Офис
Юрий Игнатов
830

Как перевести компанию на удалённую работу и не потерять в производительности

Меня зовут Юрий Игнатов, я руководитель компании «IT-Гарант». Одна из наших специализаций — перевод организаций на удалённую работу при помощи цифровых технологий. Вместе с коллегами мы написали этот мануал для предпринимателей по причине зашкаливающего спроса на подобные услуги.

В закладки

В материале собрано много лет практики и опыт десятков компаний, использующих удалённую работу в своих бизнес-процессах, описание подводных камней удалённой работы и советы, как их обойти.

Я не буду затрагивать здесь правовые (разработка соответствующих приказов) и психологические аспекты работы home office. Важно выиграть время и начать делать все описанное ниже как можно раньше. А, к примеру, подогнать процессы под требования ТК можно, уже находясь на удалёнке — кадровым службам будет, чем заняться. Эта статья — для руководителей, которые смогут использовать ее как план действий по подготовке к карантину.

Кого проще перевести на home office

Наиболее «мобильны» — отделы продаж и разработчики. Последние, как правило, сами внедряют в рабочий процесс нужные инструменты для коммуникации и планирования работы, поэтому «переехать» на домашнюю работу могут уже сейчас. Если отделы продаж используют современную облачную CRM-систему и IP-телефонию, организовать их эффективную работу также достаточно просто. Важный нюанс — при удалённой работе возрастают требования к качеству менеджмента: home office не прощает лидов, записанных в «эксельке» или задач, поставленных нечетко/голосом, в надежде что исполнитель переспросит важные детали.

При должной культуре менеджмента без проблем переезжают домой маркетологи, логисты, сотрудники R&D отделов, секретари, HR, аналитики, дизайнеры, закупщики.

Если в офисе находится сервер (или несколько), информация с которых будет востребована сотрудниками из дома, а также в случае потребности в подключении к офисным компьютерам из дома, присутствие в офисе системного администратора крайне желательно (к примеру, перезагрузить по питанию зависшее «железо» удалённо без специального оборудования достаточно проблематично).

Home office​

Организация интернет-канала

Качественная работа из дома подразумевает наличие у сотрудника широкополосного (проводного, не мобильного) интернета.

Крайне желательно (хотя бы для ключевых сотрудников) обеспечить резервирование канала, ведь интернет часто «заканчивается» в самый неподходящий момент.

Я рекомендую на время home office подключить второго провайдера, и настроить домашние роутеры сотрудников так, чтобы при пропадании канала сеть переключалась на второго провайдера. При необходимости придется обновить сотрудникам домашние роутеры, если имеющееся оборудование не умеет работать с двумя провайдерами, либо слишком медленно. Мы используем решения от ZyXEL или MikroTik. Другой, менее надежный вариант, на случай отключения основного канала вооружить сотрудников 4G-модемами (Yota или других операторов). Ультрабюджетное решение — оплатить сотрудникам безлимитные тарифы на смартфоне, используя последние в режиме модема.

Совет: попросите ваших коллег прислать ответственному сотруднику скриншоты сервиса speedtest на домашних компьютерах, и поручите организовать более широкий канал для тех, у кого скорость домашнего интернета окажется менее 10 Mbps.

Из опыта: таких сотрудников окажется 7-10 на 100 человек. Еще 20 не будут иметь дома проводного интернета вообще, по тем или иным причинам (съемная квартира, обходится мобильным и тд).

​Speedtest

Оборудование

Компьютеры

Вариантов три: использовать домашние компьютеры сотрудников, приобрести недорогие ноутбуки или перевезти офисные компьютеры домой. Не вдаваясь в очевидные подробности, последний вариант выигрышнее для работодателя, поскольку не предполагает проблем с установкой и лицензированием необходимого ПО, скоростью работы (если, конечно, у вас в офисе современная техника) и резервным копированием.

В случае использования домашних компьютеров убедитесь, что компьютер каждого сотрудника обладает достаточной производительностью: попросите всех прислать сисадмину скриншоты программ вроде PCMark, AIDA64, Cinebench, Speccy, CPU-Z.

PCMark​

Связь

Удалённая работа подразумевает качественную коммуникацию.

Запасаемся веб-камерами (кроме владельцев ноутбуков) и гарнитурами. Обычно мы приобретаем клиентам бренды Sennheiser, Logitech, HP и Microsoft. Из доступных: гарнитура Sennheiser PC3 CHAT, веб-камера HP HD2300 или Logitech C310. Удобные мыши и клавиатуры — по умолчанию. Организуйте подменный фонд — по ноутбуку на каждые 5 человек в компании — на случай выхода оборудования из строя.

