Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency

Найти высококвалифицированного специалиста на определенную позицию в компании — это лишь один компонент, необходимый для построения эффективной команды. Многое зависит от способности компании удержать сотрудника и помочь ему минимизировать стресс при смене работы. В компаниях, работающих в офисе, процесс адаптации новичков уже стал привычной практикой, но как быть в компаниях, с удаленными сотрудниками?

Я, Наталия Максименко, HR Director, в компании Rush Agency и в августе 2021 года мы запустили свой процесс онбординга, который приносит хорошие результаты. В этой статье я расскажу, как мы пришли к необходимости адаптации, как выстроили процесс и как это нам помогает увеличить лояльность и вовлеченность сотрудников.

Что такое онбординг и зачем он нужен?

Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency

Представьте себе ситуацию, что вы нашли отличную удаленную работу, полны энтузиазма приступить к задачам, и вот наступает первый рабочий день, а вам просто выдали корпоративные доступы и скинули тонну каких-то документов. Вы не понимаете, с чего начать, к кому можно обратиться за советом и из каких подразделений состоит структура компании. Вряд ли ваш энтузиазм сохраниться надолго в таких условиях и вероятно, что довольно скоро вы решите сменить место работы. Онбординг в условиях удаленной работы — это то, что поможет компании избежать такой ситуации.

Как мы пришли к необходимости онбординга в Rush Agency?

Наше агентство довольно продолжительное время работало в офисе. С адаптацией сотрудников в оффлайн условиях обычно не возникало много вопросов, живое общение многое решает. В период коронавируса, мы, как и многие диджитал компании, решили попробовать перейти на удаленку, и это нам удалось. Все рабочие процессы выстроились успешно без потери эффективности команды. Таким образом, руководство компании приняло решение перейти полностью на удаленный формат работы.

Через какое-то время, мы стали замечать сложности в адаптации новых сотрудников: вход в работу, низкую эффективность в первые недели, постепенно увеличивающийся процент сотрудников не завершающих свой испытательный срок по обоюдному согласию. Мы приняли решение разработать план адаптации новичков для решения следующих глобальных целей:

  • Сократить текучесть кадров среди новых сотрудников

  • Увеличить их эффективность

  • Увеличить вовлеченность новых сотрудников в процессы компании

  • Добиться доверия и лояльности новых специалистов

Чего мы хотели добиться

Когда мы проектировали этапы онбординга в Rush кроме глобальных целей, описанных выше, перед нами стояли частные задачи. Самые важные из них были:

  1. Решить проблему с “новичками-потеряшками”. Это отличительная проблема удаленной работы из-за нехватки личного общения. У нас, как и в примере, выше, часто возникала ситуация, что первый день у нового сотрудника был хаотичным и неструктурированным. Более того, новичок не имел четкого представления о своих задачах на ближайшее время.

  2. Добавить понимания о новых рабочих условиях. При анализе ситуации с новыми специалистами в тот момент, мы поняли, что для снижения стресса при выходе на работу нам необходимо рассказать новичку более подробно о структуре нашего агентства, уровнях менеджмента, корпоративной культуре, сервисах используемых для работы, и т.д.

  3. Наладить коммуникацию для получения обратной связи. Мы решили создать коммуникационную стратегию, которая помогла бы нам развить у нового сотрудника чувство доверия к компании и настроить получение обратной связи для контроля процесса адаптации в рамках определенного сотрудника, а также для глобального улучшения онбординга в компании.

А теперь о том, как мы эти цели и задачи реализовали.

Онбординг roadmap в Rush Agency

Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency

Преонбординг

В первую очередь, важно не “потерять” нового сотрудника в период между его принятием оффера и первым рабочим днем.

Что сделали мы?

Одно из самых важных нововведений - у нас в компании появился HR-специалист по онбордингу. Все его основные задачи направлены на адаптацию новых сотрудников. Таким образом, как только наш рекрутер получил положительный ответ о принятии оффера, он передает новичка в руки онбординг-менеджера.

Мы решили, что на данном этапе можно не только поприветствовать и поздравить нового специалиста с присоединением к нашей команде, но и снабдить его определенными знаниями о нас, чтобы увеличить вовлеченность. Для этого, мы подготовили письмо, которое поясняет цель онбординга и содержит краткий инсайт о компании: фаундеры, наши странички в соц. сетях, наши кейсы, краткое описание активностей внутри компании. Более того, чтобы не терять общение с новичком, а также узнать немного более о нем как личности, в конце добавили несколько вопросов. Таким образом, даже если сотрудник выходит на работу не через 1-2 дня, а через более продолжительный срок, нам удается поддерживать с ним контакт.

