Covid-19 меняет офисы: подготовка к выходу сотрудников

Сейчас сотрудников постепенно возвращают в офис. Удаленная работа менее эффективна — к такому выводу пришли аналитики Bloomberg. В среднем рабочий день продлевается на 2 часа. Согласно исследованиям аналитического центра НАФИ, лишь 20% руководителей готовы в будущем перевести часть сотрудников на дистанционный режим.

И только 7% настроены на удаленную работу для всего персонала. Руководитель стартапа Connectome.ai Станислав Варич рассказал о том, каким будет «посткарантинное» рабочее пространство и почему модернизации избежать не удастся.

Ряд компаний предпочитает поэтапный выход из карантина — по отделам. Это снижает напряжение. Психологи убеждают: это снизит риск легких форм социальных фобий, которыми чреват посткарантинный период. За две недели адаптации тревожность снизится.

Безопасность сотрудников должна быть у руководства на первом месте. Когда мы открыли офис после самоизоляции, то сделали посещение добровольным. Сейчас вышли около 50% сотрудников.

В Сбербанке, к примеру, в центральный офис решили вернуть сначала 30% рядовых сотрудников и до 70% руководителей. В Росбанке и того меньше — не более 15%. Руководство Райффайзенбанка позволило каждой команде самостоятельно определять сроки возвращения в офис и формат работы.

Некоторые компании выбрали гибкий график. Пример — российский производитель EKF. Пока опасность заражения сохраняется, график сделали посменным: три дня в офисе, два — на удаленке. Очередность люди выбирают сами, но каждый рабочий день должен присутствовать хотя бы один человек из отдела.

Одна из новых обязанностей — обязательное тестирование работников на коронавирус. В указе Мэра Москвы сказано, что каждые 15 календарных дней тест должны сдавать минимум 10% сотрудников. Время, потраченное на процедуру, входит в рабочее.

Алгоритм действий для компаний:

• заключение договора с медцентром (перечень — на сайте Роспотребнадзора);
• список сотрудников направляют в медучреждение;
• врач назначает время;
• по возможности нужно организовать доставку сотрудников в клинику.

Например, в компании Upmarket.cc в офис смогут выйти только те сотрудники, у которых положительный результат на антитела. Остальных оставят дома, пока ситуация не стабилизируется. Но в офис все равно рвутся, особенно родители — не так-то просто совмещать работу с воспитанием ребенка.

Обеспечить безопасный путь в кабинет — еще одна задача. Ведь дверные ручки, кнопки лифта — рассадник бактерий. На обычной ручке двери — около 300 микробов. Неудивительно, что бесконтактные технологии входят в моду — например, системы распознавания лиц и датчики, реагирующие на движение и тепло.

Робот-турникет, например, появился в ФСО и аэропорту Норильска. «Умная» техника способна распознавать лица. Система Face-ID аналогична тем, что установлены в большинстве мобильных устройств. А как быть с лифтом? Компания Huawei придумала систему вызова через приложение. Этаж автоматически подсвечивается. Рассматривают вариант использования бумаги при нажатии — салфетку затем выбрасывают. Именно для этих целей в Китае в самом начале пандемии скупали туалетную бумагу.

Подобные технологии особенно актуальны на пищевых производствах, которые полномасштабно функционировали даже в пик пандемии. Например, на проходных заводов ГК Дамате в качестве дополнительной защиты установлен «умный рукомойник». На интерактивном экране системы есть видео-подсказки как правильно мыть руки, а компьютерное зрение позволяет контролировать процесс в соответствии с рекомендациями ВОЗ и стандартом en-1500. Система идентифицирует лица сотрудников, распознает действия и может управлять системой контроля доступа на объект.

Еще один пример — бесконтактное офисное здание в Эстонии (в Таллине). Не нужно касаться ни дверей, ни кнопок лифтов — они реагируют на смартфон. Система отслеживает даже температуру в офисном пространстве. «Умную» программу разработала технологическая компания Ninja Solutions. Футуристические новации — решение не бюджетное. Но есть варианты, доступные любому российскому офису.

Теперь в офисе должен «поселиться» градусник — еще одно требование Роспотребнадзора. Температуру измеряют перед тем, как допустить сотрудника на рабочее место, и минимум раз в 4 часа. Капризничать и отказываться можно, но руководство обязано уведомить Роспотребнадзор.