Оргтехника

Будьте готовы оснастить тех, кто часто работает с бумагами (и будет продолжать делать это из дома), МФУ или небольшими принтерами и расходными материалами.

Если наиболее предпочтительный вариант работы для вас — подключаться из дома к офисным компьютерам, необходимо перестраховаться на случай отключения питания и перезагрузки последних, ведь в таком случае удалённый компьютер должен работать постоянно. Запаситесь недорогими UPS, способными продержаться хотя бы на протяжении 10-минутного отключения электроэнергии и корректно завершить работу компьютера в случае необходимости. Неплохо было бы оснастить бесперебойниками и домашние компьютеры, это окупится на первом же сохраненном документе или файле. Из доступных брендов я рекомендую IPPON или POWERCOM на 600VA и выше.

Организация работы, процессы и ПО

Удалённая работа — это не отпуск с фильмами и сериалами, как многие пишут сейчас в соцсетях.

Это повышенная дисциплина (в том числе самодисциплина), увеличение нагрузки на менеджмент (двойной контроль и более четкая постановка задач). Из необходимых инструментов (помимо специализированного ПО) вам понадобится: общее файловое хранилище, средства коммуникации, среда для постановки задач, система хранения паролей, CRM для отдела продаж, календарь. Возможно, потребуются удалённое подключение к рабочим компьютерам, системы учета рабочего времени и электронный документооборот. Мы — приверженцы облачного Битрикс24, который содержит большинство перечисленных опций, есть бесплатная версия, в которой по случаю коронавируса разработчики отменили ограничения по количеству пользователей. Рассмотрим подробно каждый из перечисленных инструментов, культуру его применения и доступные альтернативы.

​Битрикс24 — удобная платформа для удалённой работы

1. Общее файловое хранилище

У клиентов мы разворачиваем NAS — небольшой файловый сервер, доступный каждому сотруднику из любой точки мира. Имеются общие папки, доступные только конкретным отделам, с различными правами на запись/чтение и индивидуальные папки сотрудников — исходя из специфики бизнес-процессов и оргструктуры компании. Доступный вариант — решения от Synology и Western Digital. Бесплатный вариант — Диск от Битрикс24 или подобные решения от Яндекса и Google.

Оптимальное решение лучше подбирать, исходя из специфики информационных потоков в организации.

2. Средства и культура коммуникации

Отделы продаж, закупки и поддержки на home office мы обычно переводим на IP-телефонию, для контроля возможна организация записи звонков. Что касается взаимодействия внутри команды — в том же Битрикс24 есть удобный корпоративный чат, с возможностью видеозвонков. Доступные аналоги: Slack (условно-бесплатно), Telegram, Skype, Zoom — бесплатно, но не всегда удобно для корпоративных и коммуникаций. Впрочем, связка Slack + Zoom на практике вполне применима.

​Корпоративный чат в Битрикс24

Культура коммуникаций

Базовая культура коммуникаций на удалёнке заключается в следующем. У сотрудников, специфика работы которых требует моментальной реакции (пример, техподдержка), включаются уведомления о сообщениях из чата. В случае, если сотрудник занят сверхсрочным неотложным делом, он выставляет в чате статус «не беспокоить» (корпоративные мессенджеры это поддерживают). Сотрудники, работа которых предполагает длительное погружение (аналитики, программисты), отключают сообщения из чата, заходя туда по необходимости (чат — аналог электронной почты). Видеозвонок — аналог непосредственной коммуникации, когда один сотрудник подходит к другому. Видеозвонки игнорировать запрещено (как от руководителя сотруднику, так и наоборот). Лучше сразу отказаться от аудиозвонков в пользу видео: возможность расширить канал коммуникации и совместно работать в режиме демонстрации экрана — бесценна. В начале и в конце рабочего дня совершается групповой видеозвонок (по отделам, затем — руководство отделов с генеральным директором).

3. Среда для постановки задач

Отказываемся от задач в чате (или, тем более, по электронной почте). В любой момент времени, по каждому сотруднику руководитель должен видеть над какой задачей сейчас работает сотрудник, сколько он ее уже выполняет, какие задачи предстоит выполнить и какие выполнены уже, с затратами по времени. Это требует от постановщика подробного описания задачи, включая ответственных, приоритет, примерное время выполнения и дедлайн, к которому задача должна быть решена. Для сотрудника важно соблюдать приоритет задач, а также фиксировать начало и конец работы соответствующей кнопкой.

