Как мы перевели всю компанию на удалёнку. Советы на будущее

Когда грянул коронавирус, и стало понятно, что ситуация серьёзная, вся компания Arenadata в полном составе и в кратчайшие сроки перешла на удалённую работу. Делимся опытом: возможно, после того, как Covid-19 перестанет сотрясать мир, наши советы окажутся вам полезны. Особенно, если ваша компания из ИТ.

Поскольку Arenadata by design распределённая компания, у нас уже давно были эффективно отработаны методики и инструменты удалённой работы. Поэтому мы воспользовались превентивными мерами в целях заботы о здоровье сотрудников: за неделю до того, как большинство компаний начало переходить на удалённую работу, стали работать из дома. Первыми на этот формат перешли подразделения технической поддержки и разработки. За тестовую неделю нам стало понятно, что решение о дистанционной организации труда было принято верно, поэтому на удалённую работу перешли и все остальные сотрудники Arenadata.

А теперь давайте рассмотрим подробнее, как проходил процесс по подразделениям, кому организация работы из дома далась проще, а кого, при первой же возможности, мы постараемся вернуть в офис.

Arenadata, как передовая ИТ-компания, всегда была лояльна к дистанционной работе. Этому способствовал как гибкий график — кто-то может начать рабочий день в 9 утра, кто-то приехать в офис к полудню, а кто-то и вовсе день-два в неделю трудиться из дома, так и наличие сотрудников, работающих удалённо из регионов, расположенных в разных часовых поясах.

Например, в компании существует практика тестового задания, которое получает специалист в рамках прохождения собеседования. Помимо оценки качества его исполнения, внимание уделяется и тому, насколько самостоятельно соискатель его выполняет, как много и какие вопросы задаёт.

После успешного прохождения собеседования начинается процесс адаптации, который построен таким образом, что сотруднику не требуется постоянного присутствия в офисе. Так, даже команда может познакомиться с новым коллегой удалённо: в этом помогает мини-интервью, которое мы обязательно проводим с каждым пришедшим в Arenadata человеком. Кроме того, на протяжении испытательного срока новый сотрудник, его руководитель и HR-менеджер участвуют в ежемесячных чекапах. В их рамках анализируется, на каком этапе находятся поставленные задачи, успешно ли они выполняются, возникают ли какие-то трудности. Комфортной адаптации способствует и то, что у каждого нового сотрудника есть чёткий список заданий на испытательный срок, а также понимание, как его будут оценивать.

Общение один на один с руководителем продолжается и на протяжении всей работы в компании. Даже если человек работает удалённо, он регулярно созванивается с лидером своей команды для снятия каких-то рисков, понимания приоритетных задач, обсуждение около рабочих вопросов.

Также мы стараемся сохранять командный дух с помощью нерабочих коммуникаций:

Разработка продуктов Arenadata изначально при создании компании подразумевала возможность удалённой работы. В целом специфику такого подхода можно разделить на несколько факторов:

Отметим, что для удалённой работы системы разработки должны быть максимально автоматизированы. Поэтому CI/CD-система в этом случае носит критичный характер. Плюс потребуется единая система управления исходным кодом, желательно, чтобы она была облачной. Например, мы используем GitHub, поэтому каждый наш сотрудник из любой точки мира может писать код и отправлять его в GitHub. В целом, любая современная ИТ-компания легко переходит на удалёную работу.

Техподдержка Arenadata и раньше частично функционировала удалённо. Это касалось дежурной смены, работающей по установленному графику. Она взаимодействует с клиентами через специальную систему, в которой те круглосуточно размещают свои обращения. Вторая линия поддержки, постоянно работавшая в офисе, перешла на дистанционный формат.

Раньше специалисты техподдержки собирались для формирования еженедельного статуса по работе над обращениями, а вся остальная коммуникация происходила или очно в офисе, или в корпоративном мессенджере, или по видеосвязи. В рамках удалённой работы такие обсуждения стали ежедневными для поддержания единого информационного пространства в режиме физической изолированности друг от друга. Кроме того, происходит операционный созвон по критическим ситуациям. Аналогично оперативно сотрудники общаются с заказчиками.

Обычно считается, что менеджер по продажам должен быть в поле, проводя свой день не в офисе, а на встречах с потенциальными и действующим клиентами. Однако наши сотрудники отдела продаж перестроились на удалённую работу молниеносно, и она не сказалась на их эффективности.

Если говорить про общение с потенциальными клиентами, то тут всё зависит не от фактических неудобств, а от стереотипов. Например, некоторые люди уверены, что нужно обязательно встретиться очно, чтобы друг на друга посмотреть. Но это вопрос времени: когда-то пугал телефон, теперь опасения вызывают онлайн-встречи.

Продакт-менеджеры продолжают активно работать с клиентами: ведь именно они являются связующим звеном между заказчиками и разработкой. Задачи эти специалисты получают либо от техподдержки, либо по итогам личного общения с клиентами, которое стало вестись удалённо.

Сотрудники отдела маркетинга без проблем перешли на удалённый формат работы. Поддерживая постоянную коммуникацию в корпоративном мессенджере, они создали доску на сервисе Trello, которая помогает отслеживать статус выполняемых задач. Если нужна информация от коллег из других отделов, маркетологи и пиарщики связываются с ними посредством аудио- или видеоконференций.

Заботясь как о здоровье собственных сотрудников, так и о клиентах, мы перевели обучение по нашим продуктам на дистанционный формат. В программе ничего не изменилось: сохранилось общение с преподавателем, проведение лабораторных работ, прохождение финального экзамена. Слушатели получают знания в полном объёме, но могут сделать это в удалённом режиме с рабочего или домашнего компьютера.

Единственным отделом в нашей компании, который столкнулся со значительными неудобствами при переходе на удалённую работу, оказался финансовый департамент. Причинами стала завязка сотрудников на бэк-офис и большое количество первичных документов, проходящих через них.

В рамках нашей компании пришлось построить сложную цепочку аккумуляции и передачи документов лицам, имеющим право подписи. Но всё равно не удалось полностью перевести сотрудников финансового отдела на удалённую работу: им приходится по очереди приезжать в офис, чтобы получить нужные документы и организовать их дальнейшее включение в процесс.

Мы подготовили несколько советов для компаний, которые в перспективе хотели бы перевести всю или часть работы на удалённый формат.