Как подготовиться к офлайн-мероприятию на 200+ человек. Чек-лист на волнительном опыте «Территории продаж»

Как на наш форум, рассчитанный на 220 человек, пришло около 400, и что мы не учли при подготовке офлайна. И почему люди приходят на мероприятия, чтобы поесть и свалить с работы.

16 марта в Воронеже прошёл бизнес-форум «Территория продаж». Его организовали Битрикс24 и мы — IT-компания Вебфлай («золотой» партнёр Битрикс24). Всего офлайны состоялись в 6 городах России, а в 4 — ещё впереди.

В 2019 году мы провели «Территорию продаж» в Воронеже, но на другой площадке, а за последний год подготовили с десяток тематических онлайн-конференций. Казалось, мы морально и организационно готовы ко всему, но нет. Расскажем, что пошло не так, и сделаем чек-лист, что важно учесть до мероприятия и контролировать во время. Вот план статьи:

Плотно готовиться к форуму начали за 2 месяца. Забронировали зал в бизнес-центре, нашли спикеров и инфопартнёров, заказали баннеры, договорились насчёт интерактивов, запустили рекламу, купили нужные мелочи от канцелярии до воды. За день до мероприятия собрали «пакеты участника», прикрепили ленточки к бейджам.

Питьевая вода. Закупите бутилированную воду из расчёта минимум 1 бутылка на 1 человека (включая вашу команду и спикеров). Нам воды не хватило бы даже на запланированных 220 участников, так что берите с запасом. Да, в бизнес-зале стоял кулер и одноразовые стаканы, но и то и то могло закончиться.

Стойки с указателями и таблички. Установите стойки с указателями, начиная от входной группы в здание. Желательно разместить таблички на каждом повороте, в лифте и у лестницы. А лучше выделить сотрудника, который встретит участников у входа: подскажет, куда идти, посоветует сдать вещи в основной гардероб и даст вводную информацию, например, где скоротать время, если до начала регистрации ещё далеко.

Наше мероприятие проходило на 7 этаже, в бизнес-центре замысловатая планировка и мы сами не сразу сообразили, куда идти. Нужное количество табличек мы не предусмотрели и сотрудника не выделили. Так что вывод сделали на собственных ошибках:)

Канцелярия. Возьмите с собой маркеры, ручки, ножницы, скотч, степлер со скобами, канцелярский нож, чистую бумагу А-4, файлы. Нам не пригодилось, но мало ли что. Из канцелярских принадлежностей мы купили маркеры, чтобы участники вписывали имена в бейджи. Вот маркеров мы взяли с запасом на случай, если их нечаянно утащат)

Определите дату и время или предельное число участников, после которого вы останавливаете регистрацию. По опыту основного организатора Битрикс24, на мероприятие приходит половина от общего числа зарегистрированных, поэтому мы арендовали зал на 220 человек.

Но меньше, чем за сутки до старта «Территории продаж» в офисе раздался крик маркетолога Маши «У нас 666 заявок, я закрываю регистрацию!». По плану мы должны были набрать 460 регистраций, но из-за того, что не договорились о максимально допустимом количестве заявок, на «Территорию продаж» пришло на 150-180 человек больше. К этому мы не были готовы.

Подготовьте сценарий с таймингом мероприятия, распишите какие основные тезисы озвучить и когда. Например, «назвать организаторов форума в начале и конце мероприятия», «рассказать о конкурсе и призах в начале и после кофе-брейка», «3 раза объявить, что презентации и дипломы участников придут на почту».

В сценарии укажите ударения в фамилиях спикеров и названиях компаний. Подготовьте информацию об организаторах, спонсорах и партнёрах. Всё это мы учли. Также сделайте заготовки, которые помогут заполнить технические заминки и потянуть время. Например, ролик о компании, короткий кейс или напоминание о программе мероприятия.

Если сценарий пишет ведущий, то вытрясите из него душу, но текст должен быть. Установите чёткий дедлайн, желательно за 1-2 дня до мероприятия. Перед «Территорией продаж» мы созвонились с ведущим и несколько раз проговорили основные моменты, которые нужно учесть при составлении сценария. Эти требования прислал Битрикс24. Ведущий ответил: «Да, да, хорошо!». От подготовки сценария с нашей стороны он отказался и заявил, что программы форума ему достаточно, а в остальном сориентируется по ситуации: количеству участников, погоде, настроению, теме выступлений спикеров и так далее.

