Не Гуглом единым: как мы нашли альтернативу гугл-облаку и сократили расходы клиента в 5 раз
Пока все паникуют, что облачные сервисы для компаний отключат в любой момент, мы придумали решение и защищаем своих клиентов от внезапных санкций. У одного из них трудности с облачным сервисом начались давно: стало так много сотрудников, что тариф перестал вмещать всех. Нужна была новая система работы для отдела по найму курьеров. Мы предполагали: запустим CRM, арендуем серверы в дата-центре, бесшовно перевезем. На деле оказалось: внедрили свою комбинацию сервисов, тушили пожары и мигрировали за выходные.
Привет! Я Кирилл Манжура, CEO IT-интегратора LARD. В середине марта компания Softline подтвердила, что получила официальную информацию от Microsoft и Amazon о приостановлении доступа к облачным продуктам для российских компаний. Что будет с Google — пока неизвестно. Расскажу на примере, как без потерь перевести компанию от иностранного вендора на опенсорс-решение.
Два года наша компания оказывала услуги по поддержке веб-офиса и почты сервиса доставки продуктов. Мы администрировали внутреннюю систему отдела по найму курьеров: создавали учётные записи, привязывали домены и отвечали на технические вопросы.
Сотрудники нашего клиента вели работу в облачном сервисе Гугла. Основными пользователями офисных программ были рекрутеры из службы по найму курьеров. Каждый день они заполняли таблицы: подсчитывали часы работы курьеров и рассчитывали зарплату. Документы были в совместном доступе, и одну таблицу могли редактировать десять человек одновременно.
Пока в службе по найму работало 300 рекрутеров, система справлялась, но весной прошлого года компания стала расширяться и увеличила свой штат на 150 сотрудников. Учетных записей становилось больше, и пакет гугл-облака стал заканчиваться.
Сначала вопрос с поиском замены решения не слишком волновал клиента, но мы видели, как быстро идет наем сотрудников, и понимали, что количество учетных записей скоро достигнет критической отметки.
Это означало два потенциальных риска:
Как только компания достигнет максимума по количеству пользователей, нужно будет поменять тариф. Клиент попадет в enterprise-сегмент — тариф для крупных компаний, где нет ограничений. На этом тарифе за одну учетную запись клиенту пришлось бы платить 23 $ в месяц. Это более 2500 рублей по курсу на момент проекта и в десять раз дороже прежнего тарифа.
- Была и другая проблема: Гугл мог уйти с российского рынка в любой момент, и тогда работа компании могла остановиться. Один час простоя из-за нерабочей системы с документами — это потеря 450 часов рабочего времени сотрудников и миллионов рублей.
Мы понимали, что риск остаться без отлаженной внутренней системы очень высок, поэтому начали подбирать решение заранее и подготовили площадку для тестирования альтернативных решений.
Клиент хотел одновременную работу 450 человек и неравнодушную техподдержку
Чтобы подобрать решение, которое могло бы заменить гугл-облако и таблицы с учётом, нужно было сначала выяснить требования компании.
Основная задача была в том, чтобы в новой системе все сервисы работали без перебоев: программы должны быть доступны, даже если ими пользуются 450 человек одновременно. Новое сочетание сервисов должно выдерживать и большую нагрузку, а еще необходимо было обеспечить высокую отказоустойчивость.
Важно было сделать так, чтобы работа рекрутеров была удобной. Их основным инструментом были таблицы, которые редактировали одновременно несколько человек. В новой системе не должно быть ограничений по количеству пользователей, а сотрудники не должны мешать друг другу или случайно удалить расчеты коллег.
Другая составляющая, без которой клиент не видел новую систему, — наличие неравнодушной техподдержки. Опираться на поддержку от компании-производителя, которая часто была доступна только на английском языке, и ответы, которых приходилось ждать по несколько часов, не хотелось.
Новое решение должно было включать в себя редактирование таблиц без ограничений и консультирование пользователей.
Стандартная CRM не подошла, и мы собрали свою конфигурацию
Нам нужно было объединить в одной системе файловое хранилище, виртуальный офис и почтовый сервис.
Гугл мог уйти с российского рынка в любой день: заменить его требовалось аналогом, который можно установить на свой сервер. При такой конфигурации клиенту не пришлось бы беспокоиться о потере доступа к данным.
Вначале мы предлагали внедрить CRM-систему, чтобы объединить в ней все инструменты для работы рекрутеров, но клиент отказался от такого варианта.
Тогда мы собрали свое сочетание сервисов.
Выбрали бесплатное опенсорс-хранилище. Выбор стоял между двумя файловыми хранилищами: ownCloud и Nextcloud. У нас уже был опыт работы с ними на других проектах. В итоге остановились на Nextcