Маркировка алкоголя: как разливное пиво разлилось по бизнес-процессам в ритейле
Маркировка разливного пива какое-то время обходила ритейл стороной, оставаясь ответственностью производителя. Но с 15 января 2024 года и розница должна отчитываться о каждом вскрытии кега и каждом проданном в розлив литре. Отказаться от продаж или адаптироваться к новым требованиям? Команда «О'КЕЙ» выбрала второе.
Как маркировка разливного пива пришла в ритейл
Маркировка пива в кегах в системе «Честный знак» стартовала в апреле 2023-го. Это была первая товарная группа, которая считается алкоголем и, соответственно, регулируется ЕГАИС — системой, контролирующей оборот алкогольной продукции в России.
Первый этап внедрения маркировки затронул только производителей. Они должны были наносить коды на каждый кег и подавать отчет о вводе товара в оборот в Государственную информационную систему мониторинга товаров (ГИС МТ). Ритейлеров новые нормы, конечно, встревожили, но на практике никак не коснулись — торговля разливным пивом какое-то время продолжалась по старой схеме, с соблюдением требований ЕГАИС.
Но это длилось недолго. С 15 января 2024 года к маркировке обязали присоединиться и розницу, и HoReCa. Они должны были передавать информацию о подключении кега к крану (то есть фиксировать его вскрытие) и о продаже каждого литра пива через онлайн-кассы. Тут-то и началось самое интересное.
Шаг первый: вскрываем кег
Выстраивание процессов маркировки в сети гипермаркетов «О'КЕЙ» началось летом 2023 года, и первой проблемой, с которой столкнулась команда, стала передача в ГИС МТ информации о вскрытии кега (регистрационно действие так и называется — постановка кега на кран).
В чем заключалась проблема:
Кег находится в торговом зале на стойке розлива — его нельзя, да и просто неудобно перемещать. При этом передавать информацию о постановке на кран необходимо в момент вскрытия кега, так как именно в эту минуту начинается отсчет срока годности разливного пива.
Что понадобилось для решения:
Добавить новую функцию в терминал сбора данных. Она позволяет, находясь в торговом зале, отсканировать код маркировки с кега и записать его расшифровку в таблицы учетной системы.
Создать в учетной системе новые модули, которые позволяют делать две вещи: проверять, записывать и хранить коды маркировки, а также формировать сообщения для программного модуля интегратора (в сети «О'КЕЙ» используют решение Hottah от компании «Калитеро»).
Придумать новую схему контроля процессов, которая объединила бы все этапы: учет внутри компании, программный модуль интегратора и ГИС МТ. В ней должны были фиксироваться обратные потоки, ответы, ошибки, история обмена и так далее.
Шаг второй: запускаем пиво в розницу
Второй вопрос, который встал перед командой: каким образом передать код маркировки кега в чек на кассе, если покупатель берет пиво в литровой пластиковой бутылке, на которой никакого кода нет?
В чем заключалась проблема:
Маркировка, как уже было сказано, размещается производителем на крышке или бортах кега. Сам кег при этом подключен к крану на стойке розлива в торговом зале, а путь от нее до кассы достаточно длинный. Поэтому нужно было перенести маркировку с кега на розничную тару — было решено сделать это при помощи самоклеющихся стикеров.
Что понадобилось для решения:
Добавить еще одну функцию в ТСД, которая позволила бы прямо в торговом зале проверить статус документа в ГИС МТ о постановке кега на кран. Если с маркировкой все в порядке, сотрудник сможет отправить на печать стикеры с кодом.
Придумать сам стикер — разработать дизайн, протестировать качество печати, убедиться в сохранности напечатанного кода при хранении во влажной среде.
Позаботиться об удобстве покупателей: нанести на стикер, помимо маркировки, наименование пива и сроки его годности.
«Разработка и запуск новых процессов оказались достаточно дорогими с точки зрения затрат. Но, несмотря на это, мы все же решили сохранить разливное пиво в ассортименте «О'КЕЙ» — как из коммерческих соображений, так и с точки зрения заботы о клиентах. Хотим, чтобы в наших гипермаркетах покупатель мог найти все, что любит и к чему привык».
13 этапов одной покупки
Сейчас процесс маркировки разливного пива в сети «О'КЕЙ» уже отлажен. Для покупателя, по сути, ничего не изменилось: он просто берет бутылку с пивом и кладет ее в свою корзину. За кадром же остаются целых 13 этапов этой простой, на первый взгляд, покупки. Вот они:
1. Кег доставляют со склада к стойке розлива.
2. Продавец с ТСД сканирует код маркировки.
3. Учетная система проверяет код и передает его в программный модуль интегратора — Hottah.
4. Программный модуль интегратора формирует документ для ГИС МТ.
5. ГИС МТ обрабатывает документ, проводит проверку и отправляет результат в Hottah.
6. Учетная система обрабатывает ответ Hottah и дает коду маркировки «зеленый свет».
7. Продавец с ТСД выбирает одобренный код маркировки и печатает стикеры.
8. Пиво разливают в пластиковые литровые бутылки.
9. Каждая бутылка получает стикер с маркировкой.
10. Пиво выставляют в холодильник.
11. Покупатель приносит бутылку на кассу.
12. Касса распознает пиво по штрих-коду и запрашивает код маркировки.
13. Кассир считывает со стикера код, после чего он передается через оператора фискальных данных в ГИС МТ. Во всех учетных системах происходит выбытие одного литра пива.
Что еще потребовалось для налаживания процессов
Конечно, все вышеописанное — лишь общая схема. На самом деле команде «О'КЕЙ» пришлось учесть множество нюансов и внести в процессы несколько ограничений для подстраховки. Вот примеры:
Нельзя распечатать больше стикеров, чем литров пива в кеге. Например, если он вмещает 30 литров, то и стикеров тоже будет 30 — даже если их печатают разные продавцы в разные смены.
Нельзя распечатать стикеры, если у пива заканчивается срок годности.
Доступ к журналам разливного пива в учетной системе ограничен — ими могут воспользоваться только сотрудники соответствующего отдела. У руководителей есть дополнительные права: например, они могут продублировать печать стикера, если при первой попытке в принтере закончилась лента.
Что в итоге?
Спустя год работы с маркировкой разливного пива можно сказать, что команде «О'КЕЙ» удалось выстроить процессы так, чтобы они были достаточно простыми для сотрудников и полностью прозрачными для руководства. Но самое главное — в то время как часть конкурентов из-за усложнения процессов отказалась от разливного пива, гипермаркеты «О'КЕЙ» смогли сохранить ассортимент для покупателей и конкурентное преимущество для себя.