Как перевести компанию на удалённую работу и не потерять в производительности

Меня зовут Юрий Игнатов, я руководитель компании «IT-Гарант». Одна из наших специализаций — перевод организаций на удалённую работу при помощи цифровых технологий. Вместе с коллегами мы написали этот мануал для предпринимателей по причине зашкаливающего спроса на подобные услуги.

Я не буду затрагивать здесь правовые (разработка соответствующих приказов) и психологические аспекты работы home office. Важно выиграть время и начать делать все описанное ниже как можно раньше. А, к примеру, подогнать процессы под требования ТК можно, уже находясь на удалёнке — кадровым службам будет, чем заняться. Эта статья — для руководителей, которые смогут использовать ее как план действий по подготовке к карантину.

Наиболее «мобильны» — отделы продаж и разработчики. Последние, как правило, сами внедряют в рабочий процесс нужные инструменты для коммуникации и планирования работы, поэтому «переехать» на домашнюю работу могут уже сейчас. Если отделы продаж используют современную облачную CRM-систему и IP-телефонию, организовать их эффективную работу также достаточно просто. Важный нюанс — при удалённой работе возрастают требования к качеству менеджмента: home office не прощает лидов, записанных в «эксельке» или задач, поставленных нечетко/голосом, в надежде что исполнитель переспросит важные детали.

Если в офисе находится сервер (или несколько), информация с которых будет востребована сотрудниками из дома, а также в случае потребности в подключении к офисным компьютерам из дома, присутствие в офисе системного администратора крайне желательно (к примеру, перезагрузить по питанию зависшее «железо» удалённо без специального оборудования достаточно проблематично).

Качественная работа из дома подразумевает наличие у сотрудника широкополосного (проводного, не мобильного) интернета.

Крайне желательно (хотя бы для ключевых сотрудников) обеспечить резервирование канала, ведь интернет часто «заканчивается» в самый неподходящий момент.

Я рекомендую на время home office подключить второго провайдера, и настроить домашние роутеры сотрудников так, чтобы при пропадании канала сеть переключалась на второго провайдера. При необходимости придется обновить сотрудникам домашние роутеры, если имеющееся оборудование не умеет работать с двумя провайдерами, либо слишком медленно. Мы используем решения от ZyXEL или MikroTik. Другой, менее надежный вариант, на случай отключения основного канала вооружить сотрудников 4G-модемами (Yota или других операторов). Ультрабюджетное решение — оплатить сотрудникам безлимитные тарифы на смартфоне, используя последние в режиме модема.

Из опыта: таких сотрудников окажется 7-10 на 100 человек. Еще 20 не будут иметь дома проводного интернета вообще, по тем или иным причинам (съемная квартира, обходится мобильным и тд).

Вариантов три: использовать домашние компьютеры сотрудников, приобрести недорогие ноутбуки или перевезти офисные компьютеры домой. Не вдаваясь в очевидные подробности, последний вариант выигрышнее для работодателя, поскольку не предполагает проблем с установкой и лицензированием необходимого ПО, скоростью работы (если, конечно, у вас в офисе современная техника) и резервным копированием.

В случае использования домашних компьютеров убедитесь, что компьютер каждого сотрудника обладает достаточной производительностью: попросите всех прислать сисадмину скриншоты программ вроде PCMark, AIDA64, Cinebench, Speccy, CPU-Z.

Запасаемся веб-камерами (кроме владельцев ноутбуков) и гарнитурами. Обычно мы приобретаем клиентам бренды Sennheiser, Logitech, HP и Microsoft. Из доступных: гарнитура Sennheiser PC3 CHAT, веб-камера HP HD2300 или Logitech C310. Удобные мыши и клавиатуры — по умолчанию. Организуйте подменный фонд — по ноутбуку на каждые 5 человек в компании — на случай выхода оборудования из строя.

