Полтора принтера на человека: с чем мы сталкиваемся, когда приходим в компанию с аутсорсингом

Когда та или иная компания заказывает аутсорсинг печати, она это делает чаще всего ради экономии. И поэтому выбирает подрядчика с самой низкой ценой за отпечаток. Вроде бы всё правильно сделали, но такие истории для «Бюро офисных машин» часто выглядят абсурдно, так как цена отпечатка не имеет ничего общего с реальной экономией.

Наш коллега, Игорь Челебаев, рассказал на реальных кейсах об основных ошибках компаний при организации печати.

Чем больше, тем лучше

Первое, что бросается в глаза, когда мы заходим в компанию – большой, а в некоторых случаях просто огромный, парк печатной техники. Когда мы посчитали количество устройств у одного из наших клиентов, то получили ту самую цифру – 1,5 принтера на человека. И это не преувеличение.

Для чего устанавливают столько принтеров? – спросите вы. Мы тоже спрашивали. Сначала закупается в офис один принтер. Затем он ломается или начинает работать со сбоями. И тогда компания заботливо устанавливает второй аппарат, для подстраховки. Никому же не хочется, чтобы встала работа целого отдела из-за проблем с печатью.

А если отдельному сотруднику требуется в течение дня много печатать, то прямо на его рабочий стол поставят еще один аппарат, маленький, такой, какие используют для домашней печати. Потому что у центрального принтера собирается очередь и совсем неудобно бегать к нему весь день.

В общем, вы поняли систему накопления техники. Но, чтобы Вы понимали еще и весь масштаб «бедствия», посмотрите на фото. В данном кабинете стоит три принтера. Один такой принтер рассчитан на печать 30 000 листов в месяц. Суммарный объем печати на этих трёх устройствах когда мы пришли был всего 4500 листов. Мало даже для одного из них!

Вот еще один пример из практики. Попробуйте посчитать, сколько всего МФУ стоит в коридоре. Мы дадим вам подсказку: за дальним устройством спрятался еще один… для подстраховки =)

Как исправить ошибку: посчитайте свой реальный объем печати и сопоставьте с техническими возможностями конкретного устройства. Посчитать можно самостоятельно, установив специальную программу на принтер, или обратиться к специалистам – сами придут, все установят, посчитают и предоставят отчет. Между прочим бесплатно.

Чем навороченнее, тем лучше

Перед руководителем стоит выбор: обычный МФУ за 20 000 рублей или крутая машина за 1,5 млн рублей. Если в компании деньги есть, то в 80% случаях руководитель выберет второй вариант – более дорогой и кажется, что более качественный и работоспособный. Но есть ли необходимость закупать в данном конкретном случае такое продвинутое устройство – еще нужно посмотреть. Скорее всего обычный МФУ справился бы со всеми задачами по печати документов.

Как не допустить ошибку: Перед приобретением печатного устройства советуем все же обращаться за помощью к тем, кто разбирается в технических параметрах и особенностях принтеров и МФУ от различных производителей.

Чем дешевле расходники, тем лучше

Экономить на расходниках – решение, которое кажется логичным и единственно верным. Чаще всего компании так и поступают – закупают дешевые совместимые картриджи вместо дорогих оригинальных. Может мы сейчас вас удивим, но это на самом деле мнимая экономия. Объясним, почему.

Да, при первоначальной закупке сумма за n-ное количество совместимых картриджей окажется меньше той суммы, которая бы вышла при закупке оригинальных картриджей того же количества. Это ключевой момент. Потому что, если бы с вами устроили эксперимент как в знаменитых рекламах средств для мытья посуды и запустили бы гонку между двумя видами картриджей, то совместимые закончились бы раньше, чем оригинальные. О чем это говорит? Правильно, на год вам понадобится закупить в 2, а то и в 3 раза меньше расходных материалов, если вы выберите оригинальные.

Приведем конкретный пример. До перехода на оригинальные расходные материалы наш клиент закупал 8000 совместимых картриджей в год и тратил на это 5 млн рублей. После перехода ему понадобилось закупать всего 2500 картриджей. В данном случае общая сумма закупки и объемы печати не изменились. НО! Более чем в 3 раза сократилось количество подходов по замене картриджа, улучшилось качество печати и, что немаловажно, улучшилась экологическая атмосфера в офисах. Не будем сейчас в это углубляться. Кто хочет, может подробнее прочитать в исследовании «Оригинальные тонеры против совместимых!».

Как исправить ошибку: Всё просто – перейти на оригинальные расходные материалы.