5 преимуществ системы бронирования переговорных комнат в офисе

Переговорные комнаты, или как мы их все называем переговорки — ценный актив в современном офисе и неотъемлемая часть эффективного взаимодействия сотрудников по рабочим и командным вопросам.

Офисные помещения, как правило, занимают второе по величине место (после зарплатного фонда) расходов бизнеса, поэтому способность компании оптимизировать офисное взаимодействие и в том числе переговорных комнат — это не только сохранение финансовых ресурсов, но и возможность стимулировать корпоративную культуру и наладить процессы внутри команд.

В наши дни, особенно с 2020 года, офис зачастую функционирует как сложная гибридная среда, где важно учитывать интересы и потребности работающих full-time в офисе сотрудников, и тех, кто подключаются удаленно, и сотрудников на part-time. Удобная, понятная, доступная организация совместной работы всех этих групп сотрудников выходит на первый план, и простота бронирования переговорок, согласование и обмен информации между участниками встречи становится одним из приоритетов в работе команды. Эффективная организация работы команды в переговорных комнатах влияет на 4 важных фактора:

1) Производительность труда людей

2) Эффективность взаимодействия/коммуникации

3) Максимальное КПД при использовании офиса (и оптимизации ресурсов)

4) Накопление общего опыта сотрудников

Таким образом, упростив поиск и бронирование переговорок компания упрощает жизнь сотрудников, повышает лояльность и предотвращает бесполезную трату времени коллег и денег организации, а также останавливает обычно токсичные офисные дрязги по поводу того, кто какую переговорку «контролирует».

Система бронирования позволяет сотрудникам в цифровом виде искать, находить и резервировать переговорные комнаты с необходимым под конкретные задачи наполнением – флипчарты, интерактивные панели, кейтеринг, онлайн-трансляции и др.

Онлайн-бронирование переговорных комнат исключает наслоение броней и уменьшает количество времени, потраченное сотрудниками компании на согласование различных условий бронирования. Любая достойная внимания система бронирования переговорных комнат предложит пользователям следующие опции:

Как мы выше поняли, удобная и функциональная система бронирования переговорных влияет на результативность команд, лояльность сотрудников и повышает ценность бизнеса, решая основные проблемы, связанные с бронированием. Давайте подробно рассмотрим такие решения с добавочной стоимостью:

Неэффективный или попросту отсутствующий процесс бронирования переговорок (устаревшие Excel таблицы или через администратора/секретаря и т.д.) - это огромная потеря времени и источник ежедневного напряжения. По нашим данным в современных и динамичных командах до 40% сотрудников тратят до 30 минут в день на поиски места для встреч. Это 10 рабочих часов в месяц которые потрачены впустую помноженные на количество неудовлетворенных сотрудников. Иногда это приводит к настоящему хаосу с переговорками и к попыткам его уменьшить с помощью большого количества лишних действий и потоку сообщений в мессенджерах («Коллеги, вы видели, что мы перенесли встречу?»), что тратит деньги компании и точно снижает лояльность и эффективность работы сотрудников.

Внедренная в компании система бронирования переговорных комнат также исключает «зомби»-встречи и встречи-«призраки», когда коллеги бронируют повторяющееся время и не являются. Система Check-in и Check-out на планшете у переговорной комнаты просто освобождает переговорную для новых броней, если никто не явился. Такая организация работы позволяет высвободить до 20% общего времени переговорных комнат, а значит, и с этой стороны экономит деньги организации, повышая производительность труда.

Практически каждый сотрудник любого офиса сталкивался с ситуацией наслоения времени совещаний в переговорных комнатах – одним нужно гостей посадить, приехавших пораньше, другие решили внезапно собраться расширенным составом, третьи просто невнятно зафиксировали свое время для презентации и тд. Все эти ситуации создают лишний стресс в команде, вносят неразбериху и сказываются на эффективности работы компании.

Система бронирования устраняет путаницу в том, кто, когда и какое пространство забронировал, исключая тем самым наслоения броней. Весь процесс бронирования становится максимально прозрачным, любой может видеть, кто забронировал переговорку и на какое время. Если происходят изменения в параметрах встречи, то все участники автоматически уведомляются. С системой бронирования переговорных комнат столкновения с коллегами и другими командами за время и место под солнцем в переговорках просто уходят в прошлое.

Благодаря эффективной работе внутренней системы бронирования переговорных комнат организация имеет возможность установить четкие параметры, по которым сотрудники выбирают для своих задач те или иные переговорки. Например, по площади пространства, предназначению, оснащению оборудованием, вместимости, срокам минимального и максимального бронирования и др.

Важными критериями при бронировании могут быть уровни доступа сотрудников к бронированию, то есть кто и какие переговорки может бронировать.

Индивидуально настроенная система бронирования переговорных комнат в организации позволяет оптимизировать использование различных офисных пространств, создать максимальный уровень комфорта и производительности для сотрудников, повысить общую эффективность команды.