О требованиях к проведению форума ведущему напомнили до начала мероприятия, распечатали программу и основные моменты. В итоге в приветственном слове он не назвал организаторов «Территории продаж», — Битрикс24 и Вебфлай, ошибся в фамилии спикера и объявил нашего руководителя за 6-7 минут до начала его выступления, когда его не было в зале. Кроме того, большую часть времени сидел в гримёрке, хотя обязан был слушать выступающих и следить за таймингом.

Установите дедлайн по предоставлению презентаций от спикеров, лучше за 3-5 дней до мероприятия. Пропишите в каком формате вам прислать файл и куда. Например, «до 18:00 14 марта скинуть презентацию в pdf на почту example@mail.ru, продублировать в Telegram маркетологу». Это поможет вам проверить тексты на ошибки, опечатки и соответствие теме, или сделать заставки для презентаций в едином стиле, как в нашем случае.

Наши спикеры: Ксения Евтеева из «Румтуми», Екатерина Марченко из Битрикс24, Константин Рыбченко из Вебфлай, Никита Кушелев из «МойСклад», маркетолог Анна Ковтун и Игорь Шевцов из Яндекс.Рекламы.

Подготовьте 3-5 запасных вопроса по теме выступления каждого спикера. Возьмите идеи из презентаций, которые вам пришлют заранее, добавьте в сценарий. Это нужно для разогрева аудитории и если не будет вопросов из зала.

Уточните, будет ли спикер в зале на протяжении мероприятия и на кофе-брейке, или он сразу уходит. Эту информацию можно объявить после выступления, чтобы участники задавали вопросы прямо сейчас, а не то спикер убежит. На «Территории продаж» гости искали спикеров уже после их ухода и расстраивались, что не успели пообщаться.

Закладывайте время на вопросы и ответы. Например, за 5 минут до конца выступления, спикер завершает речь и общается с участниками. На «Территории продаж» спикеру давали 35-40 минут на выступление и это время не делилось на основную часть и ответы на вопросы. Из-за этого спикеры заканчивали впритык и времени поболтать не оставалось.

Позаботьтесь о еде и напитках для спикеров. Попросите кейтеринг выделить для выступающих порции питания и напитков. Хорошо, если у спикеров будет отдельная гримёрка или они размесятся вместе с организаторами.

Планируйте расстановку зоны регистрации и других точек исходя из локации. В бизнес-центре, где проходила «Территория продаж», был небольшой холл с гардеробом и витиеватый коридор с мебелью. Мы с расстановкой точек откровенно лоханулись: при выходе из лифта гостей встречала дегустация сыра (наш партнёр), затем стойка регистрации, далее пункт выдачи «пакета участника», гардероб, пресс-волл для фотографирования, зона с интерактивом и только потом вход в зал.

Логичнее было в самом начале поставить стойку регистрации и частично перегородить ею проход на этаж, чтобы люди не проскользнули мимо. Раздаточные пакеты вручать после гардероба, когда гости сдали верхнюю одежду, а дегустацию и творческий интерактив расположить возле входа в зал. Но планировка этажа и расстановка мебели этого сделать не позволили. Если бы мы задумались об этом накануне, то успели всё переставить по фен-шую.

На «Территории продаж» было не только полезно, но и вкусно и интересно. Делали участникам хорошо наши партнёры — студия выездных мастер-классов «BizzArt» и сыроварня «Сыр Дацун».

Учитывайте вместимость гардероба. Минут за 10 до начала мероприятия в гардеробе закончилось место. Такого поворота событий и количества участников мы не ожидали. Гардероб на первом этаже был закрыт. Если бы мы договорились его открыть, то пришлось бы гнать гостей с одеждой с 7-го этажа не 1-й, а это нехорошо.

Был вариант поставить нашего сотрудника на первом этаже, чтобы он регулировал поток людей, но роли в команде распределили и отправить в холл было некого. Не делайте так)

Учтите, что люди могут прийти рано. Наш первый участник пришёл в 9:40 (!), хотя регистрация начиналась только в 10:30. Мы бегаем с пеной у рта, собираем стойки и материмся, а тут... Зарегистрировать гостя и пропустить в зал мы не могли, поэтому предложили подняться в ресторан этажом выше, благо он работал с 8 утра.

