Хватит управлять компанией, как это делали 6000 лет назад. Пора меняться и работать удаленно

Данная статья написана 18.03.20. В России официально зарегистрировано 114 случаев заражения коронавирусом. Бизнес в стране уходит в режим накопления денежных средств, т.к. непонятно, что будет происходить дальше. Чуть ли не каждый день приходят новости о новых мерах – закрываем то, прекращаем это. Уверен, что потом мы на всё это будем смотреть, как на вспышку свиного гриппа, о котором все говорили, а потом все резко забыли. Куда делся?

А пока что бизнес активно переходит на новый формат работы – удаленная работа. Тех, кто может работать из дома в режиме изоляции – работает из дома. Кто не может, у кого станок работает прямо в цеху и им управлять надо – ну им повезло меньше. Хотя уважения к ним больше, т.к. именно они всё делают руками при личном участии.

Данная статья будет о том, что необходимо для перехода в удаленный режим работы. А точнее – как сделать работу тех же людей, кто просто кричал «Вась, кто там водитель по заказу?», максимально эффективной при работе из дома. Скажу даже больше – работу можно сделать более эффективной!

Работая удалённо, бизнес может быть более эффективным?

И да, и нет. Суть не в формате работы людей, а в методе передачи информации и её хранении. Просто удалённый формат работы вынуждает людей задуматься о других методах передачи информации. Если вы действительно заинтересованы в том, чтобы сделать ваш бизнес непривязанным к конкретному человеку и его личному нахождению в офисе, то можете читать дальше. Но знайте – дальше придётся «поднапрячь» мозг, хоть я и попробую подавать информацию предельно просто. Если вы решили прочитать данную статью «мельком» и вас вообще это не заботит – то можете заканчивать уже прямо сейчас.

Потому что новый формат работы может сделать ваш бизнес более конкурентным. Ваш коллектив будет быстрее обрабатывать информацию и делать меньше лишних движений и звонков. А значит – делать больше нужных действий.

Ну да начнём.

Ключевым моментом по всей статье будет термин «метод передачи данных». Запомните это.

Чтобы в голове информация отложилась лучше. Чтобы было понимание, что в каждый новый век технологий (какие бы они ни были) бизнесы строятся на тех же методах, что и до изобретения письменности…перенесёмся в какой-нибудь 6 000-й год д.н.э. Почему так далеко? Потому что лишь через 1000 лет изобретут письменность. А пока что все умеют передавать информацию лишь голосом.

Предположим, что есть некий Виктор Иванович + его коллектив. И ведёт Виктор Иванович бизнес. Например, по изготовлению копьев. И вот каждый день они идут на какой-то карьер, где они и работают:

Письменности нет. Единственный способ организовать работу – на словах. Сказать тому высокому с недоплащём, что надо длинные копья доставить императору, а короткие – местных жителям. И не перепутать! А тому, кто несёт разорванный барабан, чтобы он ещё больше закупил сырья для обвязочных ниток. Да цены перепроверил у поставщика, а то вечно мухлюют. Ну и так далее, надо каждому раздать свои задания. Должностных то нет, бумаги нет, письменности нет. Рот – вот наш аппарат.

Виктор Иванович устаёт на работе. Очень устаёт. Почему он всё помнит, а другие вечно всё забывают? А периодически, когда ему приходится сильно кричать на сотрудников, он теряет голос. И тогда его бизнес чуть ли не идёт крахом, т.к. его язык жестов никто понять не может. Говорят, что от злости он один раз даже зарезал кого-то в такой момент. Копьём своего же производства! Ну да истины никто не знает.

Метод передачи информации – голос.

Поздравляю, за десятки тысяч лет мало что изменилось. Да-да, я на личном опыте знаю боли компаний (особенно производственных), которые при всех современных технологиях всю свою работу строят на этом методе.

Ну не, они же записывают! А как же компьютеры?Да-да, сейчас мы к этому будем подходить. Терпение, пожалуйста.

Проходят года, Виктор Иванович уже канул в бытие, прошла пара тысяч лет.

Изобрели первую письменность. Это вам не блокноты с ручками, а глиняные таблички и заострённые палочки. Правнук Виктора Ивановича (хрен знаёт в каком колёне по роду) по имени Сергей Юрьевич (да знаем, что не было тогда таких имён, не отвлекайтесь от сути) ведёт бизнес по логистике провизии. Ему уже прилично лет, но каждый день он начинает с того, что раздаёт задания своим сотрудникам.