Для того, чтобы уменьшить стресс при выходе на новое место и добавить структурности, за один рабочий день до выхода сотрудника на работу онбординг-менеджер отправляет ему план-расписание. Соответственно, новичок понимает, во сколько ему нужно выйти на связь, каким образом с ним свяжутся, и что нужно будет делать в первый день.

Первый день

Первый день - вводный. Мы его поделили на 3 основные части.

1. Встреча нового сотрудника с HR онбординг-менеджером.

В начале рабочего дня, онбординг-менеджер проводит встречу с новичком (1:1). На этой встрече:

  • Новый сотрудник получает основные доступы к корпоративным ресурсам Онбординг-менеджер подробно объясняет структуру процесса онбординга, ее цели, рассказывает про корпоративную культуру в компании, внутренние активности, основные правила, показывает структуру компании. Отвечает на вопросы о компании и общих рабочих процессах.

  • В рамках онбординга мы также создали краткий видео курс на базе Rush Academy, в котором есть подробная информация о компании, подразделениях, регламентах о трудоустройстве, выплате заработной платы, отпусках, и т.д. Новичок получает к нему доступ.

2. Встреча нового сотрудника с непосредственным руководителем и куратором.

В нашей компании у нового сотрудника есть как минимум 2 точки поддержки:

  • HR онбординг-менеджер - он выполняет роль куратора по общим процессам в компании.

  • Куратор внутри отдела (если отдел маленький, эту роль может выполнять руководитель) — это тот человек, который непосредственно погружает новичка в рабочие регламенты, технические моменты, проверяет выполнение задач на протяжении испытательного срока.

После того, как новый сотрудник получил основные доступы и узнал об устройстве компании, онбординг-менеджер знакомит его с руководителем/тимлидом и куратором внутри отдела. На данном этапе, новичок получает задачи на первый рабочий день, узнает, к кому он может обратиться за помощью по рабочим процессам, и т.д.

3. Оформление документов

В первый рабочий день, с сотрудником также связывается HR-менеджер по кадровому делопроизводству и предоставляет пошаговый план действий для трудоустройства в компании.

Итоги первой недели

В начале второй недели работы, онбординг-менеджер организует встречу с новым сотрудников. На повестке:

  • Обратная связь от сотрудника по процессу адаптации

  • Загрузка

  • Отношение с куратором

  • Проверка доступов

  • Использование сервисов

  • Любые другие вопросы сотрудника

Анкетирование по итогам 2 недель работы

На данном этапе мы проводим мониторинг процесса онбординга при помощи небольшой анкеты-формы. Сюда включены вопросы для оценки:

  • Загрузки сотрудника

  • Сложности работы

  • Ожиданий и реальности

  • Коммуникации с куратором внутри отдела и онбординг-менеджером.

Также последний вопрос предлагает новичкам поделиться комментариями по процессу онбординга и предложить свои идеи по его улучшению, если это необходимо.

Результаты анкетирования анализируются онбординг-менеджером и представляются на ознакомление руководителю отдела, где работает сотрудник, с небольшими комментариями.

Кофе-брейк

Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency

В условиях удаленной работы, часто бывает так, что сотрудники мало коммуницируют друг с другом. Из-за этого некоторые могут чувствовать себя “одиноким воином” в рабочих условиях. Чтобы у наших сотрудников было чувство приобщённости к команде, мы регулярно проводим различные мероприятия, направленные на командообразование. Для новых сотрудников мы добавили дополнительный вид активности - “кофе-брейк”.

Это неформальная встреча, на которой обычно присутствует новый сотрудник, руководитель/тимлид, куратор, онбординг-менеджер и несколько других сотрудников из отдела. Основная цель такой встречи - познакомиться друг с другом поближе, обсудить все что угодно, кроме работы (увлечения, домашних животных, книги, фильмы, т.д.). Для такой встречи можно подготовить различные варианты игр. Например, мы играем в “Я никогда не”, “Выбор из двух” (участники встречи должны выбрать между двумя вариантами и объяснить почему, например, кофе или чай?), горячий стул (участник на “стуле” обязуется отвечать на все вопросы от участников встречи), и т.д.

Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency

В последующие несколько недель мы сокращаем количество встреч, но поддерживаем связь с новым сотрудником при помощи чата. Если в компании проходят какие-то общие активности, желательно напоминать новичкам об этом лично.

