Протестировала 5 российских сервисов для управления знаниями. Делюсь мнением

Выбираю платформу для организации корпоративной базы знаний: тестирую возможности и сравниваю тарифы.

Привет, меня зовут Алла, я работаю руководителем отдела продаж, наша компания производит противопожарное оборудование. Название писать не буду — такие договоренности с отделом маркетинга. Недавно у нас появилась потребность организовать корпоративную базу знаний. Команда продавцов расширилась, а информация о продукции и формы документов до сих пор хранятся в разрозненных папках на сервере. Поэтому новички не знают, что и где искать, а ответы на запросы клиентов занимают слишком много времени.

Руководство поставило задачу: найти российский сервис для организации базы знаний. Чтобы не волноваться, если разработчик соберется уходить, а за услуги платить в рублях. Вот какие у нас требования к сервису ↓

• систематизация и хранение информации;

• удобный и быстрый поиск;
  

• доступ к избранным материалам для внешних пользователей;
• командная работа над статьями;
• разграничение прав доступа;
• встроенный модуль обучения сотрудников.

Также не лишними будут мобильное приложение и архив неактуальных документов, но это не главное. Сделала подборку платформ, которые должны справиться с такими задачами. В статье делюсь личным мнением о сервисах, их преимуществах и недостатках. А какой платформой будем в итоге пользоваться, решит руководство и бухгалтерия.

Общее впечатление. Платформа с развитым поисковым функционалом и скромными возможностями совместной работы над контентом. Здесь будет удобно хранить и структурировать документы. А чтобы обучать сотрудников, придется использовать отдельный сервис Minerva Learn, которые интегрируется с базой знаний.

Возможности. Функции коллективной работы довольно скудные. Например, несколько пользователей не могут одновременно редактировать статью — эту опцию обещают добавить только в 2024 году. Также нельзя оставлять комментарии, что неудобно, ведь придется обсуждать и согласовывать материалы за пределами платформы. Зато поиск работает быстро и выдает ответы даже на запросы с ошибками в словах.

Платформа только частично решает наши задачи, при этом подключение стоит гораздо дороже, чем в других сервисах. А если добавить еще и модуль обучения, разница в цене получится слишком существенной.

Преимущества:

• удобный поиск;
• обучение и консультации для пользователей.

Недостатки:

• слабые возможности командной работы;

• скромный редактор;
• нет мобильного приложения.

Сколько стоит. Есть бесплатный тестовый период — 14 дней. Стоимость подключения зависит от количества пользователей. Модуль Minerva Knowledge — 500 ₽ в месяц за одного человека; Minerva Learn — 250 ₽ в месяц за пользователя.

Общее впечатление. Облачный сервис, для работы с которым нужен личный или корпоративный Яндекс-аккаунт. Позволяет создавать документы и хранить их в каталоге древовидной структуры. В базе знаний есть общие страницы и персональные разделы для каждого пользователя. Права доступа к материалам настраиваются индивидуально — можно открыть статью только для авторов, всей команды или отдельных читателей.

Возможности. Создавать документы и совместно работать над ними неудобно из-за ограниченного функционала редактора. Написать текстовую инструкцию или шаблон договора еще можно — получится даже добавить картинки, ссылки или диаграмму. Но вот чтобы нарисовать блок-схему процесса или макет рекламного материала, инструментов уже не хватит. Импорт готового контента тоже не выручит — из внешних источников загружаются только файлы в форматах docx и txt.

Искать статьи в базе знаний можно по ключевым словам в названии страниц и в тексте документа, но нет функции поиска по тегам. Есть ограничение по объему диска: сервис позволяет хранить не более 5 Гб информации.

Платформа не отвечает нашим запросам на обучение сотрудников, архивирование неактуальных статей и доступ через мобильное приложение — все эти функции отсутствуют. Пожалуй, у сервиса есть единственный существенный плюс: он бесплатный.

Преимущества:

• разграничение прав доступа;
• неограниченное число пользователей.

Недостатки:

• слабый редактор;

• неудобный поиск;

• отсутствует модуль обучения;
• импорт только текстовых файлов.

Сколько стоит. Бесплатный доступ на неограниченное время.

Общее впечатление. Платформа заточена именно на создание и развитие корпоративных баз знаний, а также совместное редактирование статей. Все нужные инструменты — на месте, при этом никаких лишних наворотов и перегруженного функционала. Разработчики позиционируют сервис как ближайший аналог ушедшему Confluence.

Возможности. Набор функций для командной работы здесь очень широкий. Одновременно несколько пользователей могут редактировать материал в онлайн-режиме, при этом обсуждать его во встроенном чате или в комментариях. Для каждого проекта или отдела можно создать персональное пространство. Доступы к общей рабочей среде и отдельным материалам гибко настраиваются, что помогает обеспечить безопасность конфиденциальных данных.

