Комфортный офис, в который хочется возвращаться: 10 оригинальных идей
Автоматизация — это не только цифры и процессы, но и возможность сделать офис приятным пространством, где каждая мелочь продумана для удобства людей. Делюсь подборкой оригинальных способов удивить, порадовать и отблагодарить ваших сотрудников с помощью QR-кода.
Привет! Меня зовут Андрей Никифоров, я работаю в Wave Service — это цифровой помощник специалиста АХО на базе QR-кодов, который отлично справляется не только с инвентаризацией, учётом расходников и ППР.
В этой статье я собрал 10 интересных идей от наших клиентов — офис-менеджеров, управляющих бизнес-центрами, руководителей АХО, — которые уже используют Wave Service для создания комфорта в своих компаниях.
Решения простые, но все они основаны на возможностях продукта. Поэтому на универсальность я не претендую. Однако вы можете адаптировать идеи под свои инструменты и процессы, чтобы создать комфортную атмосферу и услышать искреннюю благодарность за вашу работу.
В основе каждой идеи лежит отточенный алгоритм:
- Есть заявитель — сотрудник вашего офиса.
- Есть исполнители — например, офис-менеджер, уборщик или электрик.
- Есть QR-код — альтернативный канал связи, который всегда под рукой.
Сотрудник сканирует QR-код, отправляет заявку, а исполнитель получает её и выполняет.
Под всем стоит автоматизация, которая занимается более продвинутыми процессами: назначает исполнителей, собирает аналитику, обратную связь, следит за SLA и т.д.
Если захотите реализовать какую-то идею с помощью бесплатных инструментов — почитайте, как это сделать на примере клининга. У вас не будет всех преимуществ автоматизации, но это уже шаг к комфортному офису.
#1. Идёт дождь? Выдаём сотрудникам зонты
Корпоративные зонты для сотрудников — это уже почти классика. Добавьте к этому QR-код, чтобы сделать ещё удобнее.
Если в вашем офисе ещё нет зонтов — берите на заметку. Мелочи помогают создать атмосферу заботы. А чтобы подчеркнуть фирменный стиль, закажите зонты с логотипом компании в типографии.
Как это работает
- Когда собрались домой после хорошего рабочего дня, а на улице пошёл дождь — не портим себе настроение и берём корпоративный зонт. Для этого сканируем QR-код на подставке для зонтиков рядом с выходом из офиса и нажимаем на экране «Взял зонтик».
- На следующее утро возвращаем зонт. Сканируем QR-код и нажимаем «Вернул. Спасибо за заботу ❤».
На специальном дашборде офис-менеджер может следить за количеством доступных зонтов и видеть, у кого они находятся и как долго.
Если сотрудник долго не возвращает зонт, система подсветит его номер телефона красным цветом, можно позвонить и напомнить вернуть.
Что получаем
Сотрудники довольны, потому что о них позаботились.
АХО слышит слова благодарности — вашу работу замечают.
Зонтики возвращаются на место, а значит, не придётся активно тратиться на новые.
#2. Говорим «спасибо» за сверхурочные — компенсацией и промокодом
Иногда рабочие задачи не укладываются в привычные будни. В таких случаях важно не только предоставить соответствующую компенсацию, но и продемонстрировать сотрудникам признание за их вклад.
Поблагодарите коллег приятным бонусом, например, промокодом на заказ еды.
Как это работает
В выходной день сотрудники увидят в Wave Service заявку «Получить промокод». Чаще всего наши клиенты радуют сотрудников пиццей, но вы можете выбрать что-то особенное.
#3. Стены покрасить? Замиокулькас поставить? Собираем идеи по QR-коду
Уверен, вы проводите опросы по сбору предложений для улучшения офиса. Но что делать, если идея пришла прямо сейчас, а до планового опроса ещё полгода? Дайте сотрудникам возможность делиться предложениями в моменте.
Хочется больше цветов в переговорной? Появилась идея, как улучшить сигнал Wi-Fi? Не хватает полок для хранения документов? QR-код — всегда под рукой.
Что получаем
Это быстро. Отсканировали — сообщили. Звонить, писать, искать не придётся.
Если нужно, сохраняем анонимность.
