Коммуникация в компании: как управлять эффективностью бизнеса через общение сотрудников
Общение между сотрудниками очень сильно влияет на эффективность бизнеса. Грамотно налаженная коммуникация помогает компании тратить меньше времени и ресурсов, и избегать конфликтов.
Мы рассмотрим основные проблемы в общении на всех уровнях между начальством, сотрудниками и отделами, а также способы их решения.
Проблемы в коммуникации между начальством и подчиненными
Неясные цели и размытые поручения
Пример: команда маркетологов получает от руководителя запрос на креатив для нового продукта без точного описания целевой аудитории. В результате команда делает креатив, который не попадает, бюджет слит, а продаж нет.
Решение — ставить четкое техническое задаче или четко формулировать ваше поручение. Если команда видит, что руководитель дает задание с неясными сроками, целями и тд., ей нужно сказать об этом.
Также полезно будет всем вместе обсудить, как эффективнее для всех ставить ТЗ, что ожидает от него команда: описание задачи, четких сроков, бюджетов и др.
Недостаток обратной связи
Пример: сотрудник часто перевыполняет рабочий план, но не получает вознаграждение за свою работу. Происходит это из-за того, что его менеджер или руководитель не проводит периодических встреч и не обсуждает результаты работы.
Решение довольно очевидное: проводить регулярные разборы эффективности с сотрудниками. Это не обязательно делать каждую неделю, но хотя бы раз в месяц делать точно стоит.
Формат может быть любой: очный разговор, созвон в Zoom, письменный отчёт формата что понравилось/что не понравилось и тд. Обсудите это с сотрудником, а также то, какая именно обратная связь будет на встрече. Например, будете обговаривать только невыполненные задачи, или сделаете общий обзор удачных и неудачных моментов.
Если в компании есть система управления бизнесом, это сделать довольно просто: нужно создать повторяющуюся задачу или событие в календаре, назначить день и время. Если её нет, то это может не сработать: после первой встречи менеджер забудет поставить новую, а сотрудник может забыть напомнить и цель снова не достигнута.
Для автоматизации таких задач хорошо подходит Квант — это система управления бизнесом, которая гибко подстраивается под любой бизнес. Не пропустить напоминание о предстоящей встрече поможет коммуникатор — специальный человек, который следит за выполнением задач. Он позвонит и напишет сотруднику и напомнит о запланированной встрече.
Не советоваться с мнением сотрудников и не объяснять свои действия
Пример: руководство решает внедрить новый сервис для отслеживания задач, но не показывает сотрудникам, как им пользоваться. В результате, сотрудники рабочее время на освоение программы, выполняют меньше прямых задач, процессы тормозятся.
В такой ситуации необходима адаптация сотрудников. Здесь может помочь серия мастер-классов, где им покажут как пользоваться новым сервисом. Также могут сработать видео-инструкции и регламенты.
В Квант можно создавать регламенты к каждому рабочему процессу, прикреплять фото и видео, чтобы создать полноценный обучающий курс для сотрудника. Это делает процесс адаптации более легким и эффективным — у нашего клиента Николая обучение новичков в компании стало занимать в 2-3 раза меньше времени, чем до этого. Почитать его историю можно в этой статье.
Что еще может помочь настроить коммуникацию в вашей компани:
- Регулярные собрания: руководство должно регулярно получать обратную связь от всех сотрудников хотя бы раз в месяц.
- Понятные правила коммуникации: лучше как можно подробнее прописать все моменты, которые важны для вашей компании. Например, не писать по рабочим задачам позднее 6 вечера или вести переписку только по почте.
Проблемы в коммуникации между отделами
Изолированность каждого отдела и отсутствие раннего планирования
Пример: отдел маркетинга компании планирует внедрить в продукт новую функцию к новогодним праздникам, но не консультируются с командой разработки. В результате выясняется, что внедрить функцию в задуманном виде нельзя технически, проект приходится переделывать заново, сроки срываются и компания не зарабатывает на новогодних праздниках столько, сколько могла бы.
Решить эту проблему могла бы коммуникация между отделами на раннем этапе разработки новой функции. Также будут полезны регулярные общие собрания всех отделов, где разные команды будут рассказывать о том, чем они сейчас занимаются и смогут ответить на вопросы. Это повысит общую осведомленность всех отделов о делах коллег.