Мощный визуальный редактор позволяет создавать статьи с нуля или по готовым шаблонам. К тексту добавляются таблицы, инфографика, ссылки, видео, а также можно вставлять раскрывающиеся блоки и макеты. Опубликованные документы легко находить по ключевым словам или тегам, а история запросов сохраняется.

Разработчики отлично продумали модуль обучения. Курсы создаются на основе материалов базы данных, а также можно добавить текстовые блоки и файлы из внешних источников. К каждому уроку прикрепляются тесты и опросы, а еще есть подробная статистика обучения.

Отдельно отмечу удобный интерфейс сервиса. В функциях легко разберется даже новичок, тем более что есть автоматические подсказки о каждом инструменте. По итогам тестового периода эта платформа у нас в приоритете, потому что решает все задачи.

Преимущества:

• удобный поиск;

• мобильное приложение;
  

• видеоинструкции для пользователей;
• инструменты командной работы;
  
• полноценный модуль обучения и тестирования.

Недостатки:

• нет бесплатных читателей в базовом тарифе.

Сколько стоит. Тестовый период — 15 дней. Есть бесплатный тариф — подключиться могут до 7 редакторов с ограничением места на диске до 2 Гб. Платные тарифы — от 119 ₽ в месяц за одного редактора при оплате за год.

Общее впечатление. Платформа предлагает функционал для управления проектами, поэтому больше подходит для разработчиков ПО и прочих IT-компаний. Если база знаний нужна для хранения информации и улучшения клиентского сервиса, неактуальные функции только перегрузят рабочее пространство.

Возможности. Визуальный редактор со встроенными плагинами вполне достойный. Благодаря им можно рисовать блок-схемы, макеты и диаграммы, создавать сводные таблицы, добавлять видео. Есть функции коллективной работы над материалами и согласования документов. Например, можно назначить ответственного за публикацию статьи, и тогда готовый материал не появится в общем доступе без его отметки.

Поиск по базе знаний проработали слабо, на мой взгляд. Очень сложно что-то найти, а фильтры и функция сортировки дают мало пользы.

Продукт доступен в облачной и коробочной версиях. Попробовав первый вариант, поняла, что платформа не сможет решить наши задачи хранения и поиска информации. А еще здесь нет модуля для обучения сотрудников и мобильного приложения.

Преимущества:

• удобный визуальный редактор;

• доступ для внешних пользователей.

Недостатки:

• слабый поисковый функционал;

• отсутствует модуль обучения.

Сколько стоит. Облачный сервис можно бесплатно тестировать в течение 14 дней, а для коробочного варианта доступна демо-версия. Стоимость подключения к облаку — от 343 ₽ в месяц за одного редактора, при этом минимальное количество пользователей — 5 человек. Цена коробочной версии рассчитывают индивидуально по запросу.

Общее впечатление. В этом сервисе база знаний — только одна из многочисленных функций. Разработчики говорят, что платформа поможет предпринимателям автоматизировать менеджмент компании и отойти от операционки. Здесь можно построить структуру организации, создать дашборды, отслеживать выполнение задач и контролировать KPI сотрудников.

Возможности. Расскажу подробнее о базе знаний и модуле обучения персонала. Функции визуального редактора не отличаются разнообразием, хотя все базовые инструменты есть. Например, интеграция с сервисами Draw.io и MindMup позволяет легко составлять блок-схемы и карты памяти. Для каждого департамента или сотрудника можно создать персональный раздел, а также задать настройки видимости статей и доступа к редактированию.

Понравился модуль обучения, в котором программы курсов строятся из материалов базы знаний. При этом можно добавлять ограничение по времени прохождения, чтобы сотрудники не забывали изучать статьи. Также есть блоки тестирования для проверки навыков.

Смущает ограниченный поисковый функционал базы знаний: например, здесь нет фильтров статей и истории запросов. Получается, сможем собрать и хранить документы, организуем обучение, но менеджерам будет неудобно искать информацию.

Преимущества:

• полноценный модуль обучения и тестирования;

• понятный интерфейс.
  

Недостатки:

• ограниченные возможности поиска;

• нет одновременного редактирования статей.

Сколько стоит. Есть бесплатный тестовый период — 14 дней, а далее цена зависит от тарифа, количества пользователей и срока подключения. Минимальная стоимость — 1 425 ₽ в месяц за 5 пользователей при оплате сразу за год.

Протестировали все пять платформ и сейчас определяемся, к какой подключаться. Поэтому будет здорово, если читатели поделятся опытом в комментариях или что-то посоветуют.