#4. Нет пропуска в бизнес-центр? Оформляем за две минуты
Проход КПП часто ассоциируется с очередями, проверкой документов, а также риском потери пластиковых пропусков. Но есть способ сделать этот процесс приятнее — использовать мобильное приложение.
Как это работает
Сотрудник оформляет заявку через мобильное приложение, ответственный за выдачу пропусков её подтверждает, и QR-код отправляется гостю.
Гостю достаточно приложить телефон к турникету, и система автоматически идентифицирует его и предоставит доступ.
Охрана получает всю необходимую информацию о посетителе в реальном времени.
Что получаем
Ни АХО, ни охрана, ни гости не тратят время на бюрократию.
Система фиксирует все входы и выходы, отслеживает перемещение ТМЦ и помогает контролировать доступ на объект.
В управляющей компании «Теорема» ежедневно оформляют около 1300 пропусков через систему: вывоз ТМЦ, проход гостей и курьеров. Узнайте, как можно автоматизировать эту процедуру.
#5. Диалог с руководством без барьеров и формальностей
Открытость и обратная связь — фундамент здоровой атмосферы в коллективе. Но как быть, если сотруднику неловко обращаться по деликатным вопросам к руководителю лично?
Сделайте цифровой «ящик доверия» с доступом по QR-коду, чтобы сохранить анонимность и оперативно реагировать на обращения. Это поможет вам лучше понимать настроения в коллективе, своевременно реагировать на сложности и создавать комфортные условия для работы.
Как это работает
Сотрудник сканирует QR-код и выбирает заявку «Обратиться к руководителю».
Заполняет поля, описывает проблему или предложение и отправляет заявку.
Что получаем
Сотрудники чувствуют себя услышанными. Они могут открыто говорить о важном, не боясь быть непонятыми.
Руководитель получает ценную обратную связь.
QR-код помогает создать атмосферу доверия и снижает барьеры в общении с руководством.
#6. Принесём кофе в переговорную, не отвлекая от обсуждений
Переговоры и совещания — дело важное, и кофе-брейк не должен отвлекать от обсуждения ключевых моментов. «Чёрный или с молоком? Сахар? Лимон? Батончик или панини?» — эти вопросы можно передать QR-коду.
Как это работает
В каждой переговорной на столе расположена специальная табличка с QR-кодом. Чтобы заказать напитки или закуски, участникам встречи достаточно отсканировать код и выбрать желаемое. Система сама передаст заказ кофе-леди или секретарю, и в течение 3-7 минут вам всё принесут, не отвлекая от обсуждения.
Помимо напитков и закусок, «тихий» сервис поможет с Wi-Fi, настройкой проектора или выносом мусора. Система автоматически направит необходимого специалиста в переговорную, не занимая ваше время
Что получаем
- Комфорт
Участники переговоров могут спокойно продолжать обсуждение, не прерываясь на выбор снека.
- Вау-эффект, или приятное впечатление
Продуманный сервис произведёт приятное впечатление на партнёров и гостей офиса.
#7. Долгие совещания — не проблема, если обед организован заранее
Планируете многочасовые переговоры, тренинг или стратегическую сессию? Организуйте обед заранее. Составьте меню с выбором из нескольких ресторанов или блюд.
Участники мероприятия смогут самостоятельно сформировать свой заказ через QR-код, как в приложении доставки еды. Система автоматически передаст заказы секретарю.
#8. QR-код для кофеманов. Спасаем ситуацию по утрам
Отсутствие молока для кофе может стать неприятным сюрпризом, особенно в начале рабочего дня.
В маленькой компании такая неприятность решается на ходу — нужно просто посмотреть в холодильнике. А вот в крупной организации, где доступ к складу регламентирован, могут быть проблемы. Но и их можно легко избежать.
Как это работает
На кухне есть QR-код. Как только молоко в кофемашине заканчивается, любой сотрудник может отсканировать код и отправить заявку «Закончилось молоко!». Офис-менеджер получает уведомление и оперативно пополняет запасы.
#9. QR-код для гурманов. Даём возможность оценить блюда
Если ваша компания самостоятельно организует питание сотрудников, важно контролировать его качество. Ведь от того, насколько вкусным и сытным будет обед, зависит настроение, самочувствие и продуктивность всей команды.
