5 случаев, когда ошибки в Excel довели до суда

Сегодня Excel — основной инструмент бизнеса. 33% малых и средних предприятий в США при работе с ключевыми финансовыми процессами полагаются только на Excel. И это чревато последствиями.

Согласно исследованию Datarails, 53% финансовых директоров используют Excel для планирования HR-процессов и ежемесячной отчетности. Для 45% компаний это единственный инструмент для подготовки презентаций совету директоров, а 42% используют его для прогнозов продаж.

Повсеместное использование электронных таблиц порой приводит к неожиданным и дорогостоящим последствиям. Один из самых громких случаев произошел в 2012 году, когда JPMorgan Chase потеряла более 6 миллиардов долларов из-за ошибки в электронной таблице. Трейдер банка использовал неверную формулу в Excel для расчета рисков, и это привело к катастрофическим финансовым потерям и серьезному удару по репутации компании.

Этот инцидент, известный как «Лондонский кит», стал ярким примером того, как простая ошибка в Excel может обернуться многомиллиардными убытками и судебными разбирательствами. Рассмотрим еще пять примеров, когда ошибки в Excel привели компании в зал суда, и обсудим, почему переход на специализированное программное обеспечение становится все более необходимым для современного бизнеса.

Из статистики по COVID-19 в Великобритании пропало более 15 тысяч случаев заражения. Причиной стало использование устаревшей Excel-таблицы формата XLS, которая вмещала только 65 тысяч строк.

Служба общественного здравоохранения Англии (PHE) собирала данные о тестах в одной таблице и не заметила, что достигла лимита — таблица больше не вмещала новые строки. В результате около 16 000 случаев заражения не попали в статистику с 25 сентября по 2 октября 2020 года. Зараженные люди не знали о своем диагнозе и продолжали контактировать с другими.

Эксперты отмечают, что Excel не предназначен для работы с большими базами данных. Использование неподходящего инструмента для критически важной задачи привело к серьезным последствиям для общественного здравоохранения. Министр здравоохранения Великобритании назвал эту ситуацию следствием применения «устаревшего программного обеспечения».

Во время подготовки к Олимпийским играм 2012 года в Лондоне сотрудник оргкомитета по ошибке ввел цифру «20 000» вместо «10 000» в ячейку, показывающую количество доступных мест на соревнования по синхронному плаванию. В результате этой опечатки было продано 10 000 билетов на несуществующие места. Ошибка обнаружилась только после завершения продаж, когда выяснилось, что количество проданных билетов вдвое превышает вместимость арены.

Организаторам пришлось срочно искать выход из сложившейся ситуации. В качестве компенсации Лондонский олимпийский комитет предоставил всем пострадавшим зрителям билеты на финальные соревнования по синхронному плаванию за свой счет. Это решение значительно увеличило расходы организаторов и создало дополнительные логистические проблемы.

Британское подразделение немецкого концерна-производителя стали и металлообрабатывающих станков Thyssenkrupp ( «Тиссенкрупп») получило счет на $10 млн из-за ошибок в актах, созданных в Excel и поданных в налоговую службу. Налоговики потребовали $2,4 млн таможенных пошлин и $6,5 млн НДС за период с марта по декабрь 2014 года — основанием для требования стало то, что, по их мнению, ежеквартальные отчеты Thyssenkrupp содержали ошибки в электронных таблицах, которые нарушали соответствующие требования. Thyssenkrupp признала некоторые ошибки, но заявила, что большинство данных верны. Налоговая служба не согласилась — по их мнению, единственная ошибка Excel в отчете о прибылях и убытках означает, что обязательства по уплате таможенных пошлин и НДС возникают в отношении всего импорта, охватываемого данным ежеквартальным отчетом.

Суд встал на сторону Thyssenkrupp. Судья отметил, что каждая таблица содержала 100-200 тысяч ячеек. Требование налоговиков признать недействительными все данные из-за одной ошибки суд назвал «абсурдным и непропорциональным».

Rescue 1 Financial обвинила бывших сотрудников в краже коммерческой тайны. Бывшие сотрудники создали конкурирующую компанию, опираясь на информацию из таблицы с данными о продажах бывшего работодателя. Суд пришел к выводу, что эта электронная таблица «содержит ключевые показатели эффективности, составляющие коммерческую тайну, относящиеся к работе торговых представителей, соотношению потенциальных клиентов к закрытию, сделкам и историческим данным». Этот случай показывает, насколько ценной может быть информация, хранящаяся в обычных таблицах, и как важно защищать доступ к ним.

Компания Aspire подала в суд после того, как проиграла контракт на закупку с Агентством оборонной электроники и компонентов Великобритании (DECA's). В процессе закупок требовалось, чтобы контрагенты предоставляли информацию о предлагаемых ими услугах и ценах в виде сводной таблицы Excel.

Суд заявил, что из ошибки в одной ячейке — в ней стояло число 51 вместо 81 — формула посчитала неправильное количество рабочих часов на погрузочно-разгрузочные работы. Их было на 30 часов меньше, чем предполагалось. В результате заявка была отклонена в процессе государственных закупок, поскольку количество часов прямого рабочего времени Aspire, отраженное в двух разных таблицах не совпадает.

Aspire пыталась оспорить решение, утверждая, что отклонение ее предложения из-за пропусков и ошибок в электронных таблицах было «своевольным». В конечном счете суд постановил, что DeCA должна была позволить участнику торгов исправить незначительную ошибку в таблицах Excel. Выяснилось, что DeCA получила семь других предложений и отклонила 4 из них из-за того, что они не прошли проверку с использованием электронных таблиц.

Многочисленные примеры показывают, что использование электронных таблиц для сложных бизнес-процессов и масштабных расчетов может привести к серьезным последствиям. Чтобы минимизировать риски, связанные с ошибками в Excel, компаниям следует рассмотреть переход на специализированное программное обеспечение, такое как платформа Optimacros.

Переход на такие системы обеспечивает точность расчетов благодаря автоматической проверке и валидации данных, что практически исключает человеческий фактор при вводе информации. Улучшенная безопасность с надежным разграничением прав доступа становится критически важным преимуществом для крупных организаций. Optimacros легко справляется с большими объемами информации, позволяя работать с миллионами записей без потери производительности. Автоматизация рутинных операций экономит время и ресурсы, а инструменты для автоматического сбора и обработки данных значительно ускоряют рабочие процессы. Важным преимуществом становится возможность интеграции с существующей IT-инфраструктурой компании, что обеспечивает единое информационное пространство. Эффективная совместная работа нескольких пользователей в реальном времени особенно ценна для распределенных команд.

Продвинутые системы аудита позволяют легко отслеживать все изменения и их авторов, обеспечивая прозрачность бизнес-процессов. А расширенные возможности для анализа данных и построения прогнозов помогают принимать более обоснованные стратегические решения.

Хотя переход от Excel к специализированным решениям требует определенных усилий и инвестиций, в долгосрочной перспективе это позволяет существенно снизить риски ошибок и повысить эффективность работы. Для компаний, стремящихся к росту и развитию бизнеса, в какой-то момент такой переход становится не просто желательным, а необходимым шагом.