Распознавание корпоративных документов: как не утонуть в море бумаг?

Мы подсчитали, что ручной ввод данных из типовых форм занимает 6-7 часов в день. Автономная система Smart Document Engine на смартфоне справляется с подобной задачей буквально за минуты. В этой статье мы расскажем о самых эффективных бизнес-кейсах применения нашей мобильной OCR.

Когда в вашей компании появляется новый клиент или запустился очередной проект с давним партнером, неизбежно формируется большой объем корпоративных документов. К ним относится вся “первичка”: счета-фактуры, счета на оплату, платежные поручения; документы бухгалтерской и налоговой отчетности (например, справка о доходах физлица). А кроме того уставные, страховые, нотариальные документы, KYC-анкеты, согласия на обработку персональных данных и т.д.

Зачастую компании обрабатывают миллионы листов корпоративных документов с помощью планшетного сканера. Сотрудники сканируют документы и переводят их в PDF-файлы. Поиск нужной информацию в этих копиях иногда превращается в квест.

Нередко банки, государственные компании и госкорпорации привлекают к обработке документов специальные онлайн-сервисы, которые в свою очередь нанимают операторами распознавания третьих лиц, обычно, самозанятых. В этом случае при несущественных затратах у заказчика возникает серьезный риск утечки данных и угроза мошенничества, за что компания и ее CEO скорее всего будут оштрафованы.

Утечки персональных данных могут обернуться для топ-менеджеров банков более серьезными последствиями. Центробанк планирует ввести личную ответственность топ-менеджеров банков за утечки данных, наказывая их "вплоть до дисквалификации".

Более надежно обрабатывать данные в безопасном контуре, не используя внешние сервисы. Распознавание корпоративных документов сейчас можно поручить автономной системе на базе искусственного интеллекта, которая инсталлируется на любое устройство. Последней разработкой в этом классе является программный продукт Smart Document Engine. В декабре команда ученых Smart Engines представила его новую версию.

Если говорить коротко, решение позволяет решить две главных задачи:

• Оцифровка бумажных документов;
• Оптимизация процессов массового ввода документов.

Наша система помогает банкам улучшить качество обслуживания и увеличить точность, скорость и безопасность своих операций.

Быстрое распознавание справки о доходах физического лица (ранее – 2-НДФЛ) позволяет банкам полностью автоматизировать процесс так называемого “кредитного конвейера”. Это система обработки заявок на кредитование и принятия решений на основе комплексного анализа данных заемщика. Она анализирует риск невозврата и определяет параметры кредита – условия, лимит, срок, обеспечение. Причем не имеет значения, идет ли речь о микрофинансировании, потребительском кредитовании, автокредитах, ипотеке.

Технология распознавания обнаруживает и извлекает из справки о доходах все данные табличной части, в том числе при размещении информации на двух страницах. Система обрабатывает до нескольких сотен атрибутов, содержащихся в справке о доходах.

Таким образом, автономная OCR для смартфона помогает банкам ускорить процесс коммуникации с клиентом и, что не менее важно, сократить число ошибок ввода, которые приводят к необоснованным отказам.

Технологии распознавания Smart Engines используются в банках не только для обработки документов, но и для считывания данных QR-кодов, банковских карт и при сканировании номеров телефонов. Об этом мы подробно рассказали в нашем блоге.

Где OCR может использоваться еще?

Давайте представим себе компанию Х, занимающуюся продажей гидравлического оборудования. В ней работает бухгалтер, который контролирует участок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и отвечает за оформление процессов закупки материалов, товаров и услуг. Ежедневно он обрабатывает по 60-70 первичных документов. На каждый из них у него уходит от 5 до 10 минут. То есть в день бухгалтер-материалист тратит на эти процессы по 6-7 часов.

Теперь предположим, что сотрудник вводит данные из документов не вручную, а с помощью системы распознавания для десктопных, серверных и мобильных платформ. OCR извлекает атрибуты счета-фактуры за 2-3 секунды, платежного требования – за 2 секунды. Иначе говоря, те же самые 60-70 документов решение обрабатывает за считаные минуты. При автоматическом вводе снижается и вероятность ошибки, исключается риск утечки.

Выездные аудиторы обычно работают в офисе клиента. Согласитесь, в условиях такой «полевой» работы каждая минута на счету. Вспомним, сколько стоит рабочее время таких выездных сотрудников. Такой режим задает высокую планку для допустимого времени извлечения данных из документа. А какова цена ошибки при вводе данных из важных бухгалтерских документов? Точность считывания данных для аудитора особенно важна.

