{"id":13760,"url":"\/distributions\/13760\/click?bit=1&hash=3388ba15c914e93bf42e7b84a842bfb878869a35e460a86df78995d13819ad04","title":"\u041f\u0440\u043e\u0434\u044e\u0441\u0435\u0440\u044b vc.ru \u043f\u0440\u043e\u0432\u0435\u0440\u044f\u044e\u0442 \u0448\u0443\u043c\u043e\u0434\u0430\u0432 \u0432 \u0422\u0431\u0438\u043b\u0438\u0441\u0438","buttonText":"\u042d\u0442\u043e \u043a\u0430\u043a?","imageUuid":"bf749ef5-3154-5029-a8d8-4dcbcbfac3ff","isPaidAndBannersEnabled":false}

Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт

Последние дни ко мне стало поступать множество сообщений от знакомых с просьбой поделиться опытом, что нужно для удаленной работы? Как им это организовать, если их компания все время до этого жила в офисе?

Обычно я веду по этой теме платное обучение и тренинги. Но в данном случае открытая передача знаний двигает вперед всю индустрию и улучшает отношение общества к удаленной работе в целом.

Поэтому я решил написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.

Эти правила сформулированы на основе опыта компании Skyeng и сотен тысяч человеко-часов наших сотрудников на удаленке. В том числе моими четырьмя годами в роли топ-руководителя, живущего в 12 часах езды от головного офиса.

Я не буду перечислять плюсы или минусы, типы удаленной работы, особенности найма персонала, динамику и сложности в коллективе на горизонте в полгода/год и так далее. Я не буду убеждать или доказывать, что так нужно или не нужно делать. Все, о чем я пишу, проверено нервами тысяч руководителей, у которых удаленная работа не взлетела. И подтверждено практикой тех, у кого все работает.

Поэтому только по делу. Только то, что вам будет нужно прямо сейчас. Самая выжимка.

Погнали!

Задача

Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.

Что вам для этого нужно сделать?

Подготовка ИТ-службы

1) Решаем вопросы с удаленным администрированием.

Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.

Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет, ваши айтишники должны придумать, как они организуют это на личных устройствах людей. VPN может потребоваться для решения проблем с безопасностью.

2) Решите проблему с железом у сотрудников.

Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность. Либо дать список рекомендованных моделей и оплатить их покупку. Одна из самых частых проблем — хреновый звук при звонке. И она легче всего устраняется.

3) Решите проблему с интернетом.

Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. Мобильная связь не подходит. Кафе не подходит. Гостиница обычно тоже не подходит.

Подготовка софта

Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов. Так и тут.

Психологические моменты интересны и важны, но в статье я рассматривать не буду. Это как отделка в автомобиле — влияют на комфорт и общее впечатление. Но они проявляются на длинной дистанции, а вам нужно начать как можно быстрее.

Обязательный софт

Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта.

Перечислен минимум. При неиспользовании любого из них полноценная удаленная работа невозможна.

ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

4) Чат для всей компании

Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).

5) Софт для видеозвонков

Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

  • Во время звонков обязательно включается видео.
  • Приучаемся шарить экран. Это дает 100% буст скорости передачи информации.
  • Договоренности о звонках делаются через чат и заносятся в календарь.
  • Для важных звонков — сохраняем записи.

6) Календарь у каждого сотрудника

Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365). Календарь критично важен! Без него будут забывать о встречах, а способа дойти ногами и потормошить — нет.

7) Облако с документами или wiki.

Облако! Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. Это один из основных и очень удобных паттернов при удаленной работе.

8) Почта

Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.

Остальное — опциональный софт

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов. Без них можно прожить. Поэтому пойдем дальше.

Подготовка кадровой службы

9) Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу

Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.

10) Оформляете все документально

Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).

11) Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию

12) Проводите обучение, знакомьте с принципами

По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

О принципах далее. Это самое важное после инструментов. Фактически о том, как эти инструменты применять.

Принципы эффективной удаленной работы

Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.

Один гендиректор соблюдал эти принципы и заработал себе на яхту. А другой — нет, и его компания разорилась.

Что же это за принципы?

Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе.

Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). Удаленка не значит, что каждый работает когда хочет. В рабочие часы сотрудники должны быть доступны. Либо предупредить руководителя о своем особом графике.

