Развитие эпидемии коронавируса больше всего ударило по event-индустрии. Кажется, что коронавирус парализовал все event-процессы — отменены не только ПМЭФ и концерты, но и множество отраслевых конференций и внутрикорпоративных событий, как деловых, так и развлекательных.
Что нам жизненно необходимо прямо сейчас, так это конференция о том, как вести бизнес и делать события во время коронавируса — но и такая в Нью-Йорке уже отменилась.
Мы поговорили с организаторами крупнейших конференций и организаторами мероприятий в IT-компаниях, чтобы обменяться мнениями в этой непростой для всех ситуации.
О своем опыте отмен мероприятий в связи с эпидемией COVID19 рассказывает
«Отменились все мероприятия на март и апрель, на холде все запланированные на май-июнь проекты — мы готовы к тому, что и они отменятся или перенесутся на позднее лето или сентябрь.
Мы готовили мероприятие для нашего постоянного клиента — T-Systems: в апреле должна была состояться встреча по планированию Программного Инкремента в рамках работы над большим международным проектом Gigabit Large Solution.
Трехдневное событие планировалось в Петербурге и было рассчитано на 350 человек из России, Германии, Словакии, Польши. Мы заранее начали работу с интернет-провайдером, чтобы обеспечить необходимые интернет-мощности, полностью разработали фирменный стиль, был выбран отель и забронировано более 250 номеров.
Мы мониторили ситуацию с эпидемией с начала февраля, и, хотя мало кто еще помышлял об отказе от проведения, договорились с отелем об особых условиях, благодаря чему в нужный момент смогли бесплатно снять бронирование номеров. Тоже самое произошло с залами для проведения конференции.
Обычно в интересах любого агентства — как можно быстрее заключить договор и внести предоплату, но в данном случае у нас стояла предварительная бронь и мы внимательно следили за развитием ситуации — пока в итоге клиент не отменил мероприятие. Поэтому, несмотря на боль от мысли о том, что ничего не состоится, мы рады, что удалось сохранить бюджет клиента и собственный».
Такие встречи у проектов T-Systems проходят регулярно, отменить или перенести на другие даты планирование Программных Инкрементов невозможно — в рамках Gigabit используется методика Scaled Agile Framework (SAFe®), что подразумевает разработку функционала в рамках трехмесячных интервалов. Поэтому мероприятие было решено перевести в онлайн. Об этом расскажет представитель T-Systems.
«Планирование Инкремента — это центральное событие в жизни Gigabit. Раз в три месяца оно проводится в формате общей большой трехдневной встречи нашей интернациональной команды. На таких встречах мы обсуждаем обратную связь от конечных потребителей, определяем цели, приоритеты на следующие 3 месяца.
Но в условиях отмены мероприятия мы вынуждены переключиться на online-формат проведения Планирования. Для нас это первый опыт проведения такого масштабного онлайн-события.
Так как все меняется очень быстро и в разных городах принимаются все более строгие карантинные меры, мы готовим два сценария. В зависимости от эпидемиологической ситуации в каждом городе: Санкт-Петербург, Берлин, Бонн, Мюнхен, Кошице, Варшава, Познань, Висбаден, где находятся офисы концерна и наших партнеров, мы будем выбирать тот или иной вариант:
1. SCRUM-команды из одного города встречаются в офисе и проводят Планирование очно. Взаимодействие с командами из других городов будет осуществляться по видеосвязи;
2. Планирование полностью проходит в online-формате, все участники SCRUM-команд работают и подключаются к платформам видеосвязи из дома.
Сейчас мы сконцентрированы на подготовке инфраструктуры — планируем использовать привычные нам платформы для видеосвязи.
Я немного расстроен, что проведение первого Планирования Gigabit в Санкт-Петербурге откладывается — такие очные встречи очень заряжают наши SCRUM-команды. Однако нам удалось свести к минимуму финансовые потери, связанные с отменой, а главное, мы рассчитываем приобрести опыт проведения масштабного мероприятия в online-формате. Такой опыт — это ценность, которую мы сможем использовать и далее, однако в будущем основным для нас останется очный формат».
Петербургский форум event-индустрии SOLD OUT переносится на осень. Организаторы форума возвращают 100% стоимости билетов всем участникам, которые хотят их сдать (несмотря на кассовый разрыв). Сейчас организаторы разрабатывают экстренную бесплатную онлайн-конференцию для event-индустрии, которая пройдет 28-29 марта. Событие будет посвящено актуальным и болезненным темам, которые всем нам сейчас важно обсудить, а также должно помочь event-бизнесу найти инструменты для перехода в онлайн. Зарегистрироваться можно здесь: https://online.eventologia.ru/
«Мы не рассматривали вариант перевода форума в онлайн, потому что SOLD OUT является ожидаемой ежегодной точкой сборки для всей event-индустрии вживую. Люди не готовы резко перейти в онлайн, у нас доля очных участников — 80%. Все эти люди год ждут, чтобы приехать в Петербург и встретиться с коллегами, с заказчиками, с клиентами, с подрядчиками, с агентствами и спикерами. И невозможно себе представить, чтобы они безболезненно восприняли переход на онлайн. Кроме того, за неделю пересобрать все для онлайн-формата без потери эффективности и продуктивности невозможно. Слишком мало времени и готовых решений. Поэтому мы переносим форум на осень (с сохранением онлайн-трансляции, конечно, которая у нас есть всегда).
