Что такое бюрократия и при чём здесь бухгалтерия?

Успехов на рынке достигают компании, которые сохраняют гибкость и мобильность: именно способность быстро реагировать на внешние вызовы позволяет занять выгодную позицию. Бюрократия же часто замедляет реакцию компании, делает её «неповоротливой» и усложняет принятие даже простых решений.

Опросы показывают, что предприниматели часто не легализуют бизнес, чтобы избежать столкновения с бюрократией. Управленцы называют бюрократию основным препятствием на пути развития компании.

Обсудим, как оптимизировать бухгалтерские процессы и улучшить внутреннее взаимодействие в компании, чтобы повысить ее эффективность и адаптивность.

Бюрократия – это система управления с чёткими правилами и строгой отчётностью. По мере роста компании она увеличивает издержки на контроль: сбор данных о сделках, учёт результатов переговоров и принятых решений, проверку внутренних процессов и выполнение контрактных обязательств.

Бюрократия обеспечивает стабильность, но большое количество формальностей и инструкций может мешать развитию компании. Один из существенных недостатков бюрократии – увеличение нагрузки на бухгалтерию.

Бухгалтерия собирает и хранит данные об активах и обязательствах компании, а также предоставляет информацию для принятия управленческих решений. Через бухгалтерию проходит весь документооборот, связанный с контролем деятельности организации.

И чем более бюрократизированы процессы в компании, тем больше времени тратится на перекладывание бумажек.

Бухгалтерия часто работает изолированно от других подразделений, а руководители компаний, полагаясь на главного бухгалтера, редко вникают в её процессы. Таким образом нередко складывается неприятная ситуация: сотрудники жалуются, что им приходится перекладывать тонны бумажек вместо выполнения прямых обязанностей, а руководитель считает, что разбираться с потоком документов и отчётов – не его задача, на это есть главбух.

Хотя делегирование задач специалисту – правильное решение, проблемы с бухгалтерией могут тормозить развитие всей компании.

Российский бизнес сталкивается с более высоким уровнем бюрократии, чем западный, из-за множества ограничений в законодательстве, сложных процессов и большого документооборота. Это снижает скорость принятия решений и мотивацию сотрудников, которые вместо интересной работы по своей специальности погружаются в рутинные задачи.

Многоуровневая бюрократия не только мешает ведению бизнеса, но и приводит к уходу в тень: по опросу ВЦИОМ, высокие налоги (25%) и бюрократия (22%) являются главными препятствиями для регистрации бизнеса. В исследовании «Технологий доверия» и НАФИ 2023 года, топ-менеджеры назвали бюрократию одним из главных препятствий для развития бизнеса (49% респондентов).

Основная причина чрезмерной бюрократизации внутри компаний – неэффективные управленческие модели. Руководители, боясь делегировать и потерять контроль, увлекаются микроменеджментом, что ограничивает возможности роста для менеджеров среднего звена и отвлекает от стратегического планирования. Успешные компании достигают баланса между контролем и делегированием.

Сократить бюрократию и усовершенствовать управление можно несколькими способами:

🔹 Технократический подход: Создание идеальной модели управления через постепенные изменения. Малоинвазивные вмешательства снижают сопротивление бюрократии и помогают избежать паралича реформ.

🔹 Рыночный подход:

Адаптация управления к изменяющимся условиям. Однако спонтанные изменения могут привести к сопротивлению внутри компании и усилению позиций бюрократии.

🔹 Стратегический подход: Анализ объективных условий и расстановки сил для выявления и развития позитивных демократических форм управления. Этот подход включает внедрение новой организационной структуры и коллективных методов принятия решений.

Первая и главная ошибка – непонимание роли бухгалтерии в компании. Раньше главный бухгалтер был правой рукой собственника, теперь же его часто рассматривают как «обслуживающее подразделение», к требованиям которого не спешат прислушиваться. Многие руководители не знают, что входит в компетенции бухгалтера.

Задачи бухгалтерии можно свести к двум основным:

• Своевременное предоставление корректной информации для контролирующих органов.

• Подготовка оперативных и достоверных отчётов для собственника.

Бухгалтерия защищает компанию от штрафов и помогает в управленческих решениях. В малом и среднем бизнесе ответственность за деятельность компании несут в основном руководитель и главный бухгалтер.

Вторая ошибка – предположение, что главный бухгалтер автоматически несёт материальную ответственность, а значит «отвечает головой» за процессы внутри компании. Однако это возможно только при наличии договора о полной материальной ответственности. Так что не стоит слепо полагаться на добросовестность наемного сотрудника.

