Бумага вне закона: кадровый ЭДО может стать обязательным в 2025 году

Как развивался пилотный проект Минтруда и почему он может стать обязательным для работодателей рассказала Мария Кириченко, руководитель продукта Nopaper.

В 2018 году Минтруд запустил серию экспериментов по переводу в электронную форму документов и сведений о трудовых отношениях. В первый этап включили рабочую группу из представителей федеральных ведомств и крупных компаний вроде МТС и Сбера. Пока эксперимент проходил с дублированием документов на бумаге.

Суть эксперимента в том, чтобы компании внедрили КЭДО с соблюдением всех законодательных норм, и если где-то нормы не позволяют это сделать — поменять их. Также Минтруд хотел выявить функциональные проблемы до того, как проект сделают основным для федеральных ведомств.

Оказалось, что если документ пропадал из корпоративной информационной системы, то восстановить документ и права работника было проблематично. Поэтому для массового перехода на электронный документооборот Минтруд решил, что нужно дублировать документы в государственную информационную систему.

Также возникли сложности с подписями — было неясно, какие и для чего применять.

По итогам первого эксперимента был принят закон 439-ФЗ:«О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

В 2020 году Минтруд запустил эксперимент, который стал своего рода работой над ошибками. Поучаствовать в нем пригласили не только крупный бизнес и федеральные ведомства, но и всех желающих работодателей, кроме ИП.

В отличие от первого эксперимента работодателей уже не обязывали дублировать документы на бумаге. Также перечень кадровых документов, которые станут электронными, компаниям разрешили выбирать самостоятельно.

Вопрос с дублированием в государственную информационную систему взяла на себя платформа «Работа в России». Частные сервисы тоже поучаствовали в эксперименте. Новые компании и вендоры систем ЭДО наблюдали за экспериментом Минтруда, и стали предлагать рынку собственные решения для ведения кадрового ЭДО.

По итогу в «пилоте» поучаствовала 381 организация и почти миллион сотрудников:

• 21% использовали государственную «Работу в России».

• 43% использовали собственные решения.

• 15% работали с готовыми системами.

• И 21% совместили «Работу в России» и коммерческие решения.

В конце эксперимента 153 организации не захотели возвращаться к бумажному документообороту. А Минтруд разрешил любым негосударственным компаниям использовать кадровый ЭДО. Для этого приняли Федеральный закон от 22.11.2021 N 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и ввели новые статьи в ТК РФ:

• 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

• 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.

• 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

1. В ходе эксперимента электронные архивы оказались проблемной зоной: было не ясно, где держать кадровые документы, срок хранения которых достигает до 50 лет. Росархив не смог урегулировать этот вопрос. Поэтому задача хранения легла на «Работу в России» и вендоров платформ КЭДО.

2. Поскольку срок хранения кадровых документов достигает до 50 лет, необходимо было разработать способы проверки электронной подписи в течение длительного срока. В том числе после истечения срока действия сертификата.

3. Также у компаний оказались разные форматы документов. Минтруд посчитал, что для перехода на КЭДО понадобятся единые форматы кадровых электронных документов.

В 2023 году стартовал третий эксперимент, но уже для федеральных органов власти. Эксперты рынка считают, что этот этап может стать заключительным. В июне 2024 года Минтруд подведет итоги эксперимента, а также закончит доработки портала «Работа в России». Если новых проблем не обнаружат, возможно, КЭДО станет обязательным для всех организаций.

О том, что КЭДО станет обязательным, говорит внедрение единых форматов кадровых документов. Единый формат позволит государственным органам реализовать автоматическую проверку электронных документов на предмет их корректности.

Также есть предыдущий опыт — кейс ЭДО с контрагентами. Тогда обмен документам был и электронным, и бумажным, а после выхода 371-ФЗ с поправками в Налоговый кодекс появилось требование выставлять электронные счета-фактуры по некоторым операциям, например, с маркированными товарами.

По мнению моего коллеги, руководителя производственного блока Nopaper Сергея Зорина, второй эксперимент хотя и проходил с платформой «Работа в России», Минтруд не будет навязывать именно эту платформу бизнесу. Государство в лице Минцифры создает инфраструктуру и единые организационно-технические принципы работы с системами ЭДО. Министерство оставляет бизнесу право выбора, с какой информационной системой КЭДО работать. Допустимо использовать готовые сервисы или разрабатывать свою информационную систему с нуля. Также есть вероятность, что государство обяжет всех работодателей передавать какие-то документы в государственную информационную систему, которой может стать «Работа в России». Сегодня сервисы КЭДО не обязаны интегрироваться с этой платформой, но если такая обязанность появится, задача будет выполнимой.

По закону переходить на платформу КЭДО сейчас необязательно, но компаниям уже сейчас стоит задуматься о переходе. Компании успеют «запрыгнуть в последний вагон», но это может быть затратно с точки зрения ресурсов и нервов сотрудников. К тому же сервисы КЭДО уже показали себя на практике:

1. Платформы помогли сократить затраты на бумагу, сроки подписания и согласования документов, и юридические риски за счет автоматизации.

2. Оптимизировали сроки и процесс найма сотрудников из других филиалов и регионов.

3. И помогли привлекать молодых сотрудников, которые привыкли к онлайн-сервисам.

Вендоры платформ КЭДО часто помогают компаниям подготовиться заранее к внедрению. К примеру, по опыту Nopaper самое сложное в процессе внедрении — это преодолеть сопротивление сотрудников к изменениям. Чтобы помочь компаниям, мы собрали памятки, которые помогут заранее уменьшить количество возражений сотрудников.

Как уменьшить количество возражений, связанных с хранением данных на этапе выбора сервиса:

1. Уточните у сервиса, с какими компаниями они уже работают, чтобы привести аргументы в пользу доверия к сервису КЭДО.

2. Узнайте, где сервис КЭДО хранит данные.

3. Прочитайте лицензионное соглашение, политику обработки данных.

4. Уточните, какие данные собирает сервис, для каких целей.

Как уменьшить количество возражений, на этапе выбора сервиса:

1. Узнайте, через какие устройства сотрудник сможет подписать заявления.

2. Протестируйте удобство сервиса. Скачайте приложение и попросите нескольких сотрудников попробовать загрузить, подписать и отправить документ.

3. Уточните, есть ли функционал возврата документа и уведомления сотрудников.

4. Проверьте, как быстро работает техподдержка сервиса.

5. Уточните, работает ли техподдержка с сотрудниками компании и на каких условиях.

Также мы собрали список частых возражений сотрудников и способы их отработки на сайте.