Конфликт целей и приоритетов
Пример: отдел продаж хочет быстро нарастить продажи, для этого он хочет сократить время проверки качества товара. Отдел контроля наоборот, хочет сделать так, чтобы контроль велся еще более тщательно. Это поможет снизить объем брака, и за это отдел получит премию. В итоге в переговорах между отделами постоянно возникают конфликты, ведь цели у них разные. Эти конфликты приходится тушить руководителю.
Здесь может помочь унификация целей и подходов к работе с продуктом у всех отделов. Для этого хорошо подходит миссия компании — с ней у всех отделов будет общее представление о целях компании, принципах работы и ориентирах.
Когда у сотрудников есть большая цель, они чаще добиваются значительных результатов — почитайте историю о том, как после внедрения миссии компании у нашего клиента повысилась выручка на 20%, а сотрудники самостоятельно запустили новое бизнес-направление.
Слишком много регламентов и избыточная иерархичность
Пример: рядовые сотрудники по регламенту не могут обратиться к руководителю компании или руководителю другого отдела — это нужно делать только через руководителя своего отдела. Если вдруг понадобится что-то быстро решить с коллегами из другого отдела, а руководитель сейчас недоступен, это может затормозить процессы и сорвать планы
Регламенты — это необходимая и полезная часть работы компании. Но в них лучше всегда оставлять место для маневра.
Например, правило о том, что все общение идет через руководителя можно смягчить или убрать совсем. Сотрудники и так в большинстве случаев будут писать своему руководителю в первую очередь. Но хорошо, если у них будет возможность при необходимости написать любому коллеге из любого отдела.
Для этого можно составить регламенты так, чтобы в них были все возможные ситуации и методы их решения — в том числе возможность писать коллегам из других отделов напрямую в определенных ситуациях.
Слишком много секретов
Пример: часто бывает так, что финансовый отдел держит важную информацию о финансах в секрете. В целом это полезно, но когда секретов становится слишком много, то отделы с трудом могут рассчитать необходимые для проектов бюджеты самостоятельно, или обосновать то или иное решение, если им не с чем сравнить. Как итог все идет через бухгалтерию, она захлебывается в задачах — у компании падает прибыль.
Конечно, не всем сотрудникам нужно знать всю финансовую информацию, или другие важные данные — это может быть просто лишним. А если дело заходит о финансах — то еще и вредным, например, когда одни отделы завидуют зарплате других. Здесь поможет регулярный мониторинг обратной связи от отделов, какой информации им сейчас не достает, чтобы корректировать уровень доступа к секретам компании.
Также поможет единая база данных, где будет собрана большая часть полезной информации по разным отделам. Ведь часто “секретность” информации объясняется тем, что о ней просто нигде не написано, а коллегам она может пригодится — например, при принятии решения о покупке дополнительного оборудования.
Для этого в Квант есть специальный разделы Регламенты и Бизнес-процессы: с их помощью у вас будет готовая база знаний по всем процессам и отделам. Каждый сотрудник сможет при необходимости найти то, что нужно, не тратя на это время менеджеров и владельца бизнеса. К примеру: в бизнес-процессах сотрудники могут посмотреть какими задачами занимается соседний отдел и к кому конкретно можно подойти с вопросом по проекту.
Еще несколько советов как улучшить взаимодействие отделов:
- Межведомственные команды: периодически собирайте команды из сотрудников всех отделов для решения сложных проектов или анализа и планирования. Это улучшит результаты и координацию между отделами.
- Общие собрания: запланируйте регулярные собрания всей компании, где разные отделы будут рассказывать о своей работе и отвечать на вопросы коллег.
Проблемы в общении между сотрудниками
Нет понятных правил общения на работе
Пример: маркетолог приходит к дизайнеру описывает ему идею нового проекта голосовым сообщением. Дизайнеру в работе над проектом приходится переслушивать сообщение по нескольку раз, чтобы запомнить детали, потом переписать его от руки — на это уходит время и теряется продуктивность.
Это один из примеров мелочей, которые очень влияют на общение между сотрудниками, а часто возникают и другие вопросы:
- Обращаться на Ты или на Вы к коллеге?
- До которого часа можно отправлять рабочие сообщения?
- Можно ли беспокоить человека в отпуске рабочими задачами?
Чем больше нюансов вы обговорите с коллегами и зафиксируете как правило, тем меньше проблем в общении у них будет.
Слишком много каналов коммуникации
Пример: общение с руководителями идет через почту, общение с коллегами — через телеграм, а еще есть Whatsapp для общения с некоторыми подрядчиками. Из-за способов коммуникации многие задачи теряются и многое забывается.