Серединное анкетирование

В Rush Agency в среднем испытательный срок для новых сотрудников составляет 3 месяца. Обычно, по прохождению половины периода адаптации, мы просим новичков заполнить еще одну анкету. Вопросы могут быть следующими:

  • Вы знаете, к кому вы можете обратиться если у вас возникнут проблемы?

  • Вы понимаете свой функционал?

  • Если оценивать в целом, то в коллективе атмосфера дружеская или враждебная?

  • и т.д.

Как и в случае с анкетой по итогам второй недели, онбординг-менеджер анализирует результаты и сообщает о них непосредственному руководителю сотрудника.

По необходимости, онбординг-менеджер, может договориться о встрече с новичком для обсуждения результатов анкетирования.

В дальнейшем сотрудник поддерживает связь с онбординг-менеджером при помощи чата. Важно напоминать сотруднику об этой возможности.

Финальная встреча

В конце испытательного срока, сотрудник обычно проходит определенный вид аттестации или интервью (в зависимости от регламентов отдела), который позволяет нам понять, завершен ли испытательный срок успешно. В случае, если сотрудник показал отличные результаты, мы проводим финальную встречу, в которой принимают участие: сотрудник, онбординг-менеджер, руководитель/тимлид, куратор и руководитель HR отдела.

Основная цель данной встречи - поздравить сотрудника с успешным прохождением испытательного срока и поделиться обратной связью по процессу онбординга. Сотрудник рассказывает как проходила его адаптация, были ли какие-то сложности. Руководитель и куратор дают свою финальную обратную связь и советы по дальнейшей работе.

Итоги

С момента введения онбординга в Rush Agency прошло уже почти полтора года. Основных целей мы добились, текучесть кадров среди новых сотрудников значительно снизилась. Более того, судя по многочисленным отзывам сотрудников, онбординг помог им минимизировать сложности и стресс при переходе на новое место работы, что увеличило их лояльность к компании.

Лайфхаки для онбординга

  1. Будьте гибкими. Не бойтесь видоизменять процесс онбординга, подстраиваясь к личности и потребностям сотрудника.

  2. Совершенствуйтесь. Пытайтесь найти новые улучшенные решения для онбординга: видоизменяйте анкеты, тестируйте новые подходы, и т.д.

  3. Адаптируйтесь. Не бойтесь адаптировать онбординг под нужны определенных отделов вашей компании, они могут значительно отличаться.

Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency
27
10 комментариев

@Инспектор вопрос про накрутки. Данная статья имея три комментария моментально набрала 21 лайк, причем большая часть лайнувших - акки без или с единственным древним комментом:
https://vc.ru/u/1435669-marina-yaroslavova
https://vc.ru/u/1435647-misha-chernitskiy
https://vc.ru/u/1435645-gerda-s
https://vc.ru/u/1387016-andrey-sobol
https://vc.ru/u/1303492-ksenya-panyukova
https://vc.ru/u/1256819-nataliya-maksimenko
https://vc.ru/u/1255760-zahar
https://vc.ru/u/1033256-vasiliy-kolosov
https://vc.ru/u/1021596-aleksandr-shemyakin
https://vc.ru/u/902980-zhan-sarbasov
https://vc.ru/u/864581-aleksandr-kolganov
https://vc.ru/u/582508-ann-tyunina
https://vc.ru/u/469022-ekaterina-alyasova

Вопрос - так теперь можно?

Ответить

Спасибо за отметку! Выходит, если чекаешь портал, то нужно обязательно комментить?) Или будешь признан ботом?

1
Ответить

Виталий, могу Вас заверить, что это не боты, а просто наши сотрудники, которые в большинстве своем попробовали онбординг на себе, и видимо, им понравилось)

1
Ответить

Спасибо, актуальная тема. А такой вопрос: как вы считаете, можно ли организовать онбординг на удаленке без HR? Или это нереально?

Ответить

после того как всё это прочитал, тот же вопрос появился

Ответить

Почему нереально? Если руководитель команды, куда попал сотрудник, не перегружен делами и кучей подчинённых, то он сам может (и даже должен) это делать.
Сам сотрудник тоже может (и даже должен) не стесняться и докапываться до всех вопросами.

Ответить

Антон, спасибо за Ваш вопрос. Думаю, это зависит от размеров Вашей команды и планов найма. Руководитель может сам проводить онбординг, но лучше чтобы был еще независимый человек, который сможет сопровождать новичка в первое время, быть как бы его "доверенным лицом", и отвечать на вопросы, которые сотрудник возможно не смог бы напрямую задать руководителю.

Ответить