел продаж отобразит на доске регламент обработки лидов, IT-отдел перенесет на доску свои внутренние процессы, а методисты соберут карту движения студента по курсу для обсуждения с преподавателями.
Повышают вовлеченность
В онлайн-взаимодействии часто не хватает живого контакта. Чтобы его получить, подойдут интерактивные возможности досок: реакции и стикеры. С ними проще поддерживать контакт с другими участниками: двигающийся курсор и реакции помогут понять, куда сейчас смотрит человек и как реагирует на происходящее на доске.
Хорошая идея после брейнштормов или в рамках ретроспективы добавлять к карточкам стикеры. Например, вы можете выдать участникам по 3 стикера, которые дают право голоса. Возможность повлиять на финальный выбор идеи сильнее вовлекает участников в процесс.
Хранят материалы и сокращают время на созвоны
Все договоренности и командные обсуждения наглядно фиксируются на доске. А все доски сохраняются в личном кабинете. Удобно, когда материалы собраны в единую базу знаний и можно вернуться к ним в любое время. Не придется каждый раз отвлекать коллег, если не успели что-то записать или чтобы ввести в курс дела нового участника.
Недавно команда маркетинга в МТС Линк проводила брейншторм, чтобы понять, как увеличить число регистраций на мероприятия компании. На встрече удалось собрать много ценных идей, и все они сохранились на доске. Теперь любой сотрудник компании может зайти на доску и забрать нужную информацию.
Интерактивные доски позволяют перевести часть работы в асинхронный режим и дают удаленным сотрудникам удобные способы коммуникации с командой. Представьте, что вам нужно запланировать новый процесс с участием нескольких команд. Вы рисуете первый драфт схемы и отправляете другим командам. Коллеги оставляют комментарии. Каждый делает это в удобное для себя время. В конце останется провести финальную встречу и согласовать общее видение процесса, вместо того чтобы собираться несколько раз и тратить на обсуждения кучу времени.
Упорядочивают хранение материалов
Когда количество проектов растет, новых досок становится всё больше. В онлайн-досках для хранения можно использовать личный кабинет с папками. Папок получится создать сколько угодно — под разные проекты или для разных отделов — и настроить для каждого свои уровни доступа. А уже созданные доски получится перемещать между папками. Это позволяет упорядочить хранение информации: каждый участник сможет быстро зайти и взять что ему нужно, не беспокоя других. В личном кабинете есть поиск по доскам, так что нужный вариант можно легко найти по названию. А еще сотрудники в любой момент смогут поделиться ссылкой именно на ту доску, которую нужно посмотреть или изучить коллеге.
Позволяют добавлять коллег и объединяться в команды
Чтобы работать в едином пространстве с коллегами было удобнее, онлайн-доски поддерживают возможность добавления в команду. Для этого после регистрации можно отправить приглашения из личного кабинета на электронную почту.
Но для совместной работы не обязательно создавать команды. Например, чтобы поработать с коллегами на одной доске в Досках от МТС Линк, нужно зарегистрироваться в сервисе, создать новую доску и выбрать пункт «Поделиться» в правом верхнем углу доски.
Пригласить коллег можно по почте или отправить им ссылку в мессенджер или чат. В обоих случаях сможете выдать разные права доступа, а для перехода по ссылке дополнительно установить пароль.
Поддерживают разные уровни доступа
Когда добавляете на доску новых людей, можете управлять правами и назначать коллег владельцами, администраторами или участниками — в зависимости от роли в проекте.
Доски можно использовать в командах из любых сфер. Сценариев использования множество, и мы будем рассказывать о них в следующих статьях. Подписывайтесь и следите за обновлениями.