Как организовать удаленную работу сотрудников и управлять процессами
По данным ВЦИОМ, около 25% россиян трудоспособного возраста пробовали организовать удаленную работу для себя или своих сотрудников. Интересно, что в группу «удаленщиков» входят не только жители крупных городов, но и население сельской местности.
Одно из главных преимуществ онлайн-формата для работодателей — возможность найти узких специалистов и укомплектовать штат сотрудников вне зависимости от того, где расположен офис. Для эффективной совместной работы потребуется только организовать и настроить «удаленку» в компании.
Преимущества удаленной работы
Преимущества для бизнеса
В офисе легче контролировать работу и производительность каждого сотрудника, следить за дисциплиной и прогрессом в проектах. Но и в удаленной работе есть немало преимуществ:
- Расширение кадрового потенциала. Например, если в вашем городе нет хороших программистов или финансистов, вы можете найти сотрудников на удаленке в любом другом регионе России и даже мира. Талантливые специалисты — это важный фактор развития любого бизнеса.
- Сокращение расходов. Работодатель экономит на создании и обслуживании рабочих мест, аренде офисных помещений, оплате клининга. Также сокращаются расходы на коммунальные услуги и электроэнергию. Дополнительно придется платить только за установку программного обеспечения, но эти затраты в несколько раз ниже, чем содержание офиса.
- Гибкий график. Большинство руководителей и сотрудников компаний, переведенных на удаленку, не привязаны к стандартному режиму работы 5х2. При дистанционной работе больше возможностей выделить время на домашние дела, решение личных вопросов. Главное, чтобы сотрудник при этом полностью справлялся с поставленными задачами, а днем он это делает или вечером, и где именно он находится — это второстепенный фактор.
По данным «БКС Экспресс», 51 % руководителей компаний считают формат удаленной работы эффективным, противоположную точку зрения имеют 31 %.
Плюсы удаленки для сотрудников
Дистанционная работа из дома имеет следующие преимущества для сотрудников:
- Меньше стресса. При дистанционной работе сокращаются контакты человека с другими сотрудниками компании. Уменьшается число конфликтов, споров, стрессовых ситуаций.
- Экономия времени. Можно работать из дома — не нужно тратить время на дорогу в офис и обратно. Экономия времени особенно заметна в крупных городах.
- Гибкий график. Сотрудник может варьировать свой рабочий график в определенных пределах. Возможность работать дома позволяет заранее распределить время на выполнение задач и свои личные дела.
Удаленный формат работы подходит людям с высоким уровнем самодисциплины, ответственности, самоконтроля. Продуктивность таких сотрудников возрастает при переходе на дистанционную работу.
Как эффективно организовать рабочие процессы для удаленного сотрудника
На этапе организации дистанционной работы руководителю необходимо подобрать удобные сервисы и программы, выстроить рабочие процессы и составить свод правил для всех сотрудников.
Инструменты для организации удаленной работы
ИТ-сервисы и программы помогают руководителю наладить контроль бизнес-процессов в компании, а сотрудникам — видеть и выполнять поставленные задачи. Рассмотрим основные инструменты, необходимые для управления командой.
Таск-трекер
Программа необходима, чтобы ставить задачи и контролировать их выполнение. Во многих компаниях для этого используются доски «Канбан»: Kaiten, Trello. В едином рабочем пространстве создаются задачи и подзадачи для сотрудников, есть возможность ставить метки приоритета, писать комментарии. Для организации удаленки также подходят трекеры Todoist, Weeek, GanttPRO.
Важно, чтобы основная программа имела мобильную версию или приложение для установки на устройства сотрудников. Это даст возможность удаленщикам вовремя реагировать на комментарии и сообщения, соблюдать сроки работы, даже если они находятся далеко от компьютера.
Корпоративный мессенджер
Сервис необходим для быстрой коммуникации между сотрудниками — это важный фактор успешной работы. Мессенджер должен быть удобнее, чем электронная почта, и более узконаправленным.
Обычные приложения типа Telegram для этого не подойдут. Можно использовать VK Teams, Compass, Express, Tada Team, «Яндекс Мессенджер». В корпоративном канале сотрудник не будет отвлекаться на просмотр новостей или личную переписку.
Программы для работы с базой данных
Операторам call-центра, сотрудникам отдела продаж нужен доступ к общей базе данных клиентов. Для этого используются защищенные корпоративные программы: Amazon Relational Database Service (RDS), Microsoft Access, LibreOffice Base. Серверная часть ПО с информацией о клиентах устанавливается на центральный компьютер компании, а клиентские части, с помощью которых можно войти в базу, загружаются на ПК операторов.
В зависимости от специфики бизнеса могут потребоваться и другие программы. Полный список продумывается на этапе организации удаленной работы, чтобы можно было сразу рассказывать соискателям о системных требованиях к ПК.
