Прошло уже больше месяца с момента снятия ограничений на перемещение и работу предприятий различных сфер в Москве и других регионах России, и многие работники начали постепенно возвращаться на свои рабочие места. Последние четыре месяца внесли большие коррективы в работу компаний.
Как компании устанавливали правила работы в самоизоляции
Большинство FMCG компаний во время пандемии работали беспрерывно, обеспечивая безопасные условия труда своего производственного персонала. Заводы продолжали работать и выпускать продукцию, закрыв доступ для всех посторонних сотрудников и подрядчиков, за исключением тех, кто непосредственно был занят в производстве товаров.
Административный персонал был полностью переведен на удаленную работу. И важной задачей перед многими компаниями стало сохранение эффективности сотрудников.
С этой целью компания PepsiCo внедрила четкие правила удаленной работы, чтобы сотрудники могли правильно управлять рабочим временем, «не сгорели» на работе и выполняли поставленные задачи, успевая при этом уделять время семье и личному развитию.
Для начала, был определен стандартный рабочий день с 9:00 до 18:00, а вот встречи рекомендовалось назначать только с 9:00 до 17:00, обязательно предусмотрев время для обеда. Некоторые сотрудники могли выбрать удобный для себя гибкий рабочий график по договоренности с руководителем.
Для встреч попросили бронировать столько времени, сколько действительно требуется, например, назначать короткие 10-минутные встречи для обсуждения текущего статуса какого-либо проекта, не закладывая стандартные промежуток времени в 30 или 60 минут, который предлагает рабочий календарь. Приглашать на встречи нужно только тех, кто действительно должен в ней участвовать. Если пригласить шесть участников вместо четырех, продолжительность увеличится в среднем на 50%. Нельзя забывать и про небольшие перерывы между встречами. В эти перерывы каждый человек не только успеет попить воды, но и подключиться к следующей встрече и закончить ее вовремя.
В PepsiCo взяли за правило оставлять вечер пятницы для виртуальных командных вечеринок, а не для деловых встреч. Нельзя назначать встречи и звонки коллегам вечерами и на выходных, за исключением экстренных ситуаций.
Когда правила работы были определены, в PepsiCo позаботились и о моральном духе сотрудников. Люди столкнулись с новыми условиями жизни и работы, которые могли вызывать стресс. Чтобы помочь им адаптироваться, в компании запустили горячую линию, где можно было получить консультацию профессионального психолога. Был создан специальный адрес электронной почты, посвященный вопросам о коронавирусной инфекции: мерам гигиены и защиты, правилам соблюдения ограничительных мероприятий, оформлению больничных листов, получению пропусков и многим другим вопросам.
Для поддержания эмоционального здоровья сотрудников в PepsiCo запустили онлайн проекты, которые помогали бороться со стрессом и содержали советы по личностному и профессиональному развитию. Начались онлайн занятия спортом от тренеров Perfect Code, разработанные специально для режима изоляции. Были запущены рассылки от лидеров компании с советами, как оставаться эффективным, не поддаваться стрессу и сохранять мотивацию к работе. Рассылки с лайфхаками от нутрициологов помогали не забывать о правильном питании во время работы из дома. К концу недели сотрудники компании получали рассылки с анонсами онлайн выставок, театральных спектаклей, экскурсий по музеям для насыщенных и интересных выходных для всей семьи.
Возвращение к новой старой реальности
После снятия ограничений не все компании спешат вернуть персонал в офисные помещения. Пандемия показала, что для выполнения своих ежедневных задач сотрудникам не обязательно ездить в офис, чтобы сидеть за компьютером. Похожие рабочие условия можно обеспечить в домашних условиях, как и проводить совещания или общие собрания.
Некоторым сотрудникам, тем не менее, необходимо быть в офисе, чтобы выполнять свои рабочие обязанности, а период самоизоляции для них в основном был нерабочим.
В российском подразделении PepsiCo разрешили возвращаться в офис прежде всего тем, кому критически важно находиться в офисном помещении. В первый месяц после снятия карантина в головном офисе PepsiCo в Москве могут одновременно находиться не более 20% сотрудников или около 200 человек.
Чтобы правильно распределить людей в офисном помещении, необходима была подготовка. В компании разослали анкету, чтобы узнать, какому количеству работников необходимо находится в офисе. Для тех, кому критично присутствовать в офисе 1-2 дня в неделю, и они указали об этом в опроснике на посещение офиса, стал доступен специальный инструмент для бронирования дней посещения. В офис могут попасть только те люди, у которых отсутствуют симптомы болезни. Для этого при входе в офис, медицинский работник сверяет имена входящих со списком и измеряет им температуру.
Когда доступ в офис открыт, важно правильно организовать рабочие места. В офисе PepsiCo предусмотрена рассадка на расстоянии не менее 2-х метров друг от друга в шахматном порядке через одно посадочное место. Рабочие места оклеены специальными стикерами, и в течение следующих нескольких месяцев сотрудники, приходящие в офис, могут занимать любое свободное рабочее место, отмеченное зеленым стикером. Менять место в течение дня будет нельзя вне зависимости от времени посещения. Все столы тщательно дезинфицируют в конце каждого рабочего дня.
В офисе нанесена разметка с направлением движения, чтобы исключить встречный поток людей.
Сотрудники, которые продолжают работать из дома, могут посетить офис по записи, чтобы забрать необходимые вещи или даже свое рабочее кресло для обеспечения максимально комфортного домашнего рабочего места.