Ещё одна распространённая ошибка – отсутствие чётких задач для главного бухгалтера. Руководитель должен определять его роль, иначе бухгалтер может неверно трактовать свои обязанности.

Функции главного бухгалтера обычно включают:

Привлечение главного бухгалтера крупных предприятий для решения задач финансового директора – также ошибка. Финансовый директор занимается стратегическим планированием и анализом деятельности компании, что не входит в обязанности бухгалтера. Бухгалтеры не обязаны иметь навыки для финансовой аналитики и стратегического планирования.

1. Фиксируйте обязанности в договоре. Чётко определите должностные обязанности главного бухгалтера и других сотрудников. Это поможет избежать недопонимания и конфликтов.

2. Изучите основы бухгалтерского учёта. Базовое понимание финансовых процессов поможет поддерживать эффективную работу компании.

3. Передавайте документы вовремя. Своевременная подача документов снизит нагрузку на бухгалтерию и предотвратит дополнительные работы по корректировке отчётности. Помните, что все операции должны быть подтверждены первичной документацией.

4. Проверяйте отчётность перед подписанием. Убедитесь, что вы понимаете все нюансы и суммы, прежде чем ставить подпись.

5. Регулярно проводите аудит (https://metod.company/services/audit/initsiativnyy-audit/). Своевременные проверки помогут выявить проблемы и улучшить работу бухгалтерии. Внешние специалисты могут дать полезные рекомендации.

6. Выбирайте главного бухгалтера с умом (https://metod.company/services/hr-konsalting/poisk-i-podbor-personala/) и разрабатывайте стандарты работы бухгалтерской службы. Это поможет избежать неразберихи и повысить управляемость бизнеса.

На бухгалтерии лежит важная роль и огромная ответственность – коммуникация с госорганами. Однако общение с ведомствами – не единственная боль бухгалтера.

Сотрудники несвоевременно предоставляют документы, налоговые органы задают уточняющие вопросы, а контрагенты делают запросы в неподходящее время. Всё это создаёт дополнительную нагрузку на главного бухгалтера.

Следуя нашим рекомендациям, можно значительно упростить работу бухгалтерии и избежать распространенных проблем:

• Увеличение отчётности.

С ростом штата возрастает и количество необходимых отчётов. Сведения о сотрудниках отправляются не только в СФР, но и в налоговую и органы госстатистики. Минимальный набор отчётов превышает 30 документов в год.

Решение: нанять дополнительного бухгалтера и автоматизировать процессы.

• Небрежность сотрудников.

Каждая хозяйственная операция должна быть документально подтверждена, однако сотрудники часто забывают запрашивать или передавать документы. Это может привести к штрафам при внешнем аудите.

Рекомендации: установить график предоставления документов и ввести мотивацию для сотрудников.

• Различия в учете основных средств.

Главный бухгалтер ведёт бухгалтерский и налоговый учёт, что требует дублирования информации.

Решение: упростить процесс можно, объединив оба учёта и применяя единые методы расчёта амортизации.

• Запросы от контрагентов.

Часто партнёры обращаются с запросами в неподходящее время.

Делегируйте эту работу другому сотруднику или создайте копии основных документов для быстрого доступа.

• Требования налоговой.

После сдачи отчётности ФНС может инициировать камеральные проверки, что потребует много времени от бухгалтера.

Если запрос неясен, направьте уточняющее письмо в срок не более пяти дней.

• Задержка документов от контрагентов.

Убедитесь, что в договорах прописаны сроки предоставления документов.

Рассмотрите возможность передать обязанность контролировать своевременное предоставление документов другому сотруднику.

• Внезапные отпуска сотрудников.

Чтобы избежать ситуации, когда бухгалтер не знает о неожиданном отпуске и не успевает оформить необходимые бумаги, установите регламент, согласно которому отпуск будет предоставляться не раньше чем через 5 рабочих дней после запроса.

• Выгорание сотрудников.

Бухгалтеры часто работают сверхурочно и не берут отпуск из-за большой загрузки. Это может привести к выгоранию и снижению эффективности.

Рассмотрите возможность найма дополнительного бухгалтера или аутсорсинга части задач, чтобы снизить нагрузку на основного сотрудника.

Ошибки бухгалтера могут дорого обойтись компании. Чтобы избежать финансовых потерь и проблем с налоговой, бухгалтер всегда должен быть крайне внимательным, ведь даже незначительная на первый взгляд оплошность может привести к штрафам и пеням.