Как это работает
Сотрудники могут оставить обратную связь о меню и работе столовой прямо в мобильном приложении. Для этого предусмотрены две простые заявки: «Оставить обратную связь по блюду» и «Замечания по организации питания».
Вся информация автоматически собирается в отчёты и отображается в удобных дашбордах. Руководители могут отслеживать динамику отзывов, анализировать предпочтения сотрудников и корректировать меню. А ещё — поощрять работников столовой, проводить дополнительное обучение или задуматься о смене поставщика.
#10. QR-код для секретаря. Вся информация под рукой
Контакты курьеров и поставщиков, инструкции и регламенты, телефоны и дни рождения — иногда секретарю нужно иметь под рукой целый справочник.
Обычно для хранения такой информации используют отдельные программы и файлы. Но есть вариант реализовать подобное в Wave Service, чтобы всё было доступно в один клик.
Чтобы быстро находить нужную информацию, в системе можно создать отдельные карточки со справочной информацией для каждого помещения в офисе. Например, для кухни можно указать контакты клининговой компании и поставщика воды.
Что волнует ваших сотрудников больше всего
Комфортный офис — это не магия, а продуманная система. Уже более 4 лет Wave Service помогает заботиться о помещениях и сотрудниках, и мы знаем, что волнует ваших внутренних заказчиков больше всего:
В статье я поделился опытом наших клиентов, которые используют Wave Service для создания комфортного офиса. Всё это можно реализовать и в вашей компании за неделю — у нас уже отточен алгоритм внедрения.
Некоторые из этих идей вы можете воплотить и бесплатно, например, через Google Формы, если служба безопасности одобрит. В этом случае вы не получите всех преимуществ автоматизации и аналитики, но даже такие простые шаги — уже приятно.
Расскажите в комментариях или можно лично в Telegram, какие инструменты вы используете для повышения комфорта сотрудников. Интересно узнать ваш опыт!
Вот бы руководство нашего завода увидело эту статью!
Процесс оформления пропуска через QR-код звучит очень удобно! А как вы решаете вопросы безопасности при использовании мобильных пропусков в крупных офисных центрах? Какие данные собирает система для идентификации гостя?
Спасибо за комментарий! Вопросы безопасности мы прорабатываем индивидуально с каждым заказчиком, ведь решение будет зависеть от того, какую СКУД он выбирает или уже использует. Мы интегрируемся с различными системами, например, Nedap AEOS (тут подробнее рассказали про этот кейс: https://waveservice.ru/blog/case-entry-permits-teorema/) или «Мой Пропуск».
Надо будет завтра показать эту статью своему руководителю 😁
Мне жаль людей, которым хочется возвращаться в офис. Даже такой автоматизированный.
Константин, привет! Рад увидеть тебя на странице о нашем продукте! Было очень неожиданно найти здесь твой комментарий. Сколько лет, сколько зим! :)
По поводу возвращения в офис — тут, конечно, всё очень индивидуально, но лично для меня это настоящее спасение. Работать в одной квартире или доме с маленькими детьми — это очень непросто. Даже если организовать отдельное помещение и даже если много места, они всё равно знают, что ты там, и что вместо общения с ними ты предпочёл закрыть дверь и заниматься своими делами. Да и совесть гложет, что они там за дверью, а ты не можешь уделить им время, когда они так этого хотят. А с офисом такой проблемы нет — ты уходишь, сосредоточенно работаешь над задачами, делаешь всё необходимое, возвращаешься домой и стараешься сосредоточиться только на домашних делах. Лично для меня такое разделение работы и личного пространства отлично работает, и я не представляю себя без офиса, хотя и не считаю обязательным появляться там каждый день.
В нашей компании, и в частности в команде Wave Service, отношение к офису очень гибкое. Есть люди, которым удобно ходить в офис, и они это делают, а есть те, кто предпочитает работать из дома — это тоже без проблем. Главное, чтобы человеку было комфортно. Wave Service как раз об этом — сделать работу в офисе (да и не только, ведь заявку можно завести и из дома) комфортной!
Для меня гибридный формат идеален. Полностью отказываться от офиса точно не вариант, особенно когда дети дома, или соседи за стенкой новомодные рейки в стену вбивают. А так, конечно, хорошо, когда есть выбор)