Пора сократить офисные метры

После трёхмесячной самоизоляции и массовых переходов на удаленку компании выяснили, что всем нужен хороший интернет и не всем — офис. Давайте разбираться, как снизить расходы на аренду, чтобы в новых условиях остаться на плаву.
Мнением делится Татьяна Соколова, сооснователь сети офисных центров «Деловой» и платформы по поиску офисов Place for work.

До карантина некоторые компании снимали большие офисные помещения. После перехода на удаленную работу многие поняли, что работать так даже удобнее, и что в Zoom можно проводить не только онлайн вечеринки, но и видеоконференции.

Возникает вопрос: зачем снимать большой офис, если можно и дальше продолжать эффективно работать из дома.

Все так, но большинству компаний все равно требуется место для встреч, переговоров, хранения документации, периодической работы кого-то из команды. Содержать ради этого большое помещение, которое будет простаивать полупустым абсурдно. Выход — снять небольшой сервисный офис с системой «все включено».

Что он из себя представляет? Это компактный (на 2-6 сотрудников) полностью оборудованный офис с мебелью и интернетом. Продолжаете работать в удобном формате, не переживая за клининг, ресепшн, хозяйственные и технические вопросы. Звонки и корреспонденцию принимает секретарь.

Удобно, потому что не нужно все время проводить на рабочем месте. В некоторых небольших европейских компаниях ещё до коронавируса было популярно работать несколько дней в неделю из дома. Можно составить график, кто и в какие дни работает в офисе, а кто дома. В результате сократите количество рабочих мест, не увольняя сотрудников.

Если любой даже маленький офис стал не по карману — попробуйте совсем от него отказаться. Выбирая между возможностью сохранить несколько рабочих мест и любимым, но в нынешних условиях непосильно дорогим офисом, хороший руководитель всегда выберет команду.

Если закон не позволяет оставаться без официального юридического адреса, можно арендовать виртуальный офис.

Большинство офисных центров уже давно предлагают такую услугу. Виртуальный офис — это почтовый и юридический адрес, городской телефонный номер и услуги секретаря по приему и передаче звонков и корреспонденции. Этот вариант — просто находка и для тех, кто только собирался снять физический офис для стартапа, но из-за кризиса усомнился, что потянет аренду.

Виртуальный офис в любой момент может стать реальным. Эту опцию предусматривают многие офисные центры.

Если потребуется провести встречу, совещание или подписать договор — воспользуйтесь переговорной комнатой. Как правило, виртуальные арендаторы получают хорошие скидки на ее аренду.

Кризисы — явление перманентное. Бояться не стоит, но лучше быть к ним готовым. Аренда, особенно у небольших начинающих компаний, даже в спокойные времена съедает приличный кусок доходов.

Выбирайте офисный центр с гибкими условиями: быстро расширить или сократить рабочие места, поменять виртуальный офис на реальный и наоборот. Офис — это просто точка на карте, сам по себе он не сделает вашу компанию успешной, поэтому вкладывайте не в ремонт в съемных помещениях, а в развитие. Не бойтесь быть мобильными. Не бойтесь переезжать, экспериментировать, менять формат работы. Ведь до самоизоляции многие компании с ужасом смотрели на перспективу удаленной работы. Но, попробовав, смогли оценить преимущества.

Самая очевидная экономия — транспорт. Личный или общественный — оба варианта съедают деньги. Вы покупаете проездные, заправляете бак и оплачиваете парковку в центре. Ещё дорога сильно отнимает время, и это самый ценный ресурс.

Другой пункт экономии — чашка кофе перед работой и обед в соседнем кафе. За месяц эти расходы выливаются в приличную сумму. Круто, если работодатель возмещает обеды, но это происходит не всегда.

И мы уверены, что сейчас самое время российским компаниям задуматься о сокращении метров и переводе части сотрудников на удаленку.