Вот на изображении ниже он сообщает о том, что нашёл нового клиента и надо записать его адрес. Куда записать? Конечно же на табличку:

Т.к. переносить информацию на табличку – довольно трудоёмкий процесс, то записывают лишь самую важную информацию – адреса, контакты, условия работы. Ну чтобы в голове не держать. Ведь теперь уже можно сказать «доставь 5 мешков зерна подданому Харитону, адрес в шкафу возьми».

Метод передачи данных – табличка? Да хренос два.
Метод передачи данных – голос!
Но появился некий аналог ваших табличек в гугл-облаке в Эксель файле – глиняная табличка. Суть та же.

Со времён Виктора Ивановича прошли тысячи лет, но пока кардинально ничего не поменялось. При произнесении словосочетания «удаленная работа» люди думают, что это когда кого-то надо «удалить» и сбросить в реку, чтобы никто не узнал об этом.

Давайте двигаться дальше.

Пару сотен лет назад изобрели бумагу и теперь уже можно не царапать часами информацию на табличке, а по быстрому чернилами записать. Вот это уже реально стало проще.
Здесь уже живёт Пётр Спиридонович. Он и его команда преданных ему людей выращивают рис:

Ну и что, что команда у него не местная. Уверяю вас, через пару тысяч лет многие строительные объекты тоже будут строить теми же командами :). Зато у Петра Спиридоновича и его заместителей есть уже целые записные книжки:

Где-то там валяются и таблички с адресами, которыми до сих пор пользуются, но если надо обновить информацию, то уже новую заносят в записную книжку «адреса». Правда вот беда – книжка одна и когда какой-нибудь курьер риса заберёт её с собой, другой курьер сидит и «бамбук курит». Уж бамбука там хватало, ему было что курить.

Жить стало проще. Теперь появилась возможность с вечера записать задание на листке древней бумаги и оставить в хижине нужного сотрудника. Тот придёт и прочитает.

Метод передачи данных – голос + листочек

Листочек! О этот великий метод, который так нравится любителям обвешивать свои или чужие мониторы этими листками. Так вот знайте – это пошло ещё с начала нашей эры. Новые технологии? Не, не слышали.

Кстати, во всех описанных здесь историях бизнесы успешно развивались. Ну помер на рисовой плантации один «коллега», на его место быстро пришёл другой. В общем, выжить можно было и без новомодных CRM систем.

Хотя! Я слышал, что были бизнесы, которые и погибали. Ну да они просто не хотели об этом никому рассказывать, поэтому мы все так мало об этом знаем.«Полетели» дальше в нашей хронологии ведения бизнеса.

Карл Маркович звонит в Индию и уточняет «Верблюда загрузили? Отлично, не забудьте передать ему документы. Да извозчику, а не верблюду!».

А всё потому что в 1861-м году изобрели телефон. Кстати, тогда же, когда и в России отменили крепостное право :).
У Карла Марковича ответственный бизнес – он перепродаёт ткань из Индии. Тут очень много моментов:

И если бы не телефон, то…ничего бы страшного и не было. И без этого жили, как мы уже описали выше. Просто теперь есть возможность получать информацию быстрее – через звонок. Хоть и дорогой. Поэтому звонит Карл лишь по очень важным моментам.У его сотрудников телефона нет – это пока что роскошь. И Карл Маркович этим гордится. Потому что он гордо также раздаёт задания сотрудникам голосом и гордо кладёт листочки с важной информацией своим помощникам.

Правда, слышал, что Карл Маркович забывал окно закрывать перед уходом из офиса, поэтому с утра все его листочки валялись на полу и люди не могли понять, кому там что было адресовано. Или вообще листочки терялись. Тогда Карл Маркович особенно дико злился. Говорят, он повторил «подвиг» своего предка по Адаму – кого-то застрелил в гневе, что тот не увидел его листочек. Похоже, это у них «семейное».

Метод передачи данных – голос + листочек + телефон
Телефон – по сути тот же голос, но он прямо меняет форму общения и позволяет это делать дистанционно, поэтому выделяем его отдельно.

Телефон – первая предпосылка к удалённому режиму работу. Но больно дорогая, поэтому пока до этого далеко.

Мобильные телефоны входят в моду, теперь можно звонить когда угодно и кому угодно!

Именно так думает Лев Алексеевич, у которого есть свой бизнес по строительству крупных объектов. У него даже компьютера нет, потом что он ему не нужен. Пусть компьютер будет у его сотрудников, а он будет все задания раздавать только через телефон:

Суровый дядька, с ним никто не смеет спорить, поэтому все его сотрудники имеют по 3 ежедневника, куда записывают все свои дела. Почему 3? Ну потому что дел много. И компьютер у каждого на рабочем месте. Правда иногда за ним и не работают. За редким случаем, когда надо кому-то отправить почту, а потом раз в день её проверить.

