Автоматизация холдинга: можно ли объединить компании из разных отраслей в одной системе? У нас это получается
Холдинг — это форма корпоративной структуры,
где одна организация владеет
и управляет другими.
У дочерних бизнесов разные сферы деятельности и свои отраслевые процессы. Поэтому автоматизировать весь холдинг в одном решении очень сложно. Из-за этого компании работают на своём ПО, хотя единая корпоративная IT-система принесла бы холдингу много плюшек.
Но это уже тема для другой статьи. Здесь мы разберём, как всё-таки автоматизировать деятельность компаний холдинга в едином решении.
- Автоматизация работы холдинга с помощью low-code BPM-системы
- Бесшовная интеграция с внешними сервисами: для корпораций со сложной структурой
- Расписание риелтора, контроль сроков аренды и другие процессы компании в сфере недвижимости
- Бизнес-процесс открытия торговых точек для розничных продаж
- Автоматизация дочерней компании в сфере медиа и рекламы: сбор данных о KPI и расчёт стоимости рекламного времени в одном окне
- Автоматизация процессов гостиничного бизнеса: от брони до заказа суши в номер
- Автоматизация внутренней академии
Автоматизация работы холдинга с помощью low-code BPM-системы
Для быстрой и недорогой цифровизации бизнесов можно использовать low-code BPM-систему. Такое решение позволяет автоматизировать процессы любой сложности без привлечения разработчиков, силами только обученного администратора.
Для автоматизации холдинга low-code BPM-система подходит по следующим критериям:
- Централизованное управление. В рамках low-code платформы можно настроить связи бизнес-процессов разных подразделений и таким образом собрать их в единую систему.
- Модульность и масштабируемость. Холдинги состоят из компаний с уникальными требованиями к автоматизации. Если появляется новая дочерняя организация, low-code платформу можно без проблем расширить новыми функциями и процессами.
- Интеграция различных систем. Low-code платформы предлагают мощные инструменты для интеграции, обеспечивающие бесперебойный обмен данными между системами. Например, у «Первой Формы» это автоматически генерируемые API-методы для подключения необходимых сервисов.
- Оптимизация бизнес-процессов. В low-code BPM-системе можно настроить автозапуск процессов и их частей, вовлечение специалистов, согласования, формулы расчётов и многое другое. Это ускоряет выполнение типовых задач.
- Повышение прозрачности и контроля. Вся актуальная информация собирается внутри одной системы. Руководитель может узнать статус задач в комментариях или в личных сообщениях, отследить важные показатели на онлайн-дашбордах, при необходимости эскалировать проблемы на уровни выше.
- Быстрая адаптация к изменениям. Процессы, настроенные в low-code конструкторе, можно отредактировать и запустить в работу без долгого кодинга и масштабного перезапуска системы. Это позволяет быстро подогнать решение под актуальные требования закона и условия рынка.
Среди клиентов «Первой Формы» есть холдинги с дочерними компаниями из самых разных сфер: от рекламы в медиа до розничных продаж. Мы не всегда можем раскрывать подробности их автоматизации, поэтому некоторые кейсы ниже остались анонимными.
Предлагаем вам применить их опыт на свою компанию.
Расписание, контроль сроков аренды и другие процессы компании в сфере недвижимости
Этот пример — о продаже и аренде квартир и апартаментов по всей стране. Этим занимается дочернее агентство недвижимости одного нашего клиента.
В «Первой Форме» менеджеры отслеживают, какие квартиры уже сняты или куплены, а какие простаивают. Там же они могут поставить и отследить задачи на проведение фотосессий, размещение рекламы и другие активности.
Ещё в «Первую Форму» интегрирована телефония. Когда звонит потенциальный клиент, сотрудник колл-центра может сразу же проверить доступные часы для просмотра, завести карточку в CRM и забронировать время для показа в единой системе. Риелтор, который занимается просмотрами квартир на месте, увидит своё расписание во встроенном календаре.
Контролировать платежи и проводить документы также можно благодаря интеграции с 1С и Контур.Диадок.