Если наиболее предпочтительный вариант работы для вас — подключаться из дома к офисным компьютерам, необходимо перестраховаться на случай отключения питания и перезагрузки последних, ведь в таком случае удалённый компьютер должен работать постоянно. Запаситесь недорогими UPS, способными продержаться хотя бы на протяжении 10-минутного отключения электроэнергии и корректно завершить работу компьютера в случае необходимости. Неплохо было бы оснастить бесперебойниками и домашние компьютеры, это окупится на первом же сохраненном документе или файле. Из доступных брендов я рекомендую IPPON или POWERCOM на 600VA и выше.

Это повышенная дисциплина (в том числе самодисциплина), увеличение нагрузки на менеджмент (двойной контроль и более четкая постановка задач). Из необходимых инструментов (помимо специализированного ПО) вам понадобится: общее файловое хранилище, средства коммуникации, среда для постановки задач, система хранения паролей, CRM для отдела продаж, календарь. Возможно, потребуются удалённое подключение к рабочим компьютерам, системы учета рабочего времени и электронный документооборот. Мы — приверженцы облачного Битрикс24, который содержит большинство перечисленных опций, есть бесплатная версия, в которой по случаю коронавируса разработчики отменили ограничения по количеству пользователей. Рассмотрим подробно каждый из перечисленных инструментов, культуру его применения и доступные альтернативы.

У клиентов мы разворачиваем NAS — небольшой файловый сервер, доступный каждому сотруднику из любой точки мира. Имеются общие папки, доступные только конкретным отделам, с различными правами на запись/чтение и индивидуальные папки сотрудников — исходя из специфики бизнес-процессов и оргструктуры компании. Доступный вариант — решения от Synology и Western Digital. Бесплатный вариант — Диск от Битрикс24 или подобные решения от Яндекса и Google.

Отделы продаж, закупки и поддержки на home office мы обычно переводим на IP-телефонию, для контроля возможна организация записи звонков. Что касается взаимодействия внутри команды — в том же Битрикс24 есть удобный корпоративный чат, с возможностью видеозвонков. Доступные аналоги: Slack (условно-бесплатно), Telegram, Skype, Zoom — бесплатно, но не всегда удобно для корпоративных и коммуникаций. Впрочем, связка Slack + Zoom на практике вполне применима.

Базовая культура коммуникаций на удалёнке заключается в следующем. У сотрудников, специфика работы которых требует моментальной реакции (пример, техподдержка), включаются уведомления о сообщениях из чата. В случае, если сотрудник занят сверхсрочным неотложным делом, он выставляет в чате статус «не беспокоить» (корпоративные мессенджеры это поддерживают). Сотрудники, работа которых предполагает длительное погружение (аналитики, программисты), отключают сообщения из чата, заходя туда по необходимости (чат — аналог электронной почты). Видеозвонок — аналог непосредственной коммуникации, когда один сотрудник подходит к другому. Видеозвонки игнорировать запрещено (как от руководителя сотруднику, так и наоборот). Лучше сразу отказаться от аудиозвонков в пользу видео: возможность расширить канал коммуникации и совместно работать в режиме демонстрации экрана — бесценна. В начале и в конце рабочего дня совершается групповой видеозвонок (по отделам, затем — руководство отделов с генеральным директором).

Отказываемся от задач в чате (или, тем более, по электронной почте). В любой момент времени, по каждому сотруднику руководитель должен видеть над какой задачей сейчас работает сотрудник, сколько он ее уже выполняет, какие задачи предстоит выполнить и какие выполнены уже, с затратами по времени. Это требует от постановщика подробного описания задачи, включая ответственных, приоритет, примерное время выполнения и дедлайн, к которому задача должна быть решена. Для сотрудника важно соблюдать приоритет задач, а также фиксировать начало и конец работы соответствующей кнопкой.

В России распространены Trello, Мегаплан, Asana, Jira, Wrike и тот же Битрикс24. В «IT-Гарант» и у многих наших клиентов используется последний, однако здесь нет явного лидера.

Из бесплатных — KeePass, минус — отсутствие разделения прав. Платные, но очень дешевые Passwork и Zoho Vault — для удобной корпоративной работы с паролями, если, конечно, в вашей работе они присутствуют.

