Кейс: как мы перевели проектную деятельность энергетической компании в Битрикс24 и что из этого вышло.
Управление проектами в промышленности характеризуется сложностью, большим масштабом проектов и тесной взаимосвязью между различными процессами. Именно поэтому задачи часто откладываются, а ответственность за их выполнение не всегда ясно определена, что приводит к путанице среди сотрудников и снижению проектных показателей.
С похожей проблемой крупнейшая в Евразии энергетическая компания обратилась к нам с запросом о переводе ряда операций, включая ведение проектной деятельности, в цифровую информационную систему.
Какие цели стояли на проекте?
Наша задача состояла в том, чтобы создать систему, которая позволила бы руководителям:
- Отслеживать нагрузку каждого сотрудника.
- Четко определять ответственность за выполнение задач на проекте.
- Упростить процесс распределения задач и контроля за их выполнением.
- Обеспечить быстрый доступ к проектной отчетности и аналитике.
Что мы для этого сделали?
Мы предложили внедрить Битрикс24 с модулем «Проекты и задачи».
Почему именно эта платформа?
Во-первых, система достаточно легко разворачивается и не требует дополнительной настройки для начала работы с ней.
Тем самым позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную функциональность без излишних затрат
Во-вторых, Битрикс24 полностью удовлетворяет основным требованиям по управлению проектами.
А именно:
Позволяет планировать сроки в удобном виде, ставить ответственных, исполнителей, наблюдателей, создавать подзадачи и т. д. Тем самым процесс постановки ряда типовых задач происходит быстрее, а также исключаются возможные ошибки, связанные с человеческим фактором (например, опечатки в задачах по невнимательности и т. п.).
Все рабочие коммуникации находятся в единой системе: доступны рабочие чаты, видео и аудио-звонки, а также ведение календаря событий и отслеживание новостей компании.
Третья причина — внутреннее хранилище Битрикс24.
Cистема может выполнять роль хранилища всей проектной документации, для удобного взаимодействия с проектными файлами (поиск, добавление, изменение, удаление), что было важно для ее пользователей и непосредственно заказчика.
Ход проекта, какие этапы мы прошли?
1. Внедрили Битрикс24 «с нуля».
Это включало проведение предпроектного обследования (ППО) и развёртывание коробочной версии платформы.
2. Провели минимальные настройки и корректировки системы.
Мы стремились приблизить процесс работы к тому, с чем клиент уже привык работать, используя стандартные инструменты Битрикс24.
3. Обучили сотрудников.
Обучение проводилось в два этапа:
Первый этап включал в себя работу с базовым интерфейсом: виды коммуникации внутри системы, работа с календарем, диском, рабочими группами, а также управление задачами и проектами, их постановка и отслеживание.
Второй этап включал в себя обучение по работе со смарт-процессами в CRM, справочником «Компании» и «Контакты». Также рассмотрели настройку системы и административный раздел (панель управления Битрикс24).
4. Постобслуживание и техническая поддержка.
В процессе взаимодействия пользователей с системой будет происходить формирование и сбор обратной связи, на основании которой ранее составленный FitGap-анализ в результате предпроектного обследования будет дополнен (и зафиксированы новые функциональные требования к системе).
Результаты проекта
- Теперь задачи не «висят в воздухе». Проекты не затягиваются и показатели остаются в установленных руководителями рамках.
- Распределение задач на проектах происходит в 2 клика. В Битрикс24 руководители проектов легко назначают ответственных за задачи и следят за прогрессом сотрудника.
- Скорость формирование отчета увеличилась в 10 раз. Основные показатели проекта доступны в одной удобной системе, что позволяет быстро формировать отчеты и проводить аналитическую работу.
А также сформирован вектор проведения будущих этапов проекта.
Больше проектов внедрения Битрикс24 с "нуля" или миграции с иностранной платформы - читайте на нашем сайте и в соцсетях.