Как повысить продуктивность удаленной работы команды
Необходимо закрепить в правилах компании, что общение между сотрудниками происходит только по согласованным каналам связи. В качестве основного канала обычно используется таск-трекер — исполнители ведут диалог и работают над задачами в комментариях.
Запасной канал связи нужен для экстренных случаев, например, когда пропадает доступ к корпоративной канбан-доске. Можно использовать телефонные номера сотрудников и привычные мессенджеры.
Как контролировать и управлять сотрудниками удаленно
В компаниях используются разные системы контроля. Лучший вариант — настройка CRM со всеми необходимыми инструментами: от электронного документооборота до аналитики. Сервисы можно менять, перенастраивать, чтобы найти наиболее удобную конфигурацию. Рассмотрим несколько приемов для удобного контроля и управления удаленной командой.
Разделение чатов
Чтобы общение в мессенджере не превратилось в болталку, а искать информацию в беседе было проще и быстрее, необходимо разделить каналы. Для каждого направления или процесса в компании создается отдельный чат. Такая практика показала хорошие результаты в моей компании Инжетерре. Например, разделение каналов позволило значительно сократить на 80 % время на поиск нужной информации и улучшило прозрачность процессов. Команды стали более сосредоточенными на своих задачах, что привело к увеличению производительности и сокращению количества ошибок. Более того, повысилась оперативность решения вопросов, так как каждый участник точно знает, где искать информацию и кому задавать вопросы.
Удобно, если программа позволяет обсуждать конкретную задачу в комментариях и не отвлекать всю команду сообщениями. Руководитель при этом получает возможность отслеживать действия сотрудников по каждому направлению и по проекту в целом. Возможность разделить чаты есть, например, в программе «Труконф», «МТС Линк Чаты», Compass.
Сервис учета рабочего времени
Для контроля работы сотрудников используются специальные тайм-трекеры: Kickidler, «Инсайдер», IimeDoctor. Программа устанавливается на компьютер и контролирует действия пользователя. Если сотрудник отлучился с рабочего места, счетчик останавливается автоматически через некоторое время после прекращения активности.
Некоторые CRM предлагаются с уже встроенным таймером. Сотрудник утром включает компьютер, запускает трекер, а после окончания работы останавливает его.
Чат check-in
Беседа используется для контроля рабочего времени. Каждый сотрудник присылает утром свое фото за работой и сообщает, когда уходит из-за компьютера. В отличие от программ контроля рабочего времени такой чат не создает лишнего напряжения и не нервирует персонал.
Планирование нагрузки
Управление удаленной командой будет более эффективным, если каждый сотрудник будет знать свои задачи на текущий день. Планированием может заниматься специально выделенный для этого менеджер, или работник может сам корректировать список в виртуальном планере: Getting Things Done, Tweek Calendar, канбан-доска.
В конце дня сотрудники смогут подводить итоги, делиться отчетом о проделанной работе — что сделано и в каком объеме.
Наполнение собственной базы знаний
База знаний полезна и новичкам, и опытным сотрудникам: они смогут освежать в памяти информацию за считаные минуты и быть в курсе всех новостей компании. Агрегатор может представлять собой сборник файлов, статей, рекомендаций, скриптов. В базу также загружаются документы, вебинары, полезные лекции. Информацию лучше структурировать по темам или направлениям.
Примеры успешных компаний с удаленной работой сотрудников
Компания «МТС» в сентябре 2023 года запустила программу дистанционного трудоустройства «МТС Hello». Сервис позволяет новым сотрудникам проходить собеседование и оформляться на работу в полностью удаленном режиме без визита в офис. Большинство операторов call-центра, специалисты по продажам услуг работают в компании дистанционно. От сотрудника требуется только компьютер с гарнитурой и надежное подключение к интернету.
В компании «Яндекс» часть рабочих мест также действуют в удаленном формате. На дому работают асессоры, модераторы, специалисты службы поддержки, копирайтеры, разработчики.
Сотрудники для удаленной работы требуются в «Майл.ру», «ВКонтакте» и других онлайн-сервисах. Если компания представлена в цифровой среде, часть специалистов там обязательно трудится дистанционно. Вакансии на удаленку в этой сфере есть всегда. Однако соискатель должен иметь техническую возможность работать удаленно, а работодатель предоставит для этого необходимое программное обеспечение.
Организовать работу сотрудников в удаленном формате — непростая задача для руководителя. Но она вполне осуществима, если подобрать удобное ПО, использовать современные сервисы для коммуникаций и выстроить четкую систему контроля. Сервисы CRM помогут организовать и контролировать удаленную команду, а также обеспечить высокую продуктивность.