Кейс: как мы перевели проектную деятельность энергетической компании в Битрикс24 и что из этого вышло.

Управление проектами в промышленности характеризуется сложностью, большим масштабом проектов и тесной взаимосвязью между различными процессами. Именно поэтому задачи часто откладываются, а ответственность за их выполнение не всегда ясно определена, что приводит к путанице среди сотрудников и снижению проектных показателей.

С похожей проблемой крупнейшая в Евразии энергетическая компания обратилась к нам с запросом о переводе ряда операций, включая ведение проектной деятельности, в цифровую информационную систему.

Какие цели стояли на проекте?

Наша задача состояла в том, чтобы создать систему, которая позволила бы руководителям:

  • Отслеживать нагрузку каждого сотрудника.
  • Четко определять ответственность за выполнение задач на проекте.
  • Упростить процесс распределения задач и контроля за их выполнением.
  • Обеспечить быстрый доступ к проектной отчетности и аналитике.

Что мы для этого сделали?

Мы предложили внедрить Битрикс24 с модулем «Проекты и задачи».

Почему именно эта платформа?

Во-первых, система достаточно легко разворачивается и не требует дополнительной настройки для начала работы с ней.

Тем самым позволяет продумать и впоследствии реализовать дополнительную функциональность без излишних затрат

Во-вторых, Битрикс24 полностью удовлетворяет основным требованиям по управлению проектами.

А именно:

Позволяет планировать сроки в удобном виде, ставить ответственных, исполнителей, наблюдателей, создавать подзадачи и т. д. Тем самым процесс постановки ряда типовых задач происходит быстрее, а также исключаются возможные ошибки, связанные с человеческим фактором (например, опечатки в задачах по невнимательности и т. п.).

Кейс: как мы перевели проектную деятельность энергетической компании в Битрикс24 и что из этого вышло.

Все рабочие коммуникации находятся в единой системе: доступны рабочие чаты, видео и аудио-звонки, а также ведение календаря событий и отслеживание новостей компании.

Кейс: как мы перевели проектную деятельность энергетической компании в Битрикс24 и что из этого вышло.

Третья причина — внутреннее хранилище Битрикс24.

Cистема может выполнять роль хранилища всей проектной документации, для удобного взаимодействия с проектными файлами (поиск, добавление, изменение, удаление), что было важно для ее пользователей и непосредственно заказчика.

Ход проекта, какие этапы мы прошли?

1. Внедрили Битрикс24 «с нуля».

Это включало проведение предпроектного обследования (ППО) и развёртывание коробочной версии платформы.

2. Провели минимальные настройки и корректировки системы.

Мы стремились приблизить процесс работы к тому, с чем клиент уже привык работать, используя стандартные инструменты Битрикс24.

Кейс: как мы перевели проектную деятельность энергетической компании в Битрикс24 и что из этого вышло.

3. Обучили сотрудников.

Обучение проводилось в два этапа:

Первый этап включал в себя работу с базовым интерфейсом: виды коммуникации внутри системы, работа с календарем, диском, рабочими группами, а также управление задачами и проектами, их постановка и отслеживание.

Второй этап включал в себя обучение по работе со смарт-процессами в CRM, справочником «Компании» и «Контакты». Также рассмотрели настройку системы и административный раздел (панель управления Битрикс24).

4. Постобслуживание и техническая поддержка.

В процессе взаимодействия пользователей с системой будет происходить формирование и сбор обратной связи, на основании которой ранее составленный FitGap-анализ в результате предпроектного обследования будет дополнен (и зафиксированы новые функциональные требования к системе).

Результаты проекта

  • Теперь задачи не «висят в воздухе». Проекты не затягиваются и показатели остаются в установленных руководителями рамках.
  • Распределение задач на проектах происходит в 2 клика. В Битрикс24 руководители проектов легко назначают ответственных за задачи и следят за прогрессом сотрудника.
  • Скорость формирование отчета увеличилась в 10 раз. Основные показатели проекта доступны в одной удобной системе, что позволяет быстро формировать отчеты и проводить аналитическую работу.

А также сформирован вектор проведения будущих этапов проекта.

Больше проектов внедрения Битрикс24 с "нуля" или миграции с иностранной платформы - читайте на нашем сайте и в соцсетях.

Начать дискуссию