Умный кабинет - помощник руководителя?

Константин Лупанов, руководитель департамента системных решений ГК «Авилекс»

Несмотря на активное развитие облачных технологий, всевозможных решений для дистанционной работы и управления бизнесом из любой точки мира, во многих случаях невозможно обойтись без личного присутствия руководителя на рабочем месте. Доказано, что именно реальное общение с подчиненными способствует мотивации сотрудников и эффективному решению производственных вопросов. Вот почему такую важную роль играет организация рабочего кабинета, который должен отвечать требованиям эргономичности и безопасности. Грамотно спроектированное и многофункциональное пространство позволяет выполнять множество задач, начиная от самостоятельно анализа большого количества информации и заканчивая проведение мозговых штурмов, совещаний, встреч с деловыми партнерами.

Почему невозможно не приходить в офис? С одной стороны, многих руководителей привлекает возможность управлять корпорацией удаленно. Однако в случае с большой компанией это практически не представляется возможным по ряду причин:

- Высокие требования безопасности и конфиденциальности информации. В любом общественном пространстве, будь то гостиница, самолет, коворкинг или кафе, данные очень легко украсть - начиная от использования уязвимостей общедоступных сетей и вплоть до снятия информации с экрана телефона или монитора ноутбука. Естественно, что конфиденциальные разговоры просто невозможно представить вне доверенного пространства.

- Наличие необходимого оборудования и организованного рабочего пространства. В кабинете есть средства отображения на которые можно в фоновом режиме вывести, например, важные показатели для управления компанией, камеры с различных объектов, карты движения транспорта, макроэкономические данные. На рабочем столе имеется все требуемое для работы оборудование – телефон, рабочий компьютер и многое другое. А организовать пространство так, чтобы все это было удобно установлено возможно только в стационарном виде – в рабочем кабинете. Нередко в корпорациях возникают задачи смешения нескольких информационных контуров, которые не должны физически пересекаться друг с другом. Это может быть контур ДСП (для служебного пользования) и открытый контур для использования ресурсов интернет. Требования безопасности информации запрещают работу с различными контурами на одном компьютере – обычно для каждого из контуров используется отдельный монитор, мышь и клавиатура. Однако, благодаря профессиональной работе интегратора, внедряются такие решения, которые позволяют использовать всего один монитор и один комплект органов управления, при этом удовлетворив требования безопасности. Такие решения, в том числе и составляют «умный» кабинет.

- Видеоконференцсвязь (ВКС). Связь по видео является важным инструментом для работы руководителя. Полностью безопасно и комфортно провести ее можно только в своем кабинете. Звонок должен поступать как на средства коллективного пользования (например, доску или большой экран) для коллективной работы, так и на собственный монитор. Все зависит от выбранного режима: личного пространства или совместного пользования. И такой выбор также доступен при оборудовании «умного» кабинета.

Состав «умного» кабинета:

- Экран коллективного пользования. В качестве него, в зависимости от задач, компоновки и зачастую «статусности» кабинета, может выступать интерактивная панель высокого разрешения, видеостена или даже светодиодный экран с минимальным шагом пикселя. Экран можно использовать для работы с материалами, просмотра необходимой информации и видеоконференций. Такой экран зачастую используется и в режиме личного вспомогательного монитора для дополнительной информации: котировки, графики, погода, аналитические данные, не нуждающиеся в постоянном просмотре.

- Экран индивидуального пользования. Все большую популярность приобретают нестандартные ультраширокоформатные или панорамные экраны, вмещающие в едином корпусе до трех обычных мониторов. Такие экраны позволяют произвольно компоновать необходимые материалы – работать с текстовыми документами, читать почту, выводить объемные отчеты и таблицы. Востребована и возможность комбинировать информацию из разных физических источников на одном экране. Благодаря организации «умного» кабинета можно совместить изображение на экране от различных рабочих станций, видеокамер, ТВ и т.п. И такой вариант также будет отвечать требованиям ИБ.

- Интерактивный дисплей-планшет. Реализует востребованную функцию, позволяющую руководителю наносить графические пометки на демонстрируемые материалы, акцентировать внимание аудитории при проведении презентаций или докладов со своего рабочего места за столом переговоров.

- Решения для подключения ноутбуков и мобильных устройств. Они присутствуют в обязательном порядке, причем как проводные, так и беспроводные. Благодаря их наличию посетитель, пришедший к руководителю, может показать собственные презентации или отчеты. Важно, чтобы решения для подключения были выполнены максимально прозрачно (user friendly), чтобы не пришлось искать провода в ответственный момент, как в неправильно оформленных рабочих пространствах.

- Система интегрированного управления ( «умный» дом). Благодаря данной системе использование рабочего пространства становится простым и удобным. Все задачи выполняются через один простой интерфейс, что позволяет прямо с рабочего места или стола переговоров начать видеозвонок, собрать людей в конференцию и так далее. Аналогичные функции могут быть доступны, например, секретарю для подготовки кабинета под проведение важных мероприятий.

- Защита информации от несанкционированного доступа. Информация в современном мире имеет огромную ценность, поэтому технологии защиты, ранее используемые только спецслужбами, становятся все более востребованными и в обязательном порядке присутствуют в «умном» кабинете.

- Отдельно стоит отметить, что важную роль играет не только «железо» но и различные системы поддержки принятия решений. В современном мире количество поступающей информации столь велико, что оценить состояние объекта управления «одним взглядом» просто невозможно. Для того, чтобы упорядочить поступающие данные и представить их в виде, максимально комфортном для восприятия с помощью средств бизнес-графики активно используются, так называемые, «витрины данных» или Dashboard, отображающие в наглядном виде интегральные показатели по важным направлениям. Такие решения делают возможным мгновенно получить ответ на многие вопросы типа «Какая сейчас динамика продаж?», «Насколько загружено производство?». Причем, все «проблемные» области и показатели могут подсвечиваться красным, а положительные – зеленым. Важно, что для руководителя всегда должна обеспечиваться возможность «провалиться» в интегральный показатель и выяснить, какой фактор дает негативную динамику.

Заключение

Для того, чтобы руководитель мог максимально эффективно выполнять свои функции, ему необходимо максимально комфортное рабочее пространство, оснащенное современным оборудованием, эргономичное, безопасное, наделенное всеми необходимыми системами.

При этом, важно соблюдать принцип, чтобы техника не доминировала в рабочем пространстве, а наоборот была максимально интегрирована в обстановку, при этом обеспечивая решение важнейших задач для сопровождения работы руководителя.

И именно таким требованиям целиком отвечает «умный» кабинет.