Здесь может помочь унификация способов общения в компании. Естественно, вряд-ли получится все свести к одному инструменту: тот же Whatsapp или Телеграм действительно часто нужны для общения с внешними подрядчиками. Но интегрировать его во внутренний мессенджер компании будет очень полезно, так как в одном месте у вас будет вся коммуникация по проекту.
Таким образом на одной панели управления у вас будут все каналы коммуникации и вся информация по проекту. А с помощью автоматизации у вас будет уходить гораздо меньше времени на управление вашим бизнесом.
Слишком формальное или неформальное общение
Пример: отчеты о проделанной работе принято посылать только в письменно виде на почту каждый день в 18:00. Сотрудникам приходится тратить время на заполнение ненужных бумаг, а ведь можно было бы просто писать руководителю в мессенджере, или отметить задачу в задачнике. Другая крайность — вести всю официальную переписку через мессенджер.
Для решения этой проблемы понадобится сбалансированный подход и четкие правила коммуникации — не слишком много отчетности в понятной и простой форме. Например, без электронной почты будет сложно обойтись, особенно что касается важных документов, но какие-то простые вещи можно делать через мессенджер. Например, посылать официальные отчеты за месяц можно по электронной почте, а список выполненных за день задач — через мессенджер напрямую руководителю.
В Квант можно видеть всю аналитику по задачам для каждого сотрудника, и отслеживать кто как работает без лишней отчетности — в карточке задачи видны все этапы работы и результат.
Например, если сотруднику поставили задачу написать отчет до 18:00, то вечером в карточке задачи будет вложенный файл с готовым отчетом и сообщение от сотрудника.
Еще немного о том, как улучшить коммуникацию между сотрудниками
- Повысить прозрачность компании: чем более открыто принято обсуждать что-либо в вашей компании, тем более приятная атмосфера будет в коллективе. Людям будет приятнее работать у вас, ведь они будут знать, что коллеги ничего не утаивают, а любую проблему можно обсудить и решить. Плюс, это уменьшит количество слухов и сплетен.
- Давать сотрудникам общаться неформально: корпоративы, неформальные встречи и даже чаты-флудилки хорошо помогают сплачивать коллектив и давать людям ощущение безопасности и приятного неформального общения.
Избавившись от этих проблем в общении между руководителем, отделами и сотрудниками, вы заметите, как продуктивность бизнеса будет расти, а вы будете тратить меньше времени на решение конфликтов и проблем. Это даст вам энергию для личного роста и роста вашего бизнеса.
Если вам нравятся темы эффективности бизнеса, подписывайтесь на наши соцсети — там много такого контента.
Канал Дмитрия Калашникова → сооснователь бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд, создатель системы. Он постоянно учится, находит новые инструменты управления и делится успешным опытом управления.
Канал Кванта → канал компании, где они делятся кейсами предпринимателей, у которых реально получилось упростить свой бизнес и избавиться от рутины. Если тоже так хотите — подпишитесь и сфокусируйтесь на управлении.
Добрый день.
Не увидел раскрытия идеи о шликом большом количестве регламентов. Слишком много - это сколько?
Есть ли конкретно ерекомендуемое количество сколько их должно быть? Или есть показатель, от которого это можно посчитать?
Добрый день.
Единого рецепта нет - нужно смотреть, какой у вас бизнес, сколько сотрудников и тд. У всех компаний, на наш взгляд, должна быть функциональная схема, где прописаны все процессы в общем. Затем логично будет добавить по регламенту на каждый процесс. Может и больше, тут на ваше усмотрение)
Про отчеты согласна, почти всегда проще все написать в мессенджере, чем разводить бюрократию
Согласны с вами) хотя есть отчеты, которые лучше сдавать в письменном виде, например, за месяц или квартал
Вечер добрый!
Поделюсь свои опытом работы с подобной системой управления в автохолдинге КЛЮЧАВТО. Как показывает опыт - руководитель, как правило не понимает предела в количестве наваленных задач и регламентов для подчиненных. Мы погрязли в писании/отписках/нажимании кнопок и прочих действиях для поддержания жизни этой бюрократии, и забывали выполнять основной функционал, либо делали это не в рабочее время. Вообщем, мой посыл - разумность и умеренность, такие внедрения должны реально работать, а не быть для галочки.
Добрый день! Согласны, во всем долна быть мера, и любые процессы должны помогать компании