1. Неправильные реквизиты. Спешка может привести к путанице в реквизитах, что чревато потерей крупных сумм и проблемами с налоговыми органами.

2. Ошибки в первичных документах. Отсутствие обязательных реквизитов или даже малюсенькая опечатка – неправильное оформление документов делает их недействительными для проводок.

3. Ошибки в расчётах. Наиболее распространённые ошибки возникают при расчёте себестоимости и зарплат, что может повлечь за собой доначисление налогов и штрафы.

4. Неверные проводки. Даже при правильных данных, ошибки в распределении сумм могут нарушить учёт расходов.

5. Отсутствие первичных документов. Каждая операция должна быть подтверждена документами. Их отсутствие делает записи в бухгалтерской программе недействительными, и налоговая не примет расходы к вычету.

6. Ошибки в отчётах и сроки подачи деклараций. Устаревшие формы или ошибки при переносе данных могут привести к штрафам за несвоевременную подачу деклараций.

Если ошибка бухгалтера может привести к серьёзным проблемам, можно ли взыскать с него материальную ответственность?

Возмещение расходов за ошибки бухгалтера – непростая задача.

Если это штатный сотрудник, он должен компенсировать прямой ущерб только при наличии договора о полной материальной ответственности. Однако за налоговые нарушения всегда отвечает лишь налогоплательщик – ИП или юридическое лицо, и бухгалтер не несёт за это ответственности.

Привлечь к ответственности внештатного бухгалтера можно только через суд и при наличии договора.

С аутсорсинговыми (https://metod.company/services/audit/autsorsing-bukhgalterii/) бухгалтерскими компаниями проще: они, как правило, обязуются компенсировать убытки, вызванные ошибками бухгалтера, до определённого лимита, указанного в договоре.

Аутсорсинг бухгалтерии – это удаленное бухгалтерское сопровождение, которое предоставляют специализированные компании и консалтинговые агентства. При переходе на аутсорсинг ответственность за бухгалтерский и налоговый учёт, расчёт зарплат и подготовку отчетности берёт на себя сторонняя организация, что позволяет нанимателю освободить собственные ресурсы.

Преимущества и недостатки аутсорсинга по сравнению со штатным бухгалтером:

• Широкий набор услуг. Аутсорсинг предлагает конкретный перечень услуг, который фиксируется в договоре, но дополнительные задачи могут потребовать доплаты.

• Ответственность за ошибки. Аутсорсинговые компании несут ответственность за свои промахи по договору, что упрощает привлечение их к финансовой ответственности.

• Постоянная доступность. Нет рисков, связанных с увольнением бухгалтера; услуги всегда предоставляются в соответствии с договором.

• Отсутствие больничных и отпусков. Аутсорсинг гарантирует бесперебойную работу, независимую от внутренней обстановки.

• Опытные специалисты. Аутсорсинговые компании имеют квалифицированных сотрудников, следящих за изменениями законодательства.

• Экономия средств. Услуги аутсорсинга обойдутся дешевле, чем содержание штатного бухгалтера, ведь это исключительно расходы для компании и никаких страховых взносов за сотрудника. Аутсорс также экономит средства на содержании рабочего места и оборудовании.

Организации могут комбинировать штатного бухгалтера и аутсорсинг, чтобы повысить эффективность бухгалтерской службы и разделить нагрузку, а ресурсы и силы штатных сотрудников направить на стратегические задачи бизнеса.

Эксперты (https://metod.company/services/audit/autsorsing-bukhgalterii/) METOD удалённо сопровождают бухгалтерию предприятий разной формы собственности и масштаба уже более 7 лет.

Наши специалисты возьмут на себя:

• Разработку недостающей документации или её корректировку.

• Аутсорсинг первичной документации.

• Расчёт зарплат.

• Составление платёжных поручений для предоставления в финансовом учреждении.

• Отслеживание задолженностей (дебиторской и кредиторской) и оформление актов сверки.

• Заполнение и отправку отчётов в налоговую инспекцию, органы статистики, внебюджетные фонды.

Также наши эксперты могут вести кадровый учёт и делопроизводство, представлять интересы компании при выездных и камеральных проверках ИФНС, оптимизировать налоги и оказывать другие услуги в сфере бухгалтерской деятельности.

С METOD вы будете уверены, что ваша бухгалтерия в надёжных руках!

Ознакомиться с услугами ⬅
Получить бесплатную консультацию ⬇
@metod_box (телеграм)