Почему могут не заселить в отель? Эксперт разбирает самые частые проблемы с проживанием в командировке

С января по март 2024 года в России забронировали на 21% больше номеров в отелях, чем за этот же период в 2023. Средний чек путешественников за год вырос на 20%.

Деловые туристы бронируют до 30% мест в гостиницах во время командировок. Из-за непростого оформления деловых поездок заселение не всегда проходит гладко, а по итогу проживания нужно не забыть про конкретные документы.

Ведущий специалист отдела бронирования отелей Smartway Елена Соболева рассказывает, какие сложности могут возникнуть с гостиницами в командировке.

Сотруднику могут отказать в заселении в отель, даже если бронь уже оплачена. О любых нестандартных запросах во время проживания стоит предупреждать заранее. К таким можно отнести:

1. Размещение с домашними животными.

Допустим, сотруднику не с кем оставить свою чихуахуа, и он берет ее с собой в деловую поездку. Нужно учесть, что не все отели — пет-френдли. Гостиницы, которые допускают размещение гостей с питомцами, нередко просят внести дополнительный залог или доплатить. Сумма зависит от размеров животного. Если отель не предупредить заранее о хвостатом помощнике сотрудника, в заселении откажут.

2. Заселение в отель в России по загранпаспорту.

На ресепшене гость должен показать именно общегражданский российский паспорт. Заграничный паспорт для заезда в гостиницу подходит в исключительных случаях. Например, если у сотрудника есть еще одно гражданство и он живет на две страны. На иностранных туристов правило не распространяется.

3. Заезд с крупногабаритным багажом.

В целях безопасности гостиница имеет право запретить размещать крупногабаритный багаж в номере. У одного из гостей с собой было много коробок. Его не смогли заселить, пока он не оплатил их размещение в специальной комнате для хранения багажа. Поэтому, если сотрудник едет на промышленную выставку и везет с собой 10 образцов новых обогревателей, стоит предупредить об этом гостиницу заранее.

Сталкиваясь с любой нестандартной ситуацией в командировке, сотрудник рассчитывает на помощь от компании. Онлайн-сервисы для организации деловых поездок берут на себя ответственность за решение форс-мажоров. Например, c клиентами Smartway на связи служба поддержки — специалисты оперативно отвечают даже ночью.

Иногда забронированных номеров в отеле может быть больше, чем есть на самом деле. Или в гостинице забронированы все номера, но в одном разбилось окно, и он стал непригодным для проживания. Такая ситуация называется овербукинг. Сотрудник в командировке может столкнуться с этим, уже стоя на ресепшене.

• Ответственность за овербукинг несет отель. Администратор или другой ответственный за бронирование в гостинице должен был заметить, что номеров купили больше, чем есть. А техслужбы — оперативно устранить неполадки в комнате.

• Овербукинг может произойти с кем угодно и когда угодно, но есть закономерности. Летом в Санкт-Петербурге или Сочи вероятность столкнуться с овербукингом выше, чем зимой в Вологде.

  Почти со стопроцентной гарантией избежать овербукинга можно, если бронировать отель сильно заранее.

Когда в гостинице понимают, что не могут заселить гостя из-за овербукинга, обычно администраторы предлагают альтернативу неподалеку. В больших городах между отелями может существовать даже специальная система. Например, две крупные сетевые гостиницы в «Шереметьево» договорились принимать гостей друг друга в случае овербукинга. Расстояние между отелями — всего 350 метров.

Совет: попросить компенсацию за неудобства. Отель может заказать такси до нового места проживания.

Бывают случаи, когда сотрудник едет в командировку на своем авто. Что учесть в таком случае при выборе гостиницы:

• Парковка есть не у всех отелей.
• Парковка — дополнительный платный сервис с высоким спросом.
• Места на парковке гости занимают по факту приезда. Редко можно забронировать пространство для автомобиля заранее.

В крупных отелях с подземным паркингом и системой видеонаблюдения за парковочное место почти всегда нужно платить дополнительно. Цена зависит от города и количества звезд гостиницы. Не каждый отель может включить эту услугу в безналичный счет. Грузовые автомобили могут не пустить даже на платную отельную парковку из-за недостатка места.

Чтобы сотрудник не ездил по незнакомому городу в поисках парковки, при бронировании жилья стоит уточнить у отеля, можно ли оставить машину с конкретными габаритами на территории.

В некоторых гостиницах есть специальная комната, где хранятся забытые вещи. Постоянные гости забирают их при следующем визите, другие — используют услуги курьерских служб.

Если сотрудник уже выехал из отеля, но обнаружил пропажу:

• Позвоните на ресепшн. Если номер еще не убрали, горничная легко найдет нужную вещь.
• Гостиницы могут передать забытую вещь знакомым гостя.
• Некоторые отели готовы отправить посылку за свой счет, чтобы повысить лояльность.

Если пропажу так и не обнаружили, можно запросить у отеля записи с камер видеонаблюдения. Однажды наш клиент обронил за завтраком кошелек — его удалось найти по видео. Таким же способом провели расследование загадочной пропажи из холла отеля подаренной клиенту дорогой бутылки вина.

Служба поддержки Smartway помогла десяткам клиентов вернуть забытые в отелях документы, провода и аксессуары. Опыт показывает, что даже расстояние между Владивостоком и Калининградом, — не помеха, чтобы вещь снова оказалась у владельца.

Бронирование отелей — один из главных аспектов, который волнует компании и сотрудников в командировках. Чтобы все было четко с документами и с проживанием в деловой поездке, стоит выяснять все до мелочей. Небольшой интерактив: прочитайте вопрос ниже, сначала ответьте на него сами, а потом — проскролльте до верного ответа.

Вопрос: если в отеле есть шведский стол, можно ли забирать еду в номер или с собой без конфликтов с администрацией?

Ответ: нет, это запрещено. Но деловые туристы, которые выезжают из отеля рано утром, могут попросить специальный ланч-бокс в счет завтрака.

Еще больше полезных советов и лайфхаков, как выйти из любой нестандартной ситуации во время командировки, предложит наша тревел-поддержка Smartway. Делитесь в комментариях странными историями о проживании в гостиницах во время деловых поездок.