Автоматизация открытия торговых точек для розничных продаж продукции холдинга
Производственный холдинг трудно представить без розничных точек продажи товаров и обслуживания. «Первая Форма» успешно автоматизирует:
- подбор локаций и открытие торговых точек;
- поиск персонала, заказ неторговой продукции и решение кадровых вопросов;
- закрытие кассового дня.
Сотрудники ВкусВилла с помощью «Первой Формы» изучают интерактивную карту местности, согласуют адреса помещений и проверяют их по чек-листу.
BPM-система позволяет координировать процессы разных команд и выполнять как офисные, так и выездные задачи. Открытие точек автоматизированы — когда начинается новый этап работ, ответственному приходит пул задач в системе.
Сеть магазинов «Спортмастер», автоматизировала в «Первой Форме» кадровые процессы. Например, система по справочнику с разными условиями определяет, кому из новых специалистов нужно выпустить ЭП, и помогает пройти все шаги.
Если сотрудникам «Спортмастера» нужно заказать в магазин новый принтер или монитор для кассы, это тоже можно сделать в «Первой Форме». Сотрудники на местах могут указать срочность заявки и отследить её статус, а операторы — согласовать отправку по сложной матрице.
Также в системе есть портал для сотрудников. На нём можно:
- запросить справку;
- уточнить процессы;
- решить много других HR-вопросы — за это отвечает отдельный HelpDesk.
И, наконец, закрытие кассового дня. Раньше сотрудники «Спортмастера» собирали чеки, возвраты и данные о списанных по браку товарах в Excel-таблице. Теперь «Первая Форма» подсказывает, какие документы нужны, запускает согласования со старшими сотрудниками, позволяет подписать документы с помощью ЭП. Всё происходит быстрее, а документы не теряются при пересылке.
Автоматизация дочерней компании холдинга в сфере медиа и рекламы: сбор данных о KPI и расчёт стоимости рекламного времени
Для медиа-компании клиента мы настроили неформатную CRM. В ней мы автоматизировали работу со сложными расчётами стоимости рекламного времени.
В системе менеджеры компании могут указать канал, соседние программы в сетке вещания, сезон, время суток и срок. Также можно задать особые условия и скидки. По сложной матрице характеристик система сама рассчитывает стоимость, которую можно скорректировать.
Когда всё согласовано, заказчик и холдинг подписывают в «Первой Форме» документы. Затем менеджеры создают рекламную интеграцию. Система по API связана со внешними счётчиками аудитории, просмотров и досмотров рекламного блока, и эти данные подтягиваются на сводные дашборды. Так менеджеры холдинга могут следить, выполнили они оговоренные KPI. Отчёты можно выгрузить в удобном формате.
Автоматизация процессов гостиничного бизнеса: от брони до заказа суши в номер
«Первая Форма» уже автоматизировала многие процессы сферы гостеприимства. Важную роль в этом сыграло мобильное приложение с отдельными ролями для постояльцев и сотрудников. Вот какие возможности есть у гостей:
- выбор номера, бронирование, чат для общения с администратором;
- оплата аренды без перехода в другие сервисы;
- заказ еды в номер и такси, оформление пропуска для курьера и водителя.
Ещё в приложении постоялец может заказать внеплановую уборку, уточнить у администратора расписания групповых и частных экскурсий и получить другую помощь.
У сотрудников отелей в «Первой Форме» функций больше, они могут:
- заключать договоры с подрядчиками и проводить их в 1С;
- заказывать расходные материалы;
- контролировать даты заездов и выездов;
- вести базу постояльцев и анализировать статистику по загрузке.
Автоматизация внутренней академии холдинга
Клиент регулярно устраивает для сотрудников из разных дочерних компаний обучение. Для этого менеджеры внутренней академии тратили много сил на подбор преподавателей и аудиторий. Согласовывать сроки им приходилось в таблицах и по переписке. В результате случались пересечения предметов, а аудитории не подходили по размеру и оснащению.
В «Первой Форме» планирование занятости преподавателей курсов полностью автоматизировано. Достаточно ввести тему, например, «курс по Java с 01.04 по 01.06», и указать число учеников. Система по множеству параметров предложит аудитории и преподавателей с необходимыми навыками.
Расписание курсов преподаватели могут посмотреть во встроенном календаре.
Будем рады ответить на любые ваши вопросы!