Доступность не значит мгновенных ответов в чате! Чат — асинхронный канал. Доступность значит, что с сотрудником в это время можно назначить встречу, и он на нее придет.

А как же мне контролировать присутствие сотрудника на месте?

Никак. Контролируйте выполнение задач. Ставьте эти задачи и спрашивайте. Если вы будете контролировать присутствие, единственное, что сотрудники будут делать, — присутствовать и создавать видимость работы. И толку с этого будет ноль.

Чат — основной клей в компании.

Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Мгновенные ответы вредят продуктивности. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.

Чат не используется для решения сложных вопросов.

Больше 50 сообщений в треде → собирайте колл.

Работа с чатом — огромная отдельная тема. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.

В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.

​Инструкция из рабочего чата

Видеозвонок — основной способ решения всех вопросов.

Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.

— Давайте обсудим на колле?

— Нет, нафиг нам колл, лучше в чате.

Такая ситуация недопустима, приводит к резкому спаду эффективности. Необходимо ее пресекать.

По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь. Если участников много — предлагаем выбрать время. Самое быстрое — голосовалка в чате, но можно и специальными инструментами.

​Так мы выбираем время на созвон

Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.

Так мы фиксируем договоренности после звонка

Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично.

В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.

Принципы организации рабочего места сотрудника.

Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.

Удаленный сотрудник не занимается личными делами во время работы. Он объясняет своей семье, что не может отвлекаться даже на 5 минут (подготовьте методичку-объяснение о важности отсутствия отвлечений, которую сотрудник может показать своим близким). Работать и одновременно следить за детьми — практически невозможно. Сотрудники на удаленке должны решить этот момент.

Итак, мы познакомились с основными инструментами и принципами работы. Подготовили ИТ и кадровую службу. Что же осталось?

Старт работы в режиме home office

Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

  • Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
  • Объявляете о дате готовности.
  • Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.

Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Ну вот и все. Вы готовы к удаленной работе!

Получилось достаточно сухо и сжато — специально, чтобы это можно было использовать как инструкцию.

Больше теории вы можете узнать из моего доклада об удаленной работе на конференции SECON в 2019 году.

Подписывайтесь на мой Telegram-канал о продуктовом менеджменте и управлении.

Завтра в 20 часов по Москве я проведу live-трансляцию с ответом на вопросы и объяснением нюансов удаленной работы. Ссылка на трансляцию будет в канале.

Продуктивной вам работы и не болеть!

#удаленнаяработа #самоизоляция

0
84 комментария
Написать комментарий...
Сергей Михельсон
Ответить
Развернуть ветку
Gleb Kudryavtcev
Автор

Yep :( 

Ответить
Развернуть ветку
Илья Дуденков

Эксперты рекомендуют не менять ежедневные ритуалы даже когда работаешь из дома

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

Сколько мыслей и разных подходов, которые мешают людям работать, а заставляют только общаться. Моя бывшая компания также погрязла в чатах и через какое-то время никто уже не знал, что нужно делать. Основное всегда в СДО (система документооборота), а дальше можно обсуждать по каждой из задач, но лучше их решать на основании подготовленной документации по работе.

Из примеров: в том году решали важную задачу по объекту. Меня добавили в чат, где две с половиной недели общения не по делу. Удалился из него и через СДО расписал, как и что нужно сделать. Заняло это 2 часа одного человека и 20 минут вовлечённых людей. Сама работа заняла около 4 часов. Что делали люди в течение двух недель в чатике - я не знаю. Поэтому крайне скептически отношусь к такому формату общения.

Ответить
Развернуть ветку
Gleb Kudryavtcev
Автор

Если в чатике ответственные лица, а вы просто эксперт, то без их подписи ваше заключение никуда не пройдет. А чтобы оно прошло - нужно их убедить. А для этого звоните и включаете ораторское искусство. 

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Елена Байрами

Автор и пишет - чат не для принятия решений, а для общий вопросов - когда созвонится ответственным лицам, например

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Roman Bednarsky

Фиксация договоренностей — это один важнейших инструментов менеджера вообще всегда, а не только на удалёнке. Если кто-то этого еще не делает, то начинайте.

