Почему удаленная работа станет спасением вашего бизнеса в турбулентные времена и как ее организовать

Никто не ожидал, что пандемия коронавируса так сильно повлияет на наш мир. Мы смотрели, как Китай справляется с болезнью и держали пальчики, чтобы вирус не добрался до нас. Оптимизм — это хорошо, но не всегда достаточно его одного.

Вот в марте прозвучали первые указания Президента о самоизоляции, а бизнес получил мощную оплеуху: работать в прежнем режиме нельзя, а платить зарплату сотрудникам нужно. Тогда-то предприниматели вспомнили загадочное слово “удаленка” и в ускоренном темпе принялись перекраивать работу на новый лад.

Здесь и начались первые серьезные проблемы: как перевести сотрудников на удаленную работу, контролировать выполнение задач и прежний уровень продуктивности. И если техническая сторона вопроса стала самым легким испытанием, то перечисленные вопросы серьезно попортили кровь руководящему составу многих компаний.

Можно ли эффективно работать на удаленке и как это устроить.

Во время пандемии наша компания оказалась в выгодном положении по сравнению с другими организациями — мы изначально начали работать удаленно, а 99% наших сотрудников никогда не сидели в офисе Делегатор24.

Какие есть явные преимущества удаленной работы для бизнеса:

• не надо тратиться на оборудование рабочего места сотрудника (в том случае, если вы изначально выбрали удаленный формат);
• не платите арендные платежи, которые съедают существенную часть доходов;
• текучесть кадров ниже, потому что вы сразу исключаете факторы, способствующие увольнению;
• платите за реальную работу, выполненные задачи, а не за “просиживание штанов”.

Есть плюсы и для сотрудников:

• более правильное питание и экономия на нем;
• отсутствие необходимости покупать одежду для работы;
• сохранение баланса между работой и семьей;
• не нужно полдня проводить в пробках;
• возможность зарабатывать много независимо от места проживания.

Организация удаленной работы сотрудников.

Наши советы подойдут для компаний офисного типа, когда для коммуникаций с коллегами и партнерами используется живое общение и электронная почта.

• Выбираем программу для отслеживания работы сотрудников и постановки задач.

В своей работе мы используем ПланФикс. В ней можно ставить задачи, контролировать их выполнение, общаться с клиентами и сотрудниками, планировать финансы, отслеживать заявки и вести базу учета клиентов.

• Выбор мессенджера для команды.

В Delegator24 мы выбрали основным средством общения Viber — он бесплатен, можно создавать неограниченное количество чатов, а в голосовании за самый удобный мессенджер, он занял первое место среди наших сотрудников.

• Сервис для совещаний.

Если корпоративного мессенджера недостаточно и вам нужны еженедельные созвоны, найдите доступный сервис для видеоконференций. Это может быть Skype (до 20 собеседников в конференции) или Zoom для компаний побольше.

• Облачные сервисы для хранения файлов.

Все файлы должны храниться в корпоративном облаке. Хорошо себя показывают в сервисы Google. Каждому файлу можно задать настройки доступа, что не дает потерять важные документы или, наоборот, ограничивает возможность редактирования информации.

• Кадровые вопросы.

Определите круг сотрудников, которые перейдут на удаленную работу. Также потребуется документально оформить работников, если подразумевается не временный, а постоянный перевод. Не забудьте выдать одинаковые доступы во все системы, чтобы не тратить на это ценное время.

Да, мы не можем предсказать, когда в самоизоляции не будет необходимости и карантин 2020 останется позади, но можно уже сейчас сохранить эффективность работы команды и начать следовать общим тенденциям, которые указывают на то, что удаленные работники никуда не денутся, и многим бизнесам необходимо адаптироваться, чтобы оставаться конкурентоспособными.