Выделите на регистрацию побольше людей. По регламенту Битрикс24 на каждые 50 слушателей — минимум один регистратор. На «Территории продаж» участников регистрировали три сотрудника: двое считывали QR-коды, а один отмечал гостей по Ф.И.О. или номеру телефона в ноутбуке. Ещё один — выдавал «пакеты участника» и рассказывал вводную информацию: во сколько начало, где туалет, какие есть интерактивы и где фотографироваться.

Наши ожидания: 220 участников, большинство из них с QR-кодами, на регистрации вписывают свои имена в бейджи и организованно сдают вещи в гардероб. Реальность: 40% говорят «мне QR-код не приходил» и отмечаются по Ф.И.О., возле стойки толпа, у гардероба толпища. В нашем случае пригодились бы 2 дополнительных человека на регистрацию с ноутбуками.

А лучше наймите волонтёров. Мы пришли к выводу, что на регистрацию и раздачу материалов лучше ставить волонтёров или нанять специально обученных людей. Пусть их координирует представитель вашей команды, а сотрудники компании будут полезнее на других ролях.

Определите целевую аудиторию. По возможности отсеивайте нерелевантных участников. Для этого выбирайте рекламные каналы с нужной вам ЦА, сделайте дополнительные поля в форме регистрации. Фильтровать гостей можно и на этапе интереса к мероприятию, например, нас спрашивали: «А можно прийти молодым предпринимателям?». И мы отвечали «Да»!.

В итоге на «Территории продаж получилась сборная солянка:

Все материалы в раздатку вкладывайте заранее. Красивые «пакеты участника» от Битрикс24 мы подготовили накануне мероприятия и разложили на стойке. За час до начала к нам подошёл представитель партнёра с просьбой добавить внутрь свои сертификаты. Предварительной договорённости на это не было, но мы пошли навстречу и вкладывали материалы в 350 сумочек. Даже совместными усилиями на это ушло минут 10-15. Не делайте так. Если партнёр не предоставил материалы заранее — предложите сделать это самостоятельно или разложить их на стойке.

Вкладывайте программки в «пакет участника». Пусть это будет просто лист А4 с распечатанным регламентом. Но за последний год мы привыкли к онлайн-конференциям, а там не проблема в любой момент вывести на экран расписание мероприятия или напомнить о нём в чате. В случае с большим офлайном мы это упустили и не подготовили программки. Из-за этого многие участники спрашивали, кто выступает дальше, с какой темой и когда перерыв.

Мы решили в следующий раз сделать информативные программки, указать на них контакты и QR-коды для оценки выступлений спикеров.

Распределите роли в команде. Составьте чёткие инструкции кто что делает, когда, и где находится. Например, 3 человека на регистрации, один дежурит на входе в зал, двое проверяют оборудование, один контролирует процессы, двое консультируют потенциальных клиентов и так далее. Выделите запасного сотрудника, который подключится к коллегам, если что-то пойдёт не так.

Проинструктируйте команду. Подготовьте ответы на возможные вопросы участников: где курить, где туалет, куда пойти выпить кофе, во сколько перерыв, где розетки для зарядки гаджетов, какие условия конкурсов и так далее. Убедитесь, что сотрудники и волонтёры владеют информацией и помогут гостям.

Подготовьте себе чек-лист. Составьте план мероприятия с таймингом, распишите роли сотрудников и локации. Укажите, что и когда нужно проконтролировать, например: «в 9:00 проверить презентации, заставки, фоновую музыку и микрофоны», «в 9:30 проверить установку пресс-вола», «в 10:30 позвонить первому спикеру и уточнить, успевает ли он к началу», и так далее.

Сохраните резервные места. Распечатайте таблички «резерв» и разложите на стульях, чтобы регулировать стихийную рассадку. Первый ряд забронируйте для инфопартнёров и спикеров. Следите, чтобы люди не складывали вещи на запасные кресла. Когда участники заходили в разгар выступления и стеснялись бродить по залу в поисках пустых мест, — мы их рассаживали на резервные стулья.

Уточните, где взять дополнительные стулья. Узнайте у хозяев площадки, есть ли запасные посадочные места и где их взять. Договоритесь, чтобы стулья были в зоне досягаемости, а не в другом крыле здания.

