Распланировать неделю и перестать жить одним днём с помощью таск-менеджера

Решать, что делать сегодня, — обычное дело. Но намного эффективнее составлять планы на неделю: это единственный способ не закопаться и достигать стратегических целей. Сервис по управлению проектами и задачами WEEEK описывает, что да как работает в методе недельного планирования.

Вот есть у тебя большая цель. В бизнесе или личной жизни — удвоить выручку компании за год, окончить курс — не важно. Подступиться к таким задачам непросто, и для их достижения нужно что-то делать каждый день.

Без плана ты день ото дня будешь делать понемногу то тут, то там и, возможно, забуксуешь. Планирования на день маловато — надо подняться повыше и выстроить систему на более длинном, но не слишком большом промежутке времени. Неделя — идеальное решение.

Метод недельного планирования — это систематизированный подход к управлению временем.

Ты расставляешь на неделю конкретные задачи, которые надо сделать в ближайшие дни. Расставляешь приоритеты. Прикидываешь, сколько времени надо на выполнение. Ставишь задачи на пять рабочих (или на все семь) дней в соответствии с приоритетами. И вперёд!

Сделать это можно в онлайн-планировщике, в заметках, да просто в блокноте. Сначала выпиши всё, что надо сделать на этой неделе. В таком порядке, как приходит в голову.

Определи важные события, ключевые задачи и крупные дела. Разбей проекты на мелкие задачи, чтобы лучше понимать, как добиться основной цели. Базовая приоритизация сработает автоматически — ты легко поймёшь, какие дела требуют твоего участия в ближайшие рабочие дни.

Пример большой цели в бизнесе: запустить цепочку триггерных рассылок для юзеров приложения, чтобы повысить конверсию из неплатящих в платящих на 30%.
Пример этой же цели при планировании на неделю: подготовить сценарии по триггерам, написать драфты писем, заказать картинки у дизайнера.

✅ Попробуй планировать дела с вечера воскресенья. Садиться за компьютер в выходной неприятно, но планирование дел на неделю займёт у тебя минут 20. Спокойных 20 минут, когда никто не дёргает! Не то, что в понедельник — обычно в начале рабочей недели мало времени на вдумчивое планирование. А в конце недели удобно оценить, что было сделано, решить, что можно улучшить. И в понедельник ты уже будешь иметь план действий.

Теперь надо приоритизировать список дел. На базовым уровне это уже сработало — ты уже знаешь, что важно сделать в ближайшие дни. Теперь пора распределить это по конкретным датам.

Тут поможет понимание, какие дела будут стопорить другие дела.

Для триггерной рассылки нужны картинки от дизайнера. Значит, надо как можно быстрее сформировать ТЗ для исполнителя.
Чтобы сформировать ТЗ и написать сценарий, нужно определить содержание рассылки. Значит, надо сразу в понедельник сходить к продакту и спросить, какие действия совершают пользователи. На базе этих знаний будем формировать всё остальное.

Ещё учитывай время, которое уйдёт на работу. Если дело долгое, разбирайся с ним в начале недели — или садись сам, или передавай нужному человеку.

Есть всякие способы приоритизации — матрица Эйзенхауэра, MOSCOW, 1-3-5. Эти штуки отлично работают в моменте, можешь почитать про них тут.

✅ Попробуй тематическое планирование. Это когда каждому дню недели придают свою тему. Например, понедельник — стратегический день: ты принимаешь крупные управленческие решения, составляешь контент-планы на месяц вперёд, распределяешь задачи по сотрудникам. Вторник — день операционки и творчества. Среда — документооборот. Четверг — опять операционка. Пятница — день развития: ты читаешь книги для работы, слушаешь экспертов и подобное. И так далее.

Построить свою неделю в WEEEK

Первый и главный дедлайн — конец недели. Решаем, что нужно успеть до этого момента.

Пример с триггерной рассылкой: дедлайн в пятницу, тогда должны быть готовы картинки, сценарий, драфты писем.

После конкретизации и приоритизации задач ставь промежуточные дедлайны.

Пример с триггерной рассылкой: ко вторнику определены события; во вторник готов сценарий; к среде — картинки от дизайнера (закладываем два дня на правки); к четвергу — драфты сценариев (закладываем день на правки).

Каждый день придётся сверяться с планом. Удаётся ли продвигаться по нему — делаются ли задачки? Есть ли препятствия на пути? Укладываемся в дедлайны?

Опять подготовка триггерной рассылки: не будет лишним ближе к дедлайну сходить к исполнителю и спросить, как идут дела. Вдруг дизайнер забрал ТЗ на картинки, а потом заболел? Надо будет искать нового исполнителя.

✅ Попробуй вести учёт затраченного на задачи времени. Особенно полезно делать это с новыми делами. Так ты учишься лучше оцениваешь реальное время исполнения. Если задачи занимают больше времени, чем предполагалось, или, наоборот, решаются быстрее, пересмотри свой план на остаток недели, чтобы более эффективно управлять временем.

Вот и наступила пятница — что делать?

Посмотреть, что выполнено, а что — нет, и почему.
Перенести на следующую неделю недоделки с учётом корректировок — тех препятствий, которые надо устранить или учесть.
Составить план на следующую неделю с недоделками и новыми задачами.

Метод недельного планирования — полезная привычка. Если повторять регулярно, то станет автоматическим. А это ещё лакмусовая бумажка для проблем: на кратком промежутке времени ты сможешь оценить успехи, неудачи и что к ним привело.

✅ Постарайся не забивать неделю под завязку. Оставь запас времени на непредвиденные обстоятельства и отдых. Иногда даже самые крутые планы могут пошатнуться из-за неожиданных событий, оставляй под них 1–2 часа в день.

Построить свою неделю в WEEEK

Показываем, как строить недельное планирование в нашем сервисе.

Делаем большую задачу. Допустим, у нас всё та же цель — запустить триггерную рассылку. Используем маркер приоритизации — у нас это приоритет Высокий, карточка становится красной. Затем создадим кастомное поле типа «Дата» для дедлайна: так мы будем видеть эту дату, но сама задача не переместится. Главная цель остаётся перед глазами.

Разбиваем на подзадачи — промежуточные задачи, которые команда будет делать в течение недели. Пока это просто список. Он как раз и сформирует план на неделю.

Расставим подзадачам их собственные дедлайны. Для этого даже не надо проваливаться в подзадачу: всё делается с помощью иконки даты рядом с названием подзадачи.

Остаётся только раскидать подзадачи по исполнителям и следить за выполнением. Назначить исполнителя можно по иконке юзера рядом с названием подзадачи.

Каждой подзадаче можно собственный приоритет и прописать подзадачи. И использовать внутри кастомные поля для дополнительных маркеров дедлайнов.

Автор: Ольга Троегубова

4 комментария

Inga Skers

25 янв

А я нашла другой способ работы в WEEEK. Все задачи у меня попадают в сегодняшний день недели. Сразу же приоритет назначаю задаче. Стоит настройка переносить задачи на следующий день. Всё, что сегодня не успею сделать, автоматом на завтра перенесется.

Завтра пересмотрю приоритеты и снова сделаю, что успею. Так задачки ездят за мной, ничего не забывается. Со временем только что-то становится неактуальным.

Ответить