Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт

Последние дни ко мне стало поступать множество сообщений от знакомых с просьбой поделиться опытом, что нужно для удаленной работы? Как им это организовать, если их компания все время до этого жила в офисе?

Обычно я веду по этой теме платное обучение и тренинги. Но в данном случае открытая передача знаний двигает вперед всю индустрию и улучшает отношение общества к удаленной работе в целом.

Поэтому я решил написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.

Эти правила сформулированы на основе опыта компании Skyeng и сотен тысяч человеко-часов наших сотрудников на удаленке. В том числе моими четырьмя годами в роли топ-руководителя, живущего в 12 часах езды от головного офиса.

Я не буду перечислять плюсы или минусы, типы удаленной работы, особенности найма персонала, динамику и сложности в коллективе на горизонте в полгода/год и так далее. Я не буду убеждать или доказывать, что так нужно или не нужно делать. Все, о чем я пишу, проверено нервами тысяч руководителей, у которых удаленная работа не взлетела. И подтверждено практикой тех, у кого все работает.

Поэтому только по делу. Только то, что вам будет нужно прямо сейчас. Самая выжимка.

Погнали!

Задача

Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.

Что вам для этого нужно сделать?

Подготовка ИТ-службы

1) Решаем вопросы с удаленным администрированием.

Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.

Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

2) Решите проблему с железом у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — хреновый звук при звонке. И она легче всего устраняется.

3) Решите проблему с интернетом.

Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.

Подготовка софта

Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.

Психологические моменты интересны и важны, но в статье я рассматривать не буду. Это как отделка в автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.

Обязательный софт

Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.

Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.

ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

4) Чат для всей компании

Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).

5) Софт для видеозвонков

Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

  • Во время звонков обязательно включается видео.
  • Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
  • Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
  • Для важных звонков — сохраняем записи.
Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт

6) Календарь у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.

7) Облако с документами или wiki.

Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных паттернов при удаленной работе.

8) Почта

Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.

Остальное — опциональный софт

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов. Без них можно прожить. Поэтому пойдем дальше.

Подготовка кадровой службы

9) Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу

Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.

10) Оформляете все документально

Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).

11) Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию

12) Проводите обучение, знакомьте с принципами

По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.

Принципы эффективной удаленной работы

Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.

Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой — нет, и его компания разорилась.

Что же это за принципы?

Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.

Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.

Доступность не значит мгновенных ответов в чате! Чат — асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу, и он на нее придет.

А как же мне контролировать присутствие сотрудника на месте?

Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.

Чат — основной клей в компании.

Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.

Чат не используется для решения сложных вопросов.

Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.

Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.

В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.

​Инструкция из рабочего чата
​Инструкция из рабочего чата

Видеозвонок — основной способ решения всех вопросов.

Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.

— Давайте обсудим на колле?

— Нет, нафиг нам колл, лучше в чате.

Такая ситуация недопустима, приводит к резкому спаду эффективности. Необходимо ее пресекать.

По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — голосовалка в чате, но можно и специальными инструментами.

​Так мы выбираем время на созвон
​Так мы выбираем время на созвон

Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.

Так мы фиксируем договоренности после звонка
Так мы фиксируем договоренности после звонка

Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.

В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.

Принципы организации рабочего места сотрудника.

Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.

Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.

Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?

Старт работы в режиме home office

Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

  • Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
  • Объявляете о дате готовности.
  • Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.

Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!

Получилось достаточно сухо и сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.

Больше теории вы можете узнать из моего доклада об удаленной работе на конференции SECON в 2019 году.

Подписывайтесь на мой Telegram-канал о продуктовом менеджменте и управлении.

Завтра в 20 часов по Москве я проведу live-трансляцию с ответом на вопросы и объяснением нюансов удаленной работы. Ссылка на трансляцию будет в канале.

Продуктивной вам работы и не болеть!

#удаленнаяработа #самоизоляция

7070
84 комментария
44
Ответить

Yep :( 

1
Ответить

Эксперты рекомендуют не менять ежедневные ритуалы даже когда работаешь из дома

33
Ответить

Сколько мыслей и разных подходов, которые мешают людям работать, а заставляют только общаться. Моя бывшая компания также погрязла в чатах и через какое-то время никто уже не знал, что нужно делать. Основное всегда в СДО (система документооборота), а дальше можно обсуждать по каждой из задач, но лучше их решать на основании подготовленной документации по работе.

Из примеров: в том году решали важную задачу по объекту. Меня добавили в чат, где две с половиной недели общения не по делу. Удалился из него и через СДО расписал, как и что нужно сделать. Заняло это 2 часа одного человека и 20 минут вовлечённых людей. Сама работа заняла около 4 часов. Что делали люди в течение двух недель в чатике - я не знаю. Поэтому крайне скептически отношусь к такому формату общения.

13
Ответить

Если в чатике ответственные лица, а вы просто эксперт, то без их подписи ваше заключение никуда не пройдет. А чтобы оно прошло - нужно их убедить. А для этого звоните и включаете ораторское искусство. 

2
Ответить

Автор и пишет - чат не для принятия решений, а для общий вопросов - когда созвонится ответственным лицам, например

Ответить

Фиксация договоренностей — это один важнейших инструментов менеджера вообще всегда, а не только на удалёнке. Если кто-то этого еще не делает, то начинайте.

Мероприятия и встречи по продолжительности > 15 минут тоже всегда должны быть в календаре независимо от формата работы. Желательно в описании встречи указать, что должно быть на входе встречи и какие outcomes должны быть сформулированы по итогу.

Половину рекомендаций из статьи лучше внедрять в любом случае.

13
Ответить