Хотя в мире уже сформировался тренд на автоматизацию процессов в работе с программой лояльности, многие компании по-прежнему предпочитают действовать по старинке: взамен заполненной от руки бумажной анкеты дают пластиковую карточку. При ручной обработке результатов анкетирования процент ошибок составляет около 30%, в то время как автоматический ввод данных обеспечивает гораздо более высокий уровень точности.

Smart Document Engine также обеспечивает защиту персональных данных пользователей программ лояльности. Это наиболее надежный вариант обработки персональных данных - в этом случае информация не покидает контур безопасности. Если оператор персональных данных привлекает к их обработке внешних исполнителей, то это создает риск утечки. Пример тому - “Спортмастер”.

31 декабря 2022 г. в одном из телеграмм-каналов был опубликован архив с данными клиентов "Спортмастера". В распоряжении злоумышленников оказались имена, даты рождения, номера телефонов и адреса электронных почт. Этот архив содержит всего 1,655 млн строк информации о пользователях.

"Спортмастер" объявил о начале расследования, которое должно выяснить причины инцидента. По предварительным данным, утечка произошла через одного из подрядчиков компании, который имел доступ к указанной информации. Название компании-подрядчика, попавшего под подозрение, "Спортмастер" не уточняет.

Но вернемся к нашему лонгриду. Где еще можно применять нашу безопасную OCR?

Система KYC – Know Your Customer или Знай своего клиента (ЗСК) – это процедура идентификации контрагентов, обязательная для банков, бирж, криптобирж и букмекерских контор. С ее помощью организации защищают себя от риска работы с мошенниками, а также от контактов с лицами, внесенными в списки экстремистов и террористов.

В соответствии с этим принципом компании задают своим клиентам вопросы об их финансовой деятельности и т.д. Но сбор данных – это лишь первый этап, после которого следует обработка полученной информации. Система распознавания документов не только в разы увеличивает качество проверки данных из KYC-анкет, но и снижает санкционные риски.

Помимо этого Smart Engines проверит подлинность удостоверяющих документов, найдет признаки редактирования файлов и установит факты компрометации изображений, которые предъявляются в ходе онбординга клиентов.

Сейчас в России уже не действуют жесткие ограничительные меры, связанные с распространением коронавируса COVID-19, и мир вернулся к нормальному режиму жизни. Но угроза новых вспышек заболевания по-прежнему остается. Система распознавания документов Smart Document Engine позволяет упростить процедуру проведения ПЦР-тестов.

О том, как увеличить эффективность этой процедуры, мы подробно рассказывали в нашем блоге.

Напомним, что первый этап автоматизации ПЦР-тестирования – ввод персональных данных клиента и заключение договора на оказание медицинских услуг. Smart Engines предлагает продукт для автоматизации ввода персональных данных.

И второй этап – это контроль валидности проведенных тестов. Система Smart Document Engine поможет проверить результаты теста и в небольшом офисе на 100 человек, и в торговых центрах, и транспортных узлах, через которые проходят тысячи человек в день. Система считывает данные вне зависимости от формы результатах ПЦР-теста. Единого шаблона таких справок пока нет.

В качестве примера представим себе логистический склад, где водитель-экспедитор в соответствии с универсальным передаточным документом (УПД) или товарной накладной по форме ТОРГ-12 передает кладовщику под ответственное хранение весь товар. Какое оборудование, помимо шариковой ручки, в такие моменты под рукой? Максимум – терминал сбора данных или какой-то смартфон. Автономная OCR Smart Document Engine для мобильного телефона значительно ускорит работу кладовщика.

AI-решение по распознаванию документов существенно повышает эффективность бизнеса и потому не может стоить дешево. В ряде случаев руководству компании в моменте удобнее держать в штате несколько человек, которые в течение дня вводят и обрабатывают документы (первичку, KYC анкеты, заявления и т.д.), чем нести затраты на покупку OCR.

Спасибо, что дочитали до конца нашу статью!

Специально для вас мы собрали ее ключевые поинты:

• Обработка документов с помощью планшетного сканера - это прошлый век;
• Передача персональных данных на обработку третьим лицам, во внешние сервисы и на краудсорсинг грозит утечками, большими штрафами, дисквалификацией, уголовной ответственностью;
• Обработка паспортных данных и другой чувствительной информации о клиентах необходимо проводить внутри своей ИТ-инфраструктуры - в контуре безопасности;
• В декабре вышла новая версия ПО по безопасному распознаванию корпоративных документов - Smart Document Engine. Это полностью российская разработка. OCR быстро и точно работает на смартфонах. А на сервере скорость распознавания достигает впечатляющих 15 страниц в секунду.