Унифицированные коммуникации - эффективный инструмент для командной работы

Согласно результатам исследования J’son & Partners Consulting в ближайшие годы можно ожидать четырехкратный рост продаж отечественных решений для корпоративных коммуникаций. В их число входит видеоконференцсвязь, электронная почта, голосовая связь, мессенджеры и т.д. И хотя для внутрикорпоративного общения все еще часто применяются различные общедоступные коммуникационные решения, можно наблюдать рост интереса бизнеса к развертыванию у себя систем унифицированных коммуникаций.

О том, как с их помощью минимизировать риски и оптимизировать работу сотрудников, рассказывает Артем Чепрак, Генеральный директор АО «Информтехника и Связь», разработчика корпоративного мессенджера РОСЧАТ.

Корпоративные коммуникации уже давно перестали ограничиваться лишь голосовыми вызовами и чатами. В настоящее время это целый спектр различных цифровых инструментов, объединенных в одном интерфейсе. Они включают в себя мобильную и IP-телефонию, аудио- и видеозвонки, чаты и мессенджеры, корпоративную адресную книгу, облачные сервисы хранения данных и многое другое. С их помощью организации могут не только оптимизировать свои внутренние процессы, но и значительно повысить уровень обслуживания клиентов. При этом использование разрозненных цифровых инструментов для корпоративного общения представляется рискованным с точки зрения безопасности хранения и передачи конфиденциальной информации. Унифицированные коммуникации (Unified Communications, UC) решают этот вопрос, обеспечивая сохранность данных за счет использования защищенных каналов передачи данных и их шифрования. Кроме того, они позволяют:

Упростить обмен информацией: С помощью UC-решений все каналы корпоративных коммуникаций становятся доступными из единого интерфейса, что ускоряет общение, облегчает поиск и совместное использование документов. Сотрудники могут быстро находить нужные материалы, обмениваться ими и оставлять комментарии, что ускоряет процесс принятия решений.

Улучшить взаимодействие: Переход от текстовых чатов к видеозвонкам становится простым, что позволяет быстро собрать, понять и учесть мнения всех участников дискуссии. Это особенно актуально для команд, работающих в разных часовых поясах или в удаленном формате, где личные встречи не всегда возможны.

Повысить производительность труда: Работа по принципу «одного окна» позволяет сотрудникам сосредоточиться на рабочих задачах, а не тратить время на переключение между приложениями. Это способствует более продуктивному выполнению работы и улучшению общего уровня достижения результатов.

Обеспечить непрерывность бизнес-процессов: если у человека нет доступа к стационарному рабочему месту, UC-решения позволяют быть на связи с мобильного устройства, при условии, что есть Wi-Fi или мобильный интернет. И даже если нет связи, можно все равно отправить сообщение и человек его сразу получит, когда она вновь появится. Это особенно удобно в условиях удаленной работы.

Современный рынок предлагает широкий выбор UC-систем, однако универсального решения, подходящего для всех видов бизнеса, не существует. Каждой организации необходимо осознавать свои уникальные потребности, основываясь на размерах компании, характере работы сотрудников, имеющейся ИТ-инфраструктуре (в частности, унаследованных решений) и специфике поставленных задач. Важно помнить, что функциональные требования к унифицированным коммуникациям могут значительно различаться в зависимости от этих факторов.

Для малых и средних компаний основное внимание сосредоточено на базовых функциях. В большинстве случаев им достаточно основных возможностей, таких как мессенджеры для текстового общения, проведения рабочих звонков и видеоконференций. Простота, удобство и доступность решений являются ключевыми факторами выбора для этих организаций. Важно, чтобы система была не только интуитивно понятной, но и легко настраиваемой, что позволит минимизировать время на обучение сотрудников.

Крупные компании предъявляют гораздо более высокие требования к функционалу UC-систем. Им необходимы полнофункциональные решения, которые интегрируются с уже существующей ИТ-инфраструктурой. Такие системы должны объединять различные коммуникационные каналы, включая голос, видео, электронную почту и мгновенные сообщения, а также осуществлять обмен данными с другими корпоративными системами — CRM, ERP, системами контроля доступа и т.д. Это даст возможность создавать единую платформу для работы, что, в свою очередь, повысит эффективность коммуникации и уменьшит время на выполнение задач.

Кроме того, выбор UC-системы может варьироваться в зависимости от специфики профессии. Например, для программистов подходят решения, которые обеспечивают удобные функции для ведения совместной разработки. Такие решения могут быть ориентированы на создание тредов, отправку фрагментов кода, хранение конфиденциальной информации, такой как пароли, а также на формирование баз данных знаний. Эти специфические функции помогают улучшить качество работы специалистов и повысить уровень их вовлеченности в рабочий процесс.

Таким образом, при выборе унифицированной коммуникационной системы необходимо учитывать не только размеры компании и ее организационные потребности, но и характер работы сотрудников. А правильный выбор UC-решения способен существенно повысить продуктивность, снизить затраты и улучшить качество взаимодействия внутри организации. Сделать его помогут ответы на следующие вопросы.

1.Оцените функциональность системы.

— Какие функции она поддерживает (видеоконференции, обмен сообщениями, VoIP, совместная работа)?

—С какими приложениями и системами интегрируется (CRM, ERP и т.д.)?

2. Пользовательский интерфейс.

— Насколько он интуитивен и удобен для пользователей?

3. Масштабируемость.

— Может ли система расти вместе с вашей организацией, если вдруг компания перейдет из малого бизнеса в средний и т.д.?

4. Безопасность.

— Какие меры безопасности предусмотрены (шифрование, аутентификация)?

— Какие системы защиты данных используются?

5. Стоимость.

— Какова стоимость внедрения и обслуживания системы?

— Есть ли скрытые расходы, такие как лицензии или обновления?

6. Техническую поддержку.

— Какой уровень поддержки предоставляет провайдер, например, 24/7?

— Наличие обучающих материалов и ресурсов для пользователей.

7. Интеграцию с устройствами.

— Совместимость с мобильными и стационарными устройствами?

— Наличие мобильного приложения и его функциональность.

8. Производительность.

— Как система справляется с высокой нагрузкой (количество одновременных пользователей)?

9. Отзывы и репутацию.

— Какие отзывы о решении оставляют другие пользователи и эксперты?

— Надежность разработчика и его опыт на рынке.

10. Тестирование и демонстрация.

— Возможность провести тестовый период или демо-версии перед внедрением?

— Как проходит процесс внедрения и обучение персонала?

11. Обновления и развитие.

— Как часто обновляется система?

— Есть ли планы по дальнейшему развитию функций?

Этот чек-лист поможет вам системно подойти к выбору UC-решения, учитывая все ключевые аспекты, которые могут повлиять на эффективность работы вашей организации.