Мероприятия и встречи по продолжительности > 15 минут тоже всегда должны быть в календаре независимо от формата работы. Желательно в описании встречи указать, что должно быть на входе встречи и какие outcomes должны быть сформулированы по итогу.

Половину рекомендаций из статьи лучше внедрять в любом случае.

Ответить
Развернуть ветку
Gleb Kudryavtcev
Автор
Половину рекомендаций из статьи лучше внедрять в любом случае.

В точку :) 

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Ivan Korjavin

Интересно даже. насколько разный опыт.

У меня 10+ лет удаленки, и что то мне кажется от таких советов про звонки всё встанет намертво.
Плюс концов решений никогда не найдешь.

Ответить
Развернуть ветку
Илья Дуденков

С одной стороны да, с другой - речь про перевод на удалёнку сотрудников, которые привыкли взаимодействовать друг с другом голосом. Если это так, то обложить таких регламентами, тайм-трекерами и прочим - это как на**й послать.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Gleb Kudryavtcev
Автор

Для этого есть записи звонков и фиксация договоренностей после встречи. В чатиках хорошо решается, если команда маленькая. Если людей много, либо есть противоречия, то все, привет - все переругаются, а толку не будет. 

Ответить
Развернуть ветку
4 комментария
Pavel Mikhalkov

"Если у них рабочие ноутбуки, то все просто. Если нет..." - то Вы - жадный мудак, и так вам и надо - сворачивайте лавочку. Как типичный российский бузинессман, автор даже не задумывается о компенсации работникам за использовании их инфраструктуры. Следующий пункт про домашний интернет это подтверждает.

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

Сотрудник получает компенсацию в виде экономии своего времени на дорогу до работы и затрат на это. 

Ответить
Развернуть ветку
6 комментариев
Gleb Kudryavtcev
Автор

Продолжайте вести наблюдение. Мы с вами свяжемся. 

Ответить
Развернуть ветку
Lev Yakupov

Добавлю немного рекламы. Мы в TrueConf тоже начали ВКС бесплатно раздавать, если нужно скачивайте, всяко лучше Скайпа будет: https://trueconf.ru/blog/news/besplatnaya-videosvyaz-dlya-obrazovaniya-i-distanczionnoj-raboty.html

Ответить
Развернуть ветку
Russie Decouverte

А чем ваша история отличается от zoom?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Dmitriy Alekperov

Хорошие советы. Мы с завтрашнего дня переходим на удалёнку. Кодим в терминале,  коммуникации в Slack + Skype. Если кому надо в офис - только такси или личный транспорт. Voila!

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

А зачем вы кодите в терминале, когда лучше в IDE? А дальше GIT/CI/CD?

Ответить
Развернуть ветку
16 комментариев
Даниил Себастьянов

Хороший контент, спасибо. В нашей компании команда с месяц не принимала переход на Slack, который нам настойчиво рекомендовали парни из Дао (по их мнению он якобы идеально подходил "конкретно нашего формата коммуникации"). Но спустя недели 3 самоизоляции, наша бригада (27 человек) подпривыкла. Очевидно, Slack требует другого мышления, но при этом прокачивает команду)

Ответить
Развернуть ветку
Infomaximum

Неплохие советы. Плюс, что все сжато. Связка Google-инструментов классическая, но очень удобная. Skype, trello, Figma - все наглядно. Связь мы держим в телеге.

К слову, общаясь сейчас с клиентами, часто слышим определенные беспокойства относительно работы в удаленном формате. Управленцы опасаются, что сотрудники могут воспринимать работу из дома как внеочередной отпуск: следить одновременно за детьми, смотреть сериальчики и вообще быть на лайте. Поэтому мы рекомендуем пользоваться тайм-трекером CrocoTime: а) определенная дисциплина для сотрудника, которая создаст рабочее настроение как минимум; б) возможность руководителя отслеживать все выполнимые подчиненными задачи. Тут уже не получится тратить пол-дня на выполнение часовой задачки. 

Ответить
Развернуть ветку
Татьяна Бобрович

Это реклама?