Мир таск-менеджеров разнообразен, здесь каждый коллектив работает в том, что ему привычнее.

В России распространены Trello, Мегаплан, Asana, Jira, Wrike и тот же Битрикс24. В «IT-Гарант» и у многих наших клиентов используется последний, однако здесь нет явного лидера.

Trello​

4. Система хранения паролей

Из бесплатных — KeePass, минус — отсутствие разделения прав. Платные, но очень дешевые Passwork и Zoho Vault — для удобной корпоративной работы с паролями, если, конечно, в вашей работе они присутствуют.

Многие используют файл на сетевом диске, однако экономить на безопасности категорически не рекомендуем.

5. CRM для отдела продаж

Здесь все просто: используем то, что уже есть. Если нет ничего, то кризис — самое время задуматься о CRM, как инструменте повышения продаж и маркетинга. В России наиболее известны Битрикс24 и AMO CRM. Приглашайте профессионального интегратора понравившейся вам системы (например, нас) и внедряйте CRM в свои отделы продаж. В случае удалённой работы это имеет смысл сделать даже для одного сотрудника, принимающего входящие звонки.

​AmoCRM

6. Календарь

Корпоративный календарь, в котором сотрудники видят занятость друг друга и планируют групповые встречи, совещания (в формате видеозвонков, конечно же) — важнейшая часть современной корпоративной культуры, которая актуальна и без всяких коронавирусов. Календарь от Google стал практически стандартом (не забудьте расшарить доступ сотрудникам). То же самое можно сделать с календарем от iCloud — потребуется завести учётки всем пользователям. Удобнейший календарь для командной работы присутствует и в Битриксе.

7. Удалённое подключение

Если вы планируете, что сотрудники будут подключаться из дома к рабочим компьютерам (например, это зачастую удобно для бухгалтеров), попросите сисадмина развернуть возможность подключаться к RDP по VPN, подготовить каждому сотруднику комплект для подключения (дистрибутив VPN-клиента, файл с настройками, SSL-сертификат, ярлык rdp, инструкцию как этим пользоваться на разных версиях операционных систем Windows и MacOS) и обеспечить поддержку сотрудников в время первого подключения. Будьте готовы, что Windows редакции Home не поддерживает удалённое подключение, однако есть хаки, позволяющие разблокировать это при необходимости, например при помощи библиотеки RDP Wrapper. Для безотказной работы лучше обновить Windows до версии Professional или приобрести TeamViewer (для нашей компании купили именно его).

8. Системы учета рабочего времени и информационной безопасности

Многие руководители хотят полностью контролировать, чем занят удалённый сотрудник. При должной культуре менеджмента с этим неплохо справляется Битрикс, однако для тотального контроля его недостаточно, и тут в дело идет специализированное ПО. Например, специализированные решения, позволяющие контролировать присутствие и активность сотрудников, фиксировать опоздания, делать скриншоты экрана каждые 2-5 минут, мониторить посещенные ресурсы и фиксировать временные затраты на каждый из них, записывать звуки и видео с камеры и даже выявлять состояние алкогольного опьянения. Под каждую компанию мы подбираем решения индивидуально, исходя из потребностей, бюджета и уровня паранойи корпоративной культуры. Из известных на рынке для малого и среднего бизнеса можно выделить: «Стахановец», StaffCop, CrocoTime и Kickidler. Рекомендуем присмотреться к последнему. Стоимость — примерно 300 рублей за сотрудника в месяц. Существуют и опенсорсные решения — OpenDLP или MyDLP, однако они ближе к информационной безопасности. Кстати, задач организации информационной безопасности при удалённой работе настолько много, что это заслуживает отдельного материала (напишу, если аудитории это покажется интересно).

9. Электронный документооборот

Карантин — самое время внедрить полноценный электронный документооборот, если у вас его еще нет. В нашей практике есть кейс, в котором мы сократили среднее время подписания документов (и отгрузки товара) с 8 рабочих дней до 1,5 часов — за счет электронного обмена документами между филиалами в разных регионах.

Задумайтесь, возможно и в вашей компании есть подобные «бутылочные горлышки».