В Шанхае (Bank of Communications) решили вопрос просто — установили инфракрасный температурный экран. В Китае популярны и умные шлемы KC Wearable с тепловизором – точность прибора 96%. Температура измеряется на расстоянии до 2 метров.

Российские компании используют приложения, помогающие сотруднику отследить симптомы вируса. Работники Rambler Group и вовсе самостоятельно вносят данные в личный кабинет. Те, у кого температура выше 37,2, к работе не допускаются. Важно проконтролировать? Есть видеокамеры с двойной функцией: и видео снимают, и тепловизионную картинку. Еще проще — подобное устройство на базе обычного планшета. Температура превышает порог? Камера даст сигнал — турникет не откроется. Автоматически рассылаются сообщения руководителю, администратору или охране.

В тренде офисная приватность — никаких open space. В приоритете отдельные рабочие место, пластиковые перегородки, обозначенная дистанция. Роспотребнадзор неумолим: в пространстве до 50 кв. м. могут находиться до 5 человек, до 100 кв. м. — до 10 чел., до 200 кв. м. — до 25 чел. Свыше — не более 50-ти. Для пространства open space подойдет диагональная или шахматная посадка (расстояние 1,5-2 метра).

Вариант — офисная мебель с модульной конструкцией. Такие рабочие станции разбираются, а между столами устанавливаются прозрачные стойки. Визуальный контакт сохраняется, как и ощущение коллективной работы.

Есть и хороший способ снизить риски — от израильского профессора Рона Мило. «Стратегия 4 на 10» построена на подсчетах: с момента заражения до возможности стать переносчиком болезни проходит 3 дня. Поэтому безопасно работать вместе до 4-х дней, а затем делать десятидневный перерыв. Для бизнеса адаптация подхода — посменный труд по неделям.

Придется превратиться и в чистюль, ведь требований Роспотребнадзора — целый список. Среди них: маски на рабочих местах, перчатки при посещении мест общего пользования, обработка рук антисептиком, присутствие санитайзеров, уборка помещений каждые два часа. Соблюдать требования проще, чем кажется, да и базовые меры поддержки позволят сотрудникам чувствовать себя спокойнее. Меры действуют минимум до конца 2020 года.

В компании X5 Retail Group ввели новое правило — запретили делиться коллегам карандашами и другими канцелярскими предметами. А еще потребовали оставлять столы чистыми после работы, без лишних вещей. Это нужно на случай экстренной дезинфекции.

Среди других новых полезных привычек:

• сменная обувь;
  
• подсказки для правильного мытья рук;
• влажность от 40 до 60% в офисе;
• смена масок каждые 2-3 часа;
• одноразовые полотенца;
• обеззараживание воздуха.

Веселые посиделки с коллегами в обед тоже ушли в прошлое. Компании решают вопрос по-разному. Среди вариантов — доставка герметично упакованного завтрака на рабочие места, ограничения по посещению столовой, автоматы с порционной едой на этажах. И, конечно, каждому сотруднику — по своей чашке.

Например, на Брянском молочном комбинате сотрудников делят на команды. Теперь в столовую люди ходят заранее сформированными группами. Используется одноразовая посуда, а за столы рассаживаются с соблюдением дистанции.

В Rambler Group тоже завезли одноразовую посуду. Но сотрудникам советуют приносить чашки, тарелки и вилки из дома. В HR maxima корпоративное кафе временно закрыли, но организовали зону приема пищи. Сладости разложили на каждом этаже — теперь сотрудникам не нужно лишний раз гулять по офису.

Несмотря на созданные условия, повышенная тревожность из-за COVID-19 может помешать работе. Необходима психологическая поддержка сотрудников. Специальные приложения для отслеживания стресса, психоаналитик, тесты — решать руководителю. Поддержать командный дух помогут регулярные выступления генерального или исполнительного директора — онлайн.

Например, в HR maxima изменили и корпоративную культуру. Вместо традиционной вечеринки в последнюю пятницу месяца (с пиццей, напитками и шоу) — отдых по подразделениям. Это позволяет сократить количество людей в помещениях.

Новый подход важен. Ведь выход из карантина — такой же стресс, как и вход в него. В приоритете безопасность сотрудников и work-life balance.

#рабочее_место #covid19