Автоворонки в HR: делаем HR-систему в «Битрикс24» и «Google Таблицах»

На примере сети кафе.

В закладки

Предисловие

HR директор сочетает в одном лице навыки руководителя отдела продаж, маркетолога и организатора мероприятий, ему нужно: работать с каналами по привлечению соискателей, улучшать воронки отбора и адаптации соискателей, организовывать мероприятия по развитию команды и еще много всего.

Какую задачу мы хотим решить

  • Быстрей выносить решения по каждому соискателю (Устроен, отказ и тп)
  • Отсеивать соискателей по которым мы уже вынесли решения.
  • Автоматизировать рутинные операции (Отправку уведомлений, напоминания сотрудникам и тп)

План

  • Собираем данные об укомплектованности кафе через Google таблицы
  • Строим автоворонку отбора соискателей в Битрикс24
  • Создаем Онлайн анкету (CRM форму)

Собираем данные об укомплектованности штата

У каждого кафе есть Google таблица, в ней мы отмечаем фактическую укомплектованность штата кафе. Колонка А подтягивается из Общей HR таблицы, остальные 3 колонки(B, С, D) заполняются менеджером кафе.

  • B — Кол-во сотрудников в штате
  • C — Фактическое кол-во сотрудников в штате
  • D — Какое кол-во сотрудников стажируется
​Таблица №1

Итак, мы создали 10 Google таблиц (См. Таблица № 1) в которых менеджеры кафе заполняют данные об укомплектованности их штата. Все эти данные мы собираем в одной Google таблице HR Общая

На основании данных собранных в Google таблице HR Общая мы будем распределять соискателей по кафе в Битрикс24 и строить рекламную стратегию, то есть в какую вакансии вкладывать деньги 💰

Создаем автоворонку отбора соискателей в Битрикс24

Заходим в Битрикс24 в раздел CRM => Сделки. Тут мы будем строить нашу воронку. Создаем этапы нашей воронки. Я строю воронки сначала в виде EJM (аналог CJM), а потом переношу в CRM, если вы не слышали о CJM, вот пару статей на эту тему, но и без этих знаний вы справитесь.

Так может выглядеть ваша HR воронка в Битрикс24

В каждой компании воронки будут отличаться тк отличаются бизнес процессы.

На каждом этапе у меня созданы триггерные события и бизнес процессы (Например: Отправка уведомлений, смена названий карточки и обновления данных контакта и тп). Таким образом мы убираем рутинные операции из нашей работы, сводя все к перетаскиванию карточек по этапам.

Пример: Бизнес процесса на этапе "Направлен в кафе"​

В бизнес процессах вы можете создать сценарии действий с соискателем и сотрудником компании, например: создать постоянные напоминания сотрудникам о том, что нужно вынести решения по направленным им соискателям. Уведомления можно реализовать в виде СМС, емайл или звонков роботом и тп сценарии.

Правильно выстроенная воронка, может сэкономить вам от 1 сотрудника на рутинные операции и контроль.

Уделите внимание полям в «карточке Контакта», тк в дальнейшем вы будете работать с базой Контактов соискателей и они вам пригодятся для создания рассылок и тп сценариев.

Создаем Онлайн анкету (в CRM форме)

Что бы все заявки от соискателей попадали в нашу воронку мы создаем «CRM форму» (Онлайн анкету)

В CRM форме в настройках «Дополнительно» выберите пункт «Объединять» дубликаты, это нужно, для того что бы, если соискатель еще раз заполнит CRM форму (Онлайн анкету), например на другую должность, была создана еще 1 независимая сделка, но привязана она будет к тому же контакту(Соискателю). Таким образом мы фиксируем всю историю по соискателю.

​CRM форма _ Дополнительно

Итак, мы создали нашу Онлайн анкету (CRM форму), теперь копируем ссылку на её и ведем на нее весь трафик соискателей, размещая нашу ссылку на всех job сайтах и тп

У Битрикс24 есть десктоп приложение в котором можно выводить все нужные вам уведомления и работать с анкетами, не открывая Битрикс24 в браузере. Это приложение оценят ваши менеджеры которым вы будете отправлять соискателей.

Сбор обратной связи от соискателя из CRM формы в Google таблицу (Для продвинутых)

Я собираю обратную связь от соискателей из полей Онлайн анкеты(CRM формы) в Google таблицу, сделать это можно через исходящий вебхук из Битрикс24 и скрипт в Google таблице (Ссылка на инструкцию ниже)

Резюмируем

  • Если у вас отличаются этапы воронки, создавайте несколько воронок, это нормально
  • У Битрикс24 есть классный «Контакт центр», через которые можно подключить все каналы коммуникаций (vk, avito, instagram, etс)
  • При создании воронки чаще снимайте обратную связь с сотрудников, соискателей, ставьте себе на место соискателя и сами проходите по вашей воронке.
  • Вы можете подключить Google/Яндекс аналитику к вашей Онлайн анкете (CRM форме)

Если вам понравился подход, вы можете продолжить вести кандидата в другой воронке, например создать следующую воронку «1 год работы сотрудника в компании» и т.п.

Спасибо за внимание ^_^. Если у вас есть интересные кейсы в которых можно принять участие или вопросы по этому, пишите мне в facebook или vk.

Еще одна статья, как автоматизировать Call центр в HR.

Лучший телеграмм канал о Google таблицах с кучей классных кейсов t.me/google_sheets

Подскажите из какой вы сферы деятельности ?
HR
Аналитика
IT Разработка
Менеджмент
Финансы
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Павел Павлов", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 4, "likes": 2, "favorites": 15, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 103231, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 23 Mar 2020 13:01:59 +0300", "is_special": false }
0
4 комментария
Популярные
По порядку
0

Улулу-кызы оглы оценил бы Ваш подход к набору персонала. Жаль только он устроен иначе в общепите.

Ответить
0

Это реальный кейс из общепита, у меня все работает.
Соглашусь, что у кого то подобная схема может не прижиться, в каждом бизнесе есть свои тонкости )

Ответить
0

Слабо верится конечно. Но каждый кулик хвалит свое болото. Так что какие претензии к собеседованию мойщика посуды могут быть.

Ответить
0

Очень просто 
У нас собеседование проходит каждый соискатель, посудомойщика, как минимум нужно проверить на адекватность и опрятность  

Ответить

Прямой эфир