Резюме

За рамками материала остались вопросы информационной безопасности при работе в home office, организации VPN-каналов, обзоры решений для системного администрирования на удалёнке (таких как Zabbix, RDM или MikroTik CHR) и специализированных решений для удалённой логистики, документооборота или отдела кадров (например, наш CRMBO). Возможно, когда-то я расскажу подробнее и об этом. При этом, в погоне за инструментами, самое главное — не потерять процессы и командный дух, чего и желаю всем читателям. Возможно, для кого-то это время станет тем самым звоночком, позволяющим автоматизировать бизнес, ведь коронавирус проходит, а корпоративная культура остаётся.

Вы можете свободно использовать любые части этого материала в любых целях, поскольку моя цель — помочь компаниям сохранить эффективность при переходе на удалённую работу.

Юрий Игнатов, директор компании IT-Гарант.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Юрий Игнатов", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 17, "likes": 0, "favorites": 5, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 113482, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 19 Mar 2020 16:57:18 +0300", "is_special": false }
0
17 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
3

Юрий, прошу прощения, но статья лютый бред!

Вы сами организовывали удалённую работу? Я просто не вижу ни одного живого подхода. Очередная пустышка в блог. В противному случае получается минимум 70 000 ₽ на сотрудника + время на настройку рабоочего места. А в штате 20 человек?

Первое и самое важное: инструменты не меняют. Выгоняешь сотрудника из офиса, дай ему его рабочую машину. Всё, проблема с рабочим инструментом решена. Или надеятся на домашний комьютер? А если у человека дома нетбук для сёрфинга? Дома ему компьютер не нужен (у меня есть такие знакомые). Или колмпьютер слабоват, или нет специализироыанного софта? Или в офисе мак, а дома вин?

Давайте неподготовленного дизайнера пересадим из Sketch'а в Figma?

Программиста из настроенной IDE в блокнот?

Проектировщика из Axure/Figma в Pencil?

Зачем календари всем? Контроль сроков лежит на менеджере проекта, каждая задача контролируется в управлении проектом (Redmine, Jira). У каждого сотрудника своя задача и отчёт о верхнему звену.

Статьи для руководителей КОРПОРАЦИЙ, которые могут себе позволить купить сотрудникам ноутбуки (не за 40 тысяч, а по 60 минимум), роутеры и ПО, а так же оплатить второго провайдера (+ время завести его в квартиру). А так же потратить уйму времени на настройку рабочего места каждого сотрудника (бедолага системный администратор).

Да, руководитель обязан обеспеить сотруднику рабоее место, если отправляет его на удалёнку. Но руководство не сможет купить на время удалённой работы ASUS Rog (на котором можно более-менее комфортно работать и проектировщику, и с натяжкой дизайнеру, и с натяжкой программисту) каждому сотруднику и обеспечить софтом (+ ключи). Я не говорю уже о гарнитурах типа Sennheiser, оборудовании Zyxel и Mikrotik, бесперебойниках и прочем. После карантина куда это девать? Продавать за полцены? Это начало разорения компании и неумное управление финансами.

Удалённая работа

Находясь дома никто не обязан сиюминутно принимать видеозвонки. Это личное пространство. И по этому пункту дома я лишь обязан быть на связи и выполнить запланированные задачи. На удалёнке выполняются только задачи и никто не обязан сидеть с 9 до 6 привязанным, тем более работать по системе учёта времени (это уже другой тип работы).

Итог: на удалённой работе важен результат команды, а не соблюдение бюрократии.

Ну и из советов:
Задачи и проекты —  Redmine, Jira, Trello (почему бы нет)
Общение — Telegram, WhatsApp, Skype. Slack не для всех!
Хранение кода — Git и аналоги
Дизайн-макеты — Figma (если дизайнер до сих пор сидит в PS, это его проблемы, но есть Adobe cloud).
Маркетолог и менеджер клиентов — телефон и CRM.
Хранение каких-либо данных — облака (только не надо про конфиденциальность, вы же пользуетесь Битрикс).

И важный такой момент.

Есть удалённая работа, а есть дистанционная работа. Вы ошиблись термином. Большой эпик фейл, так сказать...

О себе: 
опыт работы на удалёнке и организация удалённой и дистанционной работы более 15 лет. Организация труда штата из 25 человек на удалёнке.