В современном гибридном офисе все IT-системы должны быть связаны для удобства (кого или чего? Для удобства управления/бизнеса/деятельности команды/контроля и тд). К примеру, желательно интегрировать свою систему бронирования переговорных комнат с календарями, электронной почтой, мессенджерами. Такие интеграции позволяют немедленно уведомлять участников о деталях переговорки и об обновлениях во встречах. Интеграция с Active Directory или с системой контроля и управления доступом (СКУД), в т.ч. Face-ID разрешит доступ в переговорку только участников и гостям встречи и не позволит кому-то занять ее раньше. Если между встречами свет и оборудование в переговорной комнате нужно выключать, то интеграция с контроллерами электропитания позволит это гибко настроить.

Иногда решающим фактором для организации становится возможность встроить систему бронирования переговорных комнат в существующую корпоративную IT-инфраструктуру и интранет-решения, вплоть до встраивания в корпоративное мобильное приложение. Для этого в системе бронирования должны быть развитые инструменты интеграции и API.

Благодаря комплексной системе бронирования любой сотрудник компании может легко просмотреть список и расписание доступных для бронирования переговорок, чтобы сделать наиболее подходящий под задачи конкретных переговоров выбор пространства.

Когда дело доходит до руководителей и процесса планирования офисной стратегии в компании в целом, то система бронирования дает бесценную аналитику об использовании рабочего пространства в реальном времени (например, план/факт посещения офиса, загруженность пространств, % встреч, не укладывающихся в отведенное время и т.д.).

Отслеживание данных об использовании пространства по старинке с помощью Excel таблиц или же полное отсутствие таких данных — трата ресурсов компании (где ключевые - время и деньги) и огромная упущенная возможность видеть, как работает та или иная офисная стратегия. Иными словами, когда точно понятно, какие переговорные комнаты используются и когда можно планировать и улучшать рабочую стратегию, и, при необходимости, соответственно перенести успешный опыт на другие офисы компании.

Перед началом поиска оптимального решения для своей компании управляющие офисом и/или общими рабочими пространствами должны сделать аудит того, что сейчас происходит с текущим процессом бронирования переговорных комнат. Есть ли наслоения броней, есть ли переговорки без людей в то время, когда они забронированы, или же имеются столкновения между командами о том, кто, какое и когда место для встреч получит? Есть ли отображение занятости и аналитика о всех переговорных в режиме реального времени?

Ключевые вопросы о текущем процессе бронирования переговорных комнат:

- Синхронизируется ли расписание переговорной комнаты с личным календарем и почтовыми клиентами, чтобы люди могли немедленно получить доступ к информации о собрании через привычные каналы?

- Интегрирована ли текущая система бронирования с другими IT-системами вашего пространства и не доставляет ли это проблем для рабочего процесса? Всё это выглядит обязательным, если компания хочет иметь максимальный уровень удобства.

Более того, для каждой переговорной комнаты желателен внешний планшет-дисплей, который висит при входе в каждую переговорку и полностью интегрирован с системой бронирования, показывает календарь предстоящих броней, делает check-in/check-out, и дает возможность забронировать прямо с планшета, авторизовавшись под своим именем.

Система обязательно должна работать на нескольких устройствах, позволяя сотрудникам бронировать комнаты и с планшетов у переговорных, и с компьютеров и мобильных устройств, т.к. не все находятся в офисе и не все используют офисные устройства (BYOD – многие используют свою технику). Таким образом, нужно чтобы всё прекрасно работало на различных платформах и устройствах.

Система бронирования должна быть простой в использовании. Это, конечно же, обеспечивает бесшовный и беспроблемный пользовательский интерфейс, который позволит сотрудникам:

И последнее, но не менее важное: аналитика по переговорным должна быть в быстром доступе для принятия управленческих решений по использованию офисного пространства. Например, если какие-то переговорные используются недостаточно, то их можно преобразовать под другие задачи компании. Если же переговорные переполнены и функционируют в острой конкуренции, то можно настроить некоторые открытые пространства в переговорные, которые также можно будет забронировать. Аналитика поможет принимать более обоснованные и эффективные решения по использованию офисного пространства.

Улучшение системы управления офисом и улучшение процессов бронирования переговорных комнат заключается не только в том, чтобы внедрить правильное и адаптированное к потребностям вашей организации ПО, но и в том, чтобы найти технологического партнера с высоким уровнем экспертности, диверсифицированным опытом и ноу-хау, которые получены в результате работы с организациями различного уровня.

Компания SpacePass уже несколько лет успешно реализует самые разные проекты по автоматизации и оптимизации гибких офисных пространств и переговорных комнат, предлагает современные решения под индивидуальные запросы организаций, настраивает и ведет поддержку системы бронирования переговорных комнат, которая может стать тем самым эффективным решением и для ваших бизнес-процессов.