Как мы сделали корпоратив для Тинькофф и не облажались

Подробный разбор кейса по организации Тинькофф Феста для 250 человек

Мы бутиковое ивент-агентство Lektory работаем в индустрии пятый год. В 2021 году, благодаря сарафанному радио, к нам пришел новый большой заказчик ― отдел разработки Тинькофф Банка в Екатеринбурге. Сначала мы сделали для них новогодний корпоратив, а летом заказчик увеличил в 2,5 раза бюджет и предложил сделать мероприятие к юбилею. Рассказываем, что мы придумали, какие вынесли уроки и какой был фидбек (как у мишленовского ресторана).

апофеоз фестиваля)
апофеоз фестиваля)

Формулирование задачи и составление портрета сотрудников

Вводные от заказчика: «Хотим отметить праздник на природе, нас 250 человек, и все мы очень разные».

Цели более глубокого уровня: команда должна не просто отдохнуть, а получить настоящий кайф от происходящего и мотивационный заряд. Было важно, чтобы ребята сплотились и прониклись благодарностью к компании за заботу.

Составление психологического портрета сотрудников мы сделали со слов руководителей, и было у нас всего 15 минут.

Блиц-интервью для таких случаев:

Что обычно присутствует на ваших корпоративах?

Что понравилось и не понравилось на прошлых мероприятиях?

Что проводят свободное время ваши сотрудники?

Какие напитки они любят пить, что есть, предпочтения в кино и музыке?

Мы максимально концентрируемся на клиенте во время разговора, чтобы собрать необходимую информацию и поймать вайб коллектива по полутонам, жестам, тембру голоса интервьюируемого. Иногда у нас есть час на сбор данных, а иногда ― 5 минут.

Время на подготовку

Концепцию придумывали за 1 неделю, защищали ― полчаса.

На составление сметы ушла неделя.

На сбор мероприятия ― 3 недели.

Концепция

Вводные данные клиента сложные, но интересные. Идея о собственном фестивале компани пришла почти сразу: крутой фест под открытым небом с эксклюзивной эстетикой, атмосферой и развлечениями. Это понятная и персонализированная история. С одной стороны, фест делается специально для этой группы людей. С другой ― кто-то будет спокойно болтать с коллегами все три часа, а кто-то сможет выплеснуть энергию, попрыгав на батуте, приготовив пиццу и отполировав все это бирпонгом.

Мы смотрели современные фестивали, классические американские ярмарки, международные проекты и черпали вдохновение. Очень быстро появился длинный список активностей ― от классических до самых невероятных, например, в какой-то момент мы были близки к тому, чтобы сделать ипподром с забегом в гигантских надувных костюмах динозавров. Но вовремя остановились)

Активности на площадке

Большое количество мелких зон позволили закрыть максимум потребностей людей. Сотрудники банка любят и фанатеют по своей компании, поэтому, например, мы решили дать им возможность расписать с помощью граффитиста мерч ― сумки и футболки. Так как люди взрослые, но в тоже время креативные и раскрепощенные, мы добавили батут и аквагрим. Мастер-класс по черной пицце появился как оммаж одному из фирменных цветов банка.

Полный список активностей

  • Черная пицца, турниры по джанге и дартсу, кастомизация футболок и шоперов современным художником, батут, аквагрим, тир, кальяны, покер, фотобудка, бирпонг, экскурсии.
  • За участие в активностях все получали «валюту фестиваля». Купюры меняли на жетончик для автомата «Хватайка» ― только вместо игрушки, там были шарики, внутри которых находилась бумажка с подарком ― мерчем от Тинькофф.
  • Концерт живой музыки + стрит фуд.

Что оказалось сюрпризом

Фестиваль проходил на территории старинного завода Турчаниновых-Соломирских. Было организовано две экскурсии ― историческая и по современным арт-объектам, расположенным на площадке. Для нас стало сюрпризом, что они пользовались бешеным спросом, и каждые полчаса набирались полные группы желающих. Мы думали, что экскурсии будут небольшим дополнением к мероприятию, а получили ― аншлаг.

Еще одним сюрпризом стала нескончаемая очередь на аквагрим. Ребята рисовали все ― от цветов и блесток до динозавров на лице.

Как мы оптимизировали затраты

Даже у таких крупных заказчиков бюджет на празднование не резиновый, так что пришлось оптимизировать затраты.

  • Наносить аквагрим должны были 3 человека. Так как мы брали очень хороших специалистов, а стоят они недешево, то решено было уменьшить количество, не теряя в качестве. Поэтому на площадке остался один гример.
  • Отказались от бега наперегонки в костюмах животных. Оказалось, что их нельзя взять в аренду, а покупать новые ― дорого.
  • Из-за дороговизны сократили пивную корову ― ее нужно доить, чтобы набрать в кружку пиво.

Что пошло не так ― уроки и выводы на будущее

Подвела погода. На площадку зашли гости и вместе с ними ― ураган, который снес половину декора. Следом начался дождь. Пришлось быстро распределять гостей по крытым зонам активностей.

Сокращение стаффа для аквагрима привело к очереди, в которой люди долго стояли, а кто-то вообще не попал к гримеру. В будущем будем грамотнее оптимизироваться: либо мы оставляем ровно столько персонала, сколько требуется, либо полностью убираем активность.

Обратная связь

После фестиваля, заказчик отправил всем участникам форму обратной связи. И она была отличной. Общее впечатление было положительным у всех, отдельные элементы программы не зашли около 5% участников. Но знаете, если из 100 человек 5 пишут, что им не понравилась еда, это нормально. Даже в мишленовском ресторане нравится не всем.

Атмосфера превзошла ожидания ― и наши, и клиента. Праздник длился 4 часа, но гости хотели продолжения, даже несмотря на погоду. Это о многом говорит. В этом ролике передается приятный вайб фестиваля!

44
Начать дискуссию