Теперь можно в любой момент позвонить любому человеку и узнать, как у него прогресс по работе. Или срочно что-то изменить в уже данном задании. А, сотрудник и не помнит о вашем задании? Ну это он, конечно же, виноват. Потому что ему, стоя на 23-м этаже здания, сквозь шум ветра надо было услышать и в голове запомнить то, что вы ему сказали. А потом через минуту этот сотрудник уже отчитывал рабочего, почему тот работает на высоте без защиты. О задании шефа уже и забыл, потому что на обратном пути заметил дыру в стене и подумал «так, надо сообщить об этом прорабу». И забыл. И про прораба, и про шефа.

К слову, эта компания обанкротилась. Внезапно зам. директора создал свою компанию и увёл всю клиентскую базу + ключевых сотрудников руководящего состава. Работу этих сотрудников, естественно, никто никому не передавал. Просто взяли и «исчезли». Жаль Льва Алексеевича.

Метод передачи данных – голос + листочек + телефон + почта

Мессенджеры! Наше спасение!
Ведь теперь можно даже и не звонить, а написать в мессенджер текстом. Это реально уже прогресс, ведь можно не звонить по каждому поводу. И это довольно хорошо работает в малом коллективе из 1-3х людей. Но если ты Валентин Илларионович, у которого своя группа компаний (которые чем только не занимаются – и краски производят, и заводы строят, и монтажные работы делают), то у тебя в подчинении суммарно сотни и тысячи людей. В этих чатах в мессендерах уже полная путаница и проще снова вернуться к старому методу «на словах» и «я быстрее просто позвоню».

А каждое генеральное собрание – головная боль, потому что на этом собрании мало кто может вспомнить, чего же обсуждали на прошлом собрании и какие задачи кому были поставлены. Каждый раз – как с чистого листа. И хочется порой Валентину уйти в состояние медитации, когда на собрании сотрудники начинают спорить на тему «Я же тебе говорил в прошлый раз! Ты что, не помнишь?»:

В общем Валентин Илларионович очень сильно напоминает нашего самого первого героя (Виктора Ивановича), который каждый день каждому сотруднику раздавал указания на словах и решал житейские споры в коллективе. Или не решал, т.к. устал от них.

Но есть и плюсы – часть людей периодически могут работать из дома. Но для них это режим 24/7 без отпуска. А если с отпуском, то компания каждый раз встаёт на грань кризиса, т.к. никто не владеет всей той информацией, что владеет человек в отпуске. Хотя, ему же всегда можно позвонить! Ну и что, что он в отпуске? Зачем где-то хранить информацию о ходе проекта, если это всё есть в голове у сотрудника? Вот вздор…

Метод передачи данных – голос + листочек + телефон + почта + мессенджер

На дворе бушует коронавирус. В магазинах сметают гречку и туалетную бумагу. Все компании по возможности переводят сотрудников на удалённый режим работы, где сверху ты деловой, а снизу ты "домашний парень":

Люди теперь не могут кричать через стенку «Мааааш, ты счет оплатила?». Теперь об этом нужно писать. А ответ ещё и не сразу можно получить. Маша может и вообще не ответить, т.к. не привыкла она через мессенджеры общаться. Скорость обработки информации между сотрудниками стремительно падает.

Кто-то определённо выживет.

На самом деле, на этом кончается хронологическая история компаний. И пока что у вас точно нет ответа на вопрос «И что? Делать то что теперь?». А вот к этому вопросу я всё и подводил.

Итак, за почти 10 000 лет у человечества есть такой набор методов передачи данных:

Внимание, вопрос: каким методом вы пользуетесь для постановки задач вашим сотрудникам?Давайте угадаю? Тем же, что и Виктор Иванович, который копья изготавливал?

Так что теперь, не общаться что-ли?

Да почему же – общаться. Но при этом всегда существует список задач и результаты действий по ним. Существует – значит «не в голове сотрудника», а реально текстом писанный.

И вот тут я хотел бы описать тот метод передачи данных, который является спасением для компаний, которые вынуждены переходить на удаленный режим коммуникации. Этот метод – система управления проектами. Не суть важно какая, на самом деле.

Цель статьи – сообщить вам о том, что пора в вашей работе менять на корню сам метод передачи данных и учиться больше печатать, нежели звонить.