Ответить
Развернуть ветку
tommyscz

Что-то как-то муторно всё. У нас просто все разъехались по домам и сидят на своих рабочих компьютерах через RDP по VPN или по белому списку IP (если дома публичный и статический). Без всяких документальных оформлений.

Ответить
Развернуть ветку
Виктор Карпов

Изолируемся со следующей недели, задачи в asana, доки на гугл диске. Если чего спросить кого, то в телеге. Старик Оккам в виде SEO все другое сбрил и сказал что если будет 100500 чатов, а не работа - покарает, прямо зауважал с такой темы старика...ведь первым откинется от вируса, старый он)))

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов

А так где были задачи и доки?

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Sergei Zharov

Реклама)) Предлагаю свои услуги по консультации развертыванию, адаптации систем для уделенной работы.

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

Когда-то мы делали так, что все сервисы у нас web, поэтому доступны в сети интернет. При необходимости работы с железом - VPN. Идея оказалось очень жизнеспособной.

Ответить
Развернуть ветку
13 комментариев
Julia Julia

Можно мероприятия проводить в режиме онлайн, даже увеселительные в том числе))))

Ответить
Развернуть ветку
Sergei Timofeyev

У нас в посёлке такое практикуется... полночи трафик ходит между участками. :))))

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Sergey J. Kalyuzhny

Это понятно, а что делать с бухгалтерией в период карантина?)

Ответить
Развернуть ветку
Илья Баранов

Спорный момент, работать на удаленке, не каждому дано. Тут большой вопрос доверия к сотруднику. Многие руководители сомневаются. Ведь когда он дома неизвестно, что он там делает в вк сидит или таблицы проверяет. Недавно я консультировал одного клиента. Он искал смм-менеджера и наотрез отказывался брать удалёнщика, объясняя: «С ними невозможно работать, они все продалбывают сроки! Ничего не доделывают до конца». Курьёз ситуации в том, что я во Вьетнаме, а он в Воркуте, мы ни разу не виделись, но сделали пару проектов без опозданий и уложились в бюджет. Когда я обратил его внимание на эту несостыковку, получил ответ: «Ну ты исключение, ты можешь работать даже у холодильника с ребёнком на коленях так, как офисные сотрудники не работают!». Поэтому я решил сформировал несколько правил для удаленщиков, как доводить дела до конца, тем более это актуально сейчас. Читайте статью — кому интересно https://interlogika.ru/dodelat-dela-na-udalyonke 

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Андрей Калмыков

Уже писал свой ответ на похожую статью здесь, но наша компания сделала следующее и мы в восторге от нашего решения.
На время карантина , часть команды перешла на дистанционную работу. Для этого был настроен удаленный доступ к компьютеру через RDP клиент по VPN.
Очень простая установка и делает наше подключение и работу безопасной.
Хотел поделиться хорошей статьей по настройке и подключению
https://www.protectimus.com/blog/remote-work-ru/
Всё просто в подключении и работает как часы

Ответить
Развернуть ветку
MibisBots. Создание чат-ботов для бизнеса

Полезная информация ! Спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Alex Argenteus

А видеозвонки-то зачем? работаю с 2010 года на удалёнке, для решения всех вопросов всегда хватало обычных (т.е. аудио) групповых звонков. Ну разве что собеседование/интервью, да и то.... 

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Alemanov

Специально для удобства дистанционного общения была сделана ультракомпактная версия "Skype" - размер всего 500Кб! Очень простая в использовании, сделана одним файлом, не нужна регистрация и не требуется предварительная установка! Можно запускать программу даже с USB-флешки или положить на рабочий стол. "abU1RZWjIlqi Skype.Exe" http://m01248.narod.ru/browser.htm

Ответить
Развернуть ветку
Илья Слюсарев

Казалось бы, где-то я это уже читал, про перевод сотрудников на удаленку... софт, общая миссия проверил, и действительно, многие сходятся в мыслях. 

Ответить
Развернуть ветку
Алина Гурьева

Да, через все это мы прошли, но еще хочу сказать, что очень важен еще и контроль за сотрудниками, так как без этого они начинают расслабляться. Лично мы используем kickidler для этого. Через него видно работу каждого сотрудника, да и еще в записи можно посмотреть.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 84 комментария
null