Проверка эффективности работы компании (чекап бизнеса): когда проводим

Мероприятие по проверке эффективности работы бизнеса в разных компаниях называется совершенно по-разному. Где-то это может быть аудит, где-то чекап (сheck up) , у кого-то диагностика или просто проверка.

Как и в случае с организмом, так и в бизнесе, при осуществлении такого мероприятия важно знать и понимать основную задачу для его проведения.

Идеальный вариант, конечно, как и со здоровьем, делать регулярную диагностику внутренних процессов для планирования долгого и успешного развития бизнеса. Однако, как показывает мой опыт, чаще всего так не делают. Обычно чекап проводят для решения конкретных задач или устранения возникших проблем, по аналогии с медицинским вариантом: когда уже что-то болит и надо понять что конкретно и как это лечить.

В идеальном варианте для проведения чекапа создается либо выделяется подразделение или выделяется (нанимается) отдельный человек в компании, который и будет его проводить. Из опыта такие функции могут относится к подразделениям контроллинга, внутреннего аудита, подразделению по развитию бизнеса, бизнес -анализу, иногда даже к подразделениям по управлению качеством.

Кроме того, для диагностики может привлекаться сторонний (внешний) консалтинг либо аудит.

При проверке внутренними ресурсами бизнеса, во-первых, есть риск «замыливания взгляда». Что-то можно упустить, потому как для всех участников проверки — это привычная среда работы. Во-вторых, есть риск внутреннего сговора и, как результат, проведения формальных проверок из-за скрытия проблемной информации.

При привлечении внешних ресурсов: есть вероятность очень поверхностной проверки (без вникания в специфику бизнеса и специфику процессов) либо все-так же формальная проверка (проверили все, но так, для галочки) .

Отсутствие формальности – главный критерий качественного аудита.

При такой проверке изучают именно «как делают», а не просто отчеты проверяют или слушают, что сделали.

В таком варианте чекапа можно уже в процессе проведения найти задачи для улучшения и развития.

Например, как-то проводили диагностику процессов на складе и смотрели, как фактически принимают машину с товаром. Теоретически можно было просто ограничиться разговором с описанием процесса. Почти сразу нашли узкое место: увидели, что кладовщик по каждой машине делает 15-20 минут определенные манипуляции с документами, о которых он не рассказал раньше. Оказалось, что эту задачу уже оцифровали, только до сотрудников не довели.

Отмена одной этой операции позволила сильно ускорить процесс приемки и снизить трудоемкость.

Для проведения проверок хорошо бы составлять график.

Однако в таком случае, при редких проверках может возникнуть риск «подчистки или причесывания» информации к дате.

С другой стороны, при регулярных проверках (один-два раза в месяц, каждую смену и т. п) подразделения сами перестают делать не так.

— Перед любой автоматизацией/оцифровкой (CRM, ERP, HR и кадры и т. п.) – делаем чекап состояния процессов и показателей тех подразделений, где предполагается внедрение новой системы, для максимально эффективной автоматизации.

— Перед заменой системы (например, Excel на 1С, SAP на 1С ERP и т. п) – проверяем те процессы, которые были автоматизированы/оцифрованы ранее. Задача максимально сохранить при переходе то, что уже работает и приносит результат, и устранить (автоматизировать/оцифровать) , то, что хотелось бы либо необходимо решить.

— При смене команды (как при смене коллектива одного подразделения, так и при замене руководства либо владельцев компании) – проверка для понимания текущего состояния дел и сложившихся процессов в конкретном подразделении или в бизнесе в целом.

— При реорганизации бизнеса либо подразделений (привлечение ЧОП к охране вместо отдельных охранников, создание централизованной бухгалтерии вместо разрозненных подразделений и т. п.) – задача проверки понять как распределить процессы с учетом задач по реорганизации без потерь по эффективности бизнеса.

- При масштабировании бизнеса или подразделений (открытие нового завода, филиала, цеха, точки и т. п.) – задача проверки понять, как организовать работу в новом филиале (подразделении) исходя из процессов существующего бизнеса или подразделения. Похожая задача бывает при упаковке франшиз.

— При изменении внешней среды (от изменения условий аренды, введения удаленки до принятия новых законов) – проверяем те подразделения и процессы, которые затрагивает изменение. Задача минимизировать потери от изменений для бизнеса.

— При неоднократном невыполнении целевых показателей работы подразделения либо наличие ошибок в работе (плана продаж, плана производства, сроков исполнения заказов, не то отгрузили, вопросы качества, что-то украли, и т. п.) – задача определить и устранить причины. В этом случае при проверке обязательно надо смотреть на эффективность использования ресурсов.

— В случае если есть ощущение у руководителя/владельца бизнеса, что «что-то работает не так» — обычно опытный руководитель понимает, что где-то есть проблема. В этом случае лучше организовать чекап всего бизнеса, идеально внезапный.

— Есть ситуации, когда обязательно надо проводить внутренний аудит, даже если вроде бы особых причин для этого нет. Например, когда часто возникают конфликты между сотрудниками, есть проблемы во взаимодействии подразделений, сотрудники часто задерживаются на работе, есть задержки с предоставлением внутренних отчетов по результатам работы либо остаткам, есть либо может быть риск внешней проверки.

Успешных вам проверок!

О бизнес-процессах и диагностике бизнеса больше пишу в телеграм-канале