Нам пришлось затаскивать в зал 100 дополнительных кресел. Из-за того, что мы не предусмотрели это заранее, часть гостей увидела, что мест нет, развернулась и ушла. А эти люди прошли регистрацию, сняли верхнюю одежду и получили пакет участника. По нашим подсчётам, зал покинули пару десятков человек. Остальных удалось разместить, но мы забрали все свободные стулья на этаже.

Проверьте микроклимат в помещении: свет и температуру. Проветрите помещение до мероприятия и постарайтесь создать среднюю комфортную температуру. Для «Территории продаж» мы выбрали большой, хорошо освещаемый зал с экраном и сценой. Так получилось, что на одних рядах стало душно, а на других — холодно из-за кондиционеров. Этот момент мы не учли!

Что касается света, то его приглушали на время выступления спикеров и показа презентаций. Из-за этого некоторым гостям было темно. В зале были дополнительные источники освещения, но мы их не проверили в сочетании с проектором. Обратная сторона — дневного света может оказаться слишком много из-за чего презентацию на экране не видно. В общем, проверьте свет до мероприятия из разных точек зала и при разных условиях.

Проверьте, как ловит интернет. Подготовьте таблички с названием гостевого вай-фая. В бизнес-центре, где проходила «Территория продаж» плохо ловили все мобильные операторы. Обнаружили мы это за час до начала мероприятия. Вай-фай работал, но участники подключались не к той сети. Если бы мы проверили связь накануне, то распечатали таблички с названием нужного вай-фая или сделали слайд для проектора.

Возьмите запасную технику. Берите 1-2 резервных ноутбука со всеми переходниками, зарядниками и нужным софтом. Презентации и другие файлы сохраните на хард, в облако и на сам ноутбук. Вдруг придется что-то переделывать во время мероприятия. И захватите пару пауэрбанков, нам пригодились.

Следите за входом в помещения. Поставьте своих сотрудников у входа в зал и в комнату для кофе-брейка. Первый нюанс мы учли, а второй нет, из-за этого пострадал шведский стол. Напомню, мероприятие рассчитано на 220 человек, а пришло почти 400!

Минут за 40 до начала кофе-брейка к нам подошёл представитель бизнес-центра и сообщил, что гости вовсю перекусывают. 15-20 человек просто вошли в зал для кофе-брейка и сели есть, а сотрудники кейтеринга не вмешивались и занимались своей работой. Это подтверждает нашу мысль, что многие посещают офлайн-форумы, чтобы поесть и свалить с работы. Естественно, после кофе-брейка число участников резко сократилось)

Приглашайте гостей в зал. После перерыва зовите участников в зал, они разбредаются, болтают между собой и по телефону, и пропускают начало. В нашем случае двери в зал были закрыты и гости не слышали, что спикер начал выступать.

Добавьте больше информации о себе. Участники могут просто не понимать, кто вы и чем занимаетесь. Поэтому вставьте в презентации рассказ о компании и услугах, добавьте отзывы клиентов, кейсы и цены. Разместите на площадке таблички с QR-кодами, по которым участники перейдут на ваш сайт или оставят заявку в форме обратной связи.

Выделите сотрудников для консультации. Сделайте стойку, где представитель компании будет находиться постоянно и консультировать потенциальных клиентов. Важно, чтобы этот специалист мог ответить на вопросы обо всех ваших продуктах. Подготовьте для него табличку с QR-кодом и ссылкой на форму записи на консультацию, чтобы люди не стояли в очереди. Также положите раздаточные материалы о компании или визитки.

Участники «Территории продаж» ловили в коридорах нашего руководителя, бизнес-аналитика и копирайтера, чтобы получить консультацию Вебфлай. Кому-то удалось пообщаться, а кто-то не дождался. Контакты заинтересованных пришлось сохранять в телефон и пересылать друг другу. Это несерьёзно! Но мы сделали выводы и в следующий раз подготовимся, как написали в предыдущем абзаце)

Административно-хозяйственные моменты

Онлайн-регистрация

Сценарий и ведущий

Спикеры

Локация и планировка

Регистрация и раздаточные материалы

Работа команды организатора

Рассадка в зале

Технические нюансы

Информация об организаторах

#территорияпродаж

#битрикс24