Ответить
4

Опыт - это испробовать многое и выбрать лучшее. И да, 25 человек - это, конечно, не мало.  Но вот реальные кейсы: 1-3 дня, не ИТ компания, система управления и коммуникаций не в ИТ среде, и персонала >200. Какая уж тут Redmine и Jira. А бухгалтерские, HR и т.п. службы! В них редко молодые, мобильные, динамичные сотрудники с широким, надежным каналом и хорошим железом дома. И документационное обеспечение процесса выполнить необходимо грамотно. Вот тут уже тонкости. А для айтишников ваши инструменты вполне.

Ответить
0

Вероятно, Вам потребуется потратить еще какое-то количество времени в комментариях, чтобы отвечать нормальным людям тем, что перемешалось у Вас в голове.
ASUS ROG разрабам - это сделало мой день:)
Пожалуйста, держите свой горелый стул при себе

Ответить
4

Разрабы разрабам рознь. Есть и такие которым даже "рога" недостаточно. Тут под задачи. И на дом такое оборудование тоже передавать не стоит. Надежный шустрый канал до рабочего места, VPN, и система постановки  контроля задач.  

Ответить
2

Предлагаю добавить ещё к списку Ferrari)

Ответить
0

Есть ведь не только разработчики, статья более-менее универсальна для всех!

Ответить
0

Стас, что ты наделал! Разработчики теперь требуют от меня Asus Rog(((

Ответить
1

Хорошая статья, спасибо!

Ответить
0

Уже дефицит ноутбуков на складах((

Ответить
2

Это ожидаемо. Остатки по наиболее интересным позициям должны сокращаться.

Ответить
0

У Никс как-то дифицита нет. Доставляют они куда угодно.

Ответить
1

В Никсе пока действительно все ОК. Ну, разве что, цены немного изменились. 

Ответить
0

с утра читал на РБК, упоминались Lenovo и HP

Ответить
0

Увидел актуальные проблемы.

Знакомая работает по удалёнке, сразу всплывают минусы подхода "кривой постановки задач". Руководителю направления по сайтам приходят задания от глав других подразделений, а он даже не трудится привести их в нормальный вид и кидает "как есть". В итоге интерпретация что и как ложится на рядовых исполнителей. Как следствие - возникают переделки, недовольства и повышается общий уровень стресса.

Задачи летят как в трелло, так и по почте и в слаке. Одновременно и разные. Возникает хаос.

И это не мелкий ИП Иванов а гигант с деньгами. Но там королевство кривых зеркал целом.

Ответить
1

Денис, согласен. Не раз сталкивались с таким. Причина - хаос. Рецепт - систематизация, правила, контроль. Не согласных - на улицу. Не согласных, и тех кого "на улицу" нельзя - "на кол". Иначе стрессует весь коллектив. Теряет-то вся компания. А когда еще и контекст, внешняя среда не спокойна, то только системность и выручает.
Постановка задач по ДИСКО/SMART встроенная в корпоративную информационную среду  с возможностями коммуникаций и контроля. И все это в корп. культуру встроить . 

Ответить
1

Ну причина тут на мой взгляд не в хаосе, просто некоторым людям запутанность выгодна. Иногда возникает ситуация когда руководитель абсолютно неважно какого звена начинает строить государство в государстве. Системность их враг, так как сразу видно кто палки в колёса вставляет. Они обычно ссут начальству в уши что если будет внедрять то всё посыпется, а какже "личное общение, ведь не всё можно внятно описать", а какже "он там сразу за сериалы" а какже "ещё тысяча причин". Ссут в уши потому что сами первые полетят из фирмы как вскроется что у них там ну слишком бурная имитация деятельности, распил денег и прочее.

Это всё наша капиталистическая природа. Выгодно работать и получать деньги, а не работать и получать ещё выгоднее. А ещё можно своим положением эксплуатировать рабочий класс как удобно, и карать неугодных жалобами наверх. В моём примере, некоторые на работе под прикрытием хаоса делают вообще не рабочие задачи а сторонние проекты мелкого начальства. И как-то так удивительно, но это более мелкое начальство инициирует процесс "ликвидации удалёнщиков", потому что там же писать надо а всё фиксируется) они идут и говорят ребят вот там они сидят хз что делают, давайте у нас набирать, даже в 2 раза больше им платить будем. есть наверное и другие причины но я так глубоко не лез

И когда вы приходите к руководителю крупной конторы, есть вероятность что против вас стоит несколько его замов которые наладили процесс распила и эксплуатации. Я думаю такой момент можно как-то внятно оформить и включить в мысли. Я подобные вещи лицезрел. Больше одного раза.

Ответить
0

Зачёт, спасибо!.

Ответить

Прямой эфир