Все происходящее уже сейчас оборачивается жестким, глубоким кризисом для индустрии, и сколько мы из него будем выбираться, я пока не готова сказать. Речь идет не о локальном кризисе одного из сегментов бизнеса, а о глобальном экономическом, который продолжает разворачиваться. Сейчас мы в процессе подписания меморандума на имя Мишустина о необходимости поддержки конгрессно-выставочной деятельности со стороны государства.
После анонсирования переноса SOLD OUT мы получили огромную поддержку. Все спикеры подтвердили участие на новые даты, многие участники не стали сдавать билеты — за что мы им очень благодарны. Остальным участникам мы возвращаем стоимость билетов в полном объеме — и это не безболезненная для нас история. Но поддержка от коллег была очень мощная, это дико важно для нас».
Организаторы HR API до последнего планировали проведение конференции в Петербурге 24-25 апреля и разрабатывали повышенные меры санитарной безопасности. В итоге и они сдались под напором коронавируса и перенесли конференцию на сентябрь — сейчас согласовываются точные даты.
«Еще пять дней назад мы верили, что все будет хорошо, и нам удастся провести конференцию в запланированные даты и в привычном для всех формате (согласно Плану А). Но План А и План Б развалились одновременно: ограничения на проведения массовых мероприятий становятся строже, так же как и корпоративные ограничения на участия в мероприятиях и перемещения сотрудников самолетами и поездами, закрываются границы, да и настроение у многих — сидеть дома и смотреть апокалиптические фильмы.
Мы еще ни разу не проводили полностью онлайн конференцию (когда и участники, и спикеры подключаются удаленно). Мы хорошо умеем делать трансляцию из залов на наших привычных конференциях, но перевести программу полностью в онлайн — значит сделать совершенно новую конференцию, новый формат, другое расписание, новую механику взаимодействия между участниками и спикерами, и так далее.
Трезво оценивая свои ресурсы, мы вряд ли сможем за 2 месяца подготовить качественную онлайн-конференцию, которая оставит после себя много положительных эмоций и качественного контента.
Но зато во время обсуждения отмены конференции мы придумали online-марафон всех участников HR API 2020 — который и проведем в апреле. Уверены, он поддержит бодрый и боевой дух у сообщества, это нам всем сейчас очень нужно».
IT-компании стараются не просто отменять свои мероприятия, а переносить их в онлайн формат. Например, у DataArt на март было запланировано много вебинаров для разных городов, они пройдут по расписанию. День открытых дверей в Воронеже пришлось отменить, а вот два мероприятия: IT Talks и DevOps Workshop в Украине полностью перенесли в онлайн.
«Все мероприятия, которые можно провести онлайн, переводим в этот формат — тем более, у нас неплохой опыт организации вебинаров, мы уже привыкли работать с онлайн-аудиторией. Остальные отменяем или переносим на будущее, пока без конкретных дат.
Сотрудникам DataArt официально рекомендовано работать из дома, поэтому сейчас мы планируем внутрикорпоративные события с учетом этого факта.
Есть часть событий, которые можно проводить онлайн — например, внутренние митапы, мастер-классы, английские разговорные клубы. Даже для развлекательных событий есть несколько идей: челленджи, которые каждый может выполнять дома и записывать на видео, шахматный онлайн-турнир, смешные конкурсы, в которых можно участвовать удаленно и — что немаловажно прямо сейчас — даже вместе с детьми.
Например, с 20 марта мы планировали запустить внутренние Wellbeing Weeks — хотели сделать их серией событий в офисе, а теперь проведем в виде вебинаров и онлайн-заданий, к которым можно будет присоединиться из дома и поучаствовать вместе с семьей.
Так что в области внутренних событий мы тоже уходим в онлайн, и в ближайшее время не планируем мероприятий, которые потребуют обязательного личного присутствия».
Все мы немного приуныли. Никто такого не ждал. Но мы видим, как организаторы справляются с отменами, как идут навстречу спикеры, подрядчики, площадки, как участникам возвращаются деньги за билеты — индустрия самоизолировалась, а мы нет. Мы остаемся готовыми поддержать друг друга людьми, ведь однажды все это закончится, и очень важно к этому моменту сохранить не только бизнес, но и сердце, и доброе имя.
В ситуации, когда обмена опытом и возможностей активно двигаться вперед нет, когда и сотрудники IT-компании, и оргкомитет конференции вынуждены работать изолированно — нам остается только менять фокус, ждать и искать альтернативные источники вдохновения — для себя и сотрудников. Например, Coursera открыла бесплатный доступ к большинству курсов. Или вот в бар можно сходить с друзьями или коллегами. Онлайн, разумеется.
Комментарий удален модератором