Продуктивность vs. Эффективность
Эта статья будет полезна тем, кто ведёт частную практику и:
- работает 24/7, а также по выходным и праздникам,
- не был в отпуске уже тысячу лет,
- а если и был, то с ноутбуком, кипой рабочих задач, чатов с клиентами и тревогой, что «все работают, а я нет».
Меня зовут Алина Анварова, я профессиональный сертифицированный коуч и автор телеграм-канала "Как быть эксперту?". Уже больше 5 лет я консультирую экспертов по вопросам профессионального развития, а в телеграм-канале нечасто, но по делу пишу о том, с чем сталкиваются эксперты в своей профессиональной деятельности. Так что, если вам близок мой подход, подписывайтесь!
Новостные ленты принесли мне информацию, что 20 июня — всемирный день эффективности.
Как и многие другие дни чего-нибудь, праздник неофициальный и неизвестно кем и как придуманный, но в интернете активно распространяемый.
И всё же это прекрасный повод поговорить о том, что весьма сильно может облегчить тернистый путь работы на себя и предотвратить выгорание.
О чём пойдет речь:
Как всегда начнём со словаря.
Часто вижу посты и статьи с призывом повышать продуктивность, мол, только так вам легче будут даваться все рабочие и личные дела, а жизнь станет сказочной и счастливой. Фигня!
Продуктивность — это производительность. То есть способность что-то производить (товар, работу, услугу и др.), и чем больше, тем лучше.
Эффективность — это достижение определенных результатов с минимально возможными издержками.
Продуктивность отвечает за скорость и объем выполнения задач = делать больше.
- Написать 10 постов за неделю.
- Прочитать 4 книги по профилю за месяц.
- Закрыть 15 задач за день.
Эффективность — за достижение целей оптимальным (силы, время, деньги) путём = делать нужное.
- Написать 1 пост, но так, чтобы он привёл 5 клиентов.
- Прочитать 1 главу из книги и сразу же внедрить в работу идеи из неё.
- Закрыть за день 3 задачи, которые точечно ведут к поставленной цели.
Разница ощутима и физически, и эмоционально.
Почему тогда происходит путаница и мы плавно съезжаем из эффективности в продуктивность?
- Культура занятости — «отдыхать» часто воспринимается как «бездельничать», особенно, когда вокруг все работают на износ. Что любопытно: отказать клиенту, когда он умоляет провести консультацию в воскресенье, может быть стыдно. А вот сказать: «Я работаю без выходных» — нет, более того, это же какой высокий уровень клиентоориентированности!
- Синдром отличника — произойдёт катастрофа, если не сделать всё, сразу и идеально. Тут у каждого своё: не будут любить, будут ругать, накажут самым изощренным способом etc. Самое главное, дадут негативную оценку и повесят ярлык «бездарь», или «двоечник», или еще кто-нибудь неправильный.
- Невозможность делегировать (по разным причинам). Часто это или «лучше меня никто не сможет сделать», или отсутствие ресурсов: проверенных подрядчиков, кто точно сделает хорошо, или денег, чтобы оплатить услуги этих самых подрядчиков.
И вот вполне может быть, что во всём этом есть свои плюсы, но когда вы работаете на себя, то
- во-первых, скорее всего вы работаете в одиночку и находитесь в условной изоляции, где вам элементарно не с кем обсудить сложности и проблемы в вашей работе, излить душу и пожаловаться на начальство,
- во-вторых, количество дел изо дня в день не только не уменьшается, но и растет (новые заказчики, новые идеи с последнего обучения, которые хочется внедрить, новые законы и правила, которые как-то надо соблюдать, опять закрыли площадку и надо «перевозить» блог куда-то и т.д., и т.п. и так до бесконечности).
Количество дел и задач растет, стресс накапливается, в отпуск не уйдешь, потому что «а кто тогда работать будет?!», работоспособность падает, дела и задачи решаются медленнее, а накапливаются быстрее, стресса всё больше — и привет!
Хорошая новость: выход из замкнутого круга есть.
Он, может, не самый быстрый, но очень действенный. И находится как раз на стыке эффективности и продуктивности.
Если я спрошу, сколько времени вы работаете, что вы ответите?
Кто-то назовет количество лет в профессии, кто-то ответит – 24/7, кто-то – среднее значение, ну, примерно среднее. Но знаете ли вы точное число? Сколько часов вы работаете каждый день, неделю, месяц или год?
Работа заполняет всё время, отведенное на неё.
Это значит, что если на подготовку к консультации у вас есть целый день, то готовиться вы будете целый день. Однако Паркинсон, когда в 1955 году формулировал этот закон, не мог и предположить, что появятся соцсети и залипательные видео с котиками. Поэтому если на подготовку к консультации у вас есть целый день, то вполне вероятно, что 50% времени вы будете листать ленту, но всё оставшееся время у вас всё равно займет работа.
Как известно, у экспертов из работы не только консультации или предоставление какой-то другой услуги, но и маркетинг, переговоры, продажи, ведение документооборота и другие задачи в зависимости от специфики. И вот на всё это тоже так или иначе выделяется время. Осталось понять, как много и когда именно?
Выход из замкнутого круга лежит в ясном понимании, сколько часов вы работаете и насколько эффективны эти часы. Самый простой способ это понимание создать – вести учет рабочего времени.
Как вести учёт рабочего времени, чтобы увидеть реальную картину?
- Создайте таблицу, в которой будете фиксировать и анализировать данные о рабочем времени. Разлинуйте её так, как вам удобно, но обязательно укажите все 365 дней года. Ну, или только оставшиеся до конца текущего года дни.
- Цветом в таблице обозначьте дни, когда вы не будете работать: выходные, отпуск, праздники.
- Если вы хотите автоматизировать процесс, то можно сделать формулы для автоматического расчета суммы часов за месяц – это очень упрощает жизнь.
- Отдельно рядом с каждым месяцем сделайте ячейку для фиксации суммы дохода за этот месяц.
- Далее ежедневно просто фиксируйте рабочее время в таблице. Даже если вы всего на 5 минут заглянули в чат с клиентом – записывайте.
- В конце недели/месяца/квартала/года вы не только увидите общее количество рабочих часов, но и сможете посчитать их среднее значение в месяц, количество выходных, которые оказались рабочими, а также среднюю стоимость часа вашей работы. Именно она и будет являться показателем эффективности вашей работы.
Для справки: минимально допустимая стоимость часа работы по трудовому законодательству в этом году составляет 140 рублей.
И уже основываясь на реальных цифрах, вы сможете принять решение о том, нужно ли что-то изменить в рабочем процессе, и если да, то как именно.
P.s. Важное напоминание для честного разговора с собой: учет часов – это диагностика, а не экзамен. И чем точнее и детальнее будет диагностика, тем лучше вы узнаете себя.