Здесь все просто: используем то, что уже есть. Если нет ничего, то кризис — самое время задуматься о CRM, как инструменте повышения продаж и маркетинга. В России наиболее известны Битрикс24 и AMO CRM. Приглашайте профессионального интегратора понравившейся вам системы (например, нас) и внедряйте CRM в свои отделы продаж. В случае удалённой работы это имеет смысл сделать даже для одного сотрудника, принимающего входящие звонки.

Корпоративный календарь, в котором сотрудники видят занятость друг друга и планируют групповые встречи, совещания (в формате видеозвонков, конечно же) — важнейшая часть современной корпоративной культуры, которая актуальна и без всяких коронавирусов. Календарь от Google стал практически стандартом (не забудьте расшарить доступ сотрудникам). То же самое можно сделать с календарем от iCloud — потребуется завести учётки всем пользователям. Удобнейший календарь для командной работы присутствует и в Битриксе.

Если вы планируете, что сотрудники будут подключаться из дома к рабочим компьютерам (например, это зачастую удобно для бухгалтеров), попросите сисадмина развернуть возможность подключаться к RDP по VPN, подготовить каждому сотруднику комплект для подключения (дистрибутив VPN-клиента, файл с настройками, SSL-сертификат, ярлык rdp, инструкцию как этим пользоваться на разных версиях операционных систем Windows и MacOS) и обеспечить поддержку сотрудников в время первого подключения. Будьте готовы, что Windows редакции Home не поддерживает удалённое подключение, однако есть хаки, позволяющие разблокировать это при необходимости, например при помощи библиотеки RDP Wrapper. Для безотказной работы лучше обновить Windows до версии Professional или приобрести TeamViewer (для нашей компании купили именно его).

Многие руководители хотят полностью контролировать, чем занят удалённый сотрудник. При должной культуре менеджмента с этим неплохо справляется Битрикс, однако для тотального контроля его недостаточно, и тут в дело идет специализированное ПО. Например, специализированные решения, позволяющие контролировать присутствие и активность сотрудников, фиксировать опоздания, делать скриншоты экрана каждые 2-5 минут, мониторить посещенные ресурсы и фиксировать временные затраты на каждый из них, записывать звуки и видео с камеры и даже выявлять состояние алкогольного опьянения. Под каждую компанию мы подбираем решения индивидуально, исходя из потребностей, бюджета и уровня паранойи корпоративной культуры. Из известных на рынке для малого и среднего бизнеса можно выделить: «Стахановец», StaffCop, CrocoTime и Kickidler. Рекомендуем присмотреться к последнему. Стоимость — примерно 300 рублей за сотрудника в месяц. Существуют и опенсорсные решения — OpenDLP или MyDLP, однако они ближе к информационной безопасности. Кстати, задач организации информационной безопасности при удалённой работе настолько много, что это заслуживает отдельного материала (напишу, если аудитории это покажется интересно).

Карантин — самое время внедрить полноценный электронный документооборот, если у вас его еще нет. В нашей практике есть кейс, в котором мы сократили среднее время подписания документов (и отгрузки товара) с 8 рабочих дней до 1,5 часов — за счет электронного обмена документами между филиалами в разных регионах.

За рамками материала остались вопросы информационной безопасности при работе в home office, организации VPN-каналов, обзоры решений для системного администрирования на удалёнке (таких как Zabbix, RDM или MikroTik CHR) и специализированных решений для удалённой логистики, документооборота или отдела кадров (например, наш CRMBO). Возможно, когда-то я расскажу подробнее и об этом. При этом, в погоне за инструментами, самое главное — не потерять процессы и командный дух, чего и желаю всем читателям. Возможно, для кого-то это время станет тем самым звоночком, позволяющим автоматизировать бизнес, ведь коронавирус проходит, а корпоративная культура остаётся.

Вы можете свободно использовать любые части этого материала в любых целях, поскольку моя цель — помочь компаниям сохранить эффективность при переходе на удалённую работу.

Юрий Игнатов, директор компании IT-Гарант.