Скрытая стоимость неэффективности склада: как начать считать простои

На любом крупном складе существуют процессы, которые никто не считает потерями. Их не видно в отчётах, их не выносят на планёрки, их воспринимают как фон, естественную часть работы.

Один из таких процессов — это получение мобильных устройств и оборудования сотрудниками склада. Речь идёт о тех, кого на складе больше всего, о тех, кто непосредственно влияет на то, как склад и компания зарабатывает: о сотрудниках, которые собирают заказы и перемещают товар.

Типичный день складского сотрудника

Сотрудник приходит на смену и начинает искать устройство. Ему нужно найти подходящее для его процесса, затем найти ответственного за выдачу этого устройства, после чего встать в очередь — потому что сейчас пересменка, и часть сотрудников оборудование получает, а часть сдаёт. Потом он уходит на обед, снова сдаёт устройство, но ответственного может не быть на месте. Возвращается — снова получает. Заканчивает смену — возвращает. То есть минимум четыре цикла в день.

Кажется, что это мелочь. Несколько, иногда десятки минут туда, несколько сюда. Но когда в эту мелочь начинаешь подставлять цифры, картина меняется радикально. Очереди за ТСД оказываются одним из самых дорогих процессов на складе просто потому, что их никто никогда не оцифровывал.

В этом материале мы разбираем реальный расчёт по складу с 290 сотрудниками в смене и показываем, во что обходится бизнесу эта «невидимая» неэффективность.

Цифры, которые шокируют

Представьте себе: каждый день склад теряет 4640 листов подбора. Это 155 паллет, которые могли быть собраны, но не были. Это 4-5 фур задержанной отгрузки каждый день. И всё это приводит к убыткам в размере 154 000 долларов в год только из-за очередей.

И это происходит без единой реальной поломки, простоя оборудования или нехватки техники. Только из-за того, что сотрудники стоят в очереди, чтобы получить оборудование.

Исходные данные для расчёта

Расчёт построен на реальных параметрах крупного распределительного центра. В смене работает 290 сотрудников. Каждый из них обращается к оборудованию четыре раза за смену: в начале смены, перед обедом для сдачи, после обеда для получения и в конце смены. На каждое обращение теряется в среднем 4 листа подбора. Итого на одного сотрудника приходится 16 листов потерь в день.

Время выполнения одного листа составляет 2 минуты 20 секунд, или 2,33 минуты. На складе используется технология pick-by-voice. В одной паллете помещается 30 листов подбора, а в одной машине — 35 паллет.

Эти цифры — вводные данные, которые мы получили от своего партнёра. Далее мы покажем, как провели аудит и к каким выводам пришли.

Первый уровень анализа: потери на одного сотрудника

Каждое из четырёх обращений к ТСД съедает в среднем 4 листа комплектовки. Это время, потраченное на ожидание, идентификацию, расписывание в журнале, проверку устройства и возврат. Таким образом, 16 листов подбора в день — это работа, которую сотрудник не сделал потому, что стоял в очереди.

Если перевести в минуты, получается 16 умножить на 2,33, что даёт 37 минут в день на одного сотрудника. Это больше получаса рабочего времени, оплаченного бизнесом, но не давшего никакого результата.

Масштабирование на весь склад

Теперь умножим эти цифры на 290 сотрудников. Получается 16 умножить на 290, что даёт 4640 листов подбора в день. Переведём это в привычные логистические единицы.

Если разделить 4640 на 30, получим 155 паллет в день. Если затем разделить 155 на 35, получим примерно 4-5 фур в день. Иными словами, каждый день из-за очередей за ТСД склад недогружает 4-5 фур. Каждый день, год за годом.

Если у склада есть соглашение об уровне обслуживания по срокам отгрузки, эти фуры либо уходят с задержкой, либо отгрузка просто съезжает на следующий день. Если такой роскоши нет, то теряется выручка.

Финансовый эффект

При консервативной оценке стоимости упущенной обработки и операционной маржинальности склада прямые потери составляют 154 000 долларов в год. И это только прямой эффект от потерянных листов подбора.

Сюда не входят срывы соглашений об уровне обслуживания и штрафы от клиентов, простой транспорта в ожидании отгрузки, сверхурочные часы для догоняющих смен, репутационные потери у ключевых клиентов и дополнительная нагрузка на администраторов и бригадиров. Реальный финансовый эффект, скорее всего, в полтора-два раза выше.

Почему проблему не замечают

Главная коварность этой проблемы в том, что она невидима в отчётах, поэтому её и не замечают. В ключевых показателях эффективности сотрудника есть лист подбора в минутах и секундах, но нет времени на получение ТСД. Процесс получения оборудования воспринимается как естественный фон, как неизбежная часть работы склада, о которой не принято говорить на совещаниях.

Между тем эта невидимая неэффективность стоит компании больше, чем многие процессы, которые тщательно контролируются и оптимизируются. Проблема в том, что её никто не измеряет, а значит, и не управляет ею. Но стоит только начать считать, как выясняется, что очереди за ТСД — это один из самых дорогих участков складской операции.

Как решить проблему

Решение очевидно: нужно убрать из процесса человеческий фактор и очереди. Именно для этого существует система автоматизированной выдачи оборудования TOOLSiD.

TOOLSiD — это интеллектуальная система для хранения, выдачи и анализа ТСД, инструментов и других устройств. Сотрудник подходит к системе, идентифицируется по карте или биометрии, и система автоматически открывает ячейку с нужным оборудованием. Весь процесс занимает буквально 10-15 секунд. Никаких очередей, никаких журналов, никакого поиска ответственного.

Система работает круглосуточно, не уходит на обед и не опаздывает на пересменку. Она автоматически фиксирует, кто, когда и какое оборудование взял, контролирует состояние заряда устройств и отправляет уведомления, если сотрудник забыл вернуть ТСД. Руководство получает полную аналитику: сколько времени каждый сотрудник тратит на получение оборудования, как часто возникают задержки, какие устройства используются чаще всего.

Если вернуться к нашему расчёту, то внедрение TOOLSiD сокращает время выдачи до 2 секунд, следовательно, на каждое обращение с 4 потерянных листа подбора снижается до нуля. Это означает, что склад с 290 сотрудниками экономит те самые 154 000 долларов в год только на прямых потерях. А если учитывать скрытые эффекты: отсутствие штрафов, повышение лояльности клиентов, снижение нагрузки на менеджмент — экономия может достигать 300 000 долларов в год.

TOOLSiD позволяет делать невидимые потери видимыми, измеримыми и управляемыми. При этом окупаемость системы обычно составляет от 6 до 12 месяцев, в зависимости от масштаба склада. Для крупных распределительных центров срок окупаемости ещё короче, потому что эффект масштаба работает в пользу бизнеса. Чем больше сотрудников, тем дороже каждая минута простоя и тем выше экономия от автоматизации.