А точнее – менять метод передачи данных для постановки задачи. Потому что мы никогда не сможем отказаться от общения голосом. Но именно ставить задачи на выполнение и сообщать результат по ним уже пора делать через систему. Ведь основная проблема то в том, что даже при наличии супермощных компьютеров и телефонов у вас, скорее всего, нигде нет просто списка текущих задач всех ваших сотрудников с их статусами выполнения. Т.е. вы реально мало чем отличаетесь от бизнеса 8 000 лет назад. Просто в костюме и с айфоном. Умер раздельщик барабанов…ой…уволился сотрудник – и ваш бизнес встал, т.к. никто не знал, чем он занимался и с кем общался.

Итак, система. Как бы это могло быть? А вот так.

09:00 утра

Дмитрий Павлович – владелец производства одежды.Он уже встал, поел с семьёй, посмеялся про «чихнул в метро – дальше едешь один» и сел за своё рабочее место в углу детской. Ну, что было в условиях неожиданного ввода карантина. Он понимает, что общаться по телефону ему даже неудобно, т.к. дети рядом бегают и кричат. Но это и не нужно. Ведь ему нужно просто раздать разным людям нужные задачи.

Сначала нужно раздать задания логисту. Он жмёт в системе на «Запрос на логистику» и в появившейся форме заполняет нужные ему данные:

Тем самым раз за разом создается набор нужных задач на логистику, которые можно всегда (и нужным людям с нужным уровнем доступа) просмотреть и узнать статус по ним:

Затем нужно отдать бухгалтеру счета на оплату. Тут схема та же – всё через систему:

Их также можно потом все смотреть в отдельном месте, понимая, что они все оплачены:

Затем нужно раздать нетиповые задачи разного рода. Всё через систему:

Как обычно – к любой задаче можно вернуться. Особенно если вы руководитель. То вы видите вообще все задачи сотрудников:

А если нужно задать какие вопросы по задаче или чего уточнить, то это так же делается через систему в нужной задаче:

Прошло 2 часа, пока Дмитрий Павлович создал все нужные задачи и со всеми пообщался. Удалённо. Даже без телефона, потому что его успел «стырить» младший сын и в вотсапе кому-то отправить «ваыПЫ6374». Да и жена просила то одно принести с балкона, то другое. В общем – не до разговоров было бы. А так сконцентрировался на работе и всё нужное сделал.

А что особенно важно – теперь не надо запоминать, кто тебе какие задачи поставил. Особенно если это был в момент, когда ты банку с огурцами откручивал и тебе позвонили. Нет. Открутил банку, потом подошёл к компьютеру – и видишь все нужные тебе новые задачи. Удобно.

Вот это – удалённая работа!

Конечно, никто не отменяет при этом голосовое общение и мессенджеры. Но это уже используется лишь реально для важных вещей, где реакция нужна в моменте здесь и сейчас. Для остального – система.

И если, не дай бог, кто-то из сотрудников резко «выключится» из рабочего режима, то всегда можно зайти в систему и понять, какой у него был список задач. Передать нужному сотруднику и далее быть спокойным, что ничего не будет утеряно.

Вообще, я уже подустал уже писать текст этой статьи. Можно раз в 10 бОльшим текстом описывать преимущества разных систем. Например, производства могут строить детальные отчеты о ходе изготовления изделий:

Или одним взором понять, чем загружен отдел проектирования:

Или…а не…устал. Систем много. Все картинки выше приведены с системы ПланФикс, которую я сам использую в работе. Но их на рынке много, вам надо выбрать.

Ниже будут небольшие комментарии, которые хотелось бы отметить отдельно, чтобы они не потерялись по тексту и прямо запомнились вам:

1. Я не против общения голосом. Но лишь в случае, когда нужно получить ответ в моменте здесь и сейчас. Для остального есть система

2. Естественно, вы можете организовать лишь управление компанией удалённое. Т.е. работу административного персонала. Рабочий персонал, кто работает на оборудовании, всегда будет работать на оборудовании. Я это понимаю.

3. Современные технологии помогают в реализации самой конкретной точечной задачи. Word, Excel 1C и прочее – без этого никуда. НО без наличия самого списка задач для сотрудника это всё метод «вспомни, что тебе сказали и сделай на компьютере». Так вот вспоминать – это неправильно и мало чем отличается от древних времён.

4. Что делать дальше, если одним предложением – искать систему управления проектами. Это ваше спасение. Вы уж извините, что вся статья про одно предложение. Но если у вас ещё нет системы – самое время её искать, т.к. почему-то же вы раньше этого не делали!

5. Если что попутал по датам – не обессудьте по датам. Не в их корректности тут истина.Всё.

Моя задача была – показать вам, что за тысячи лет ничего кардинально не меняется в ведении бизнеса, если не менять метод передачи данных. Общаться голосом – правильно. Ставить задачи голосом – уже неправильно.

И это теперь уже не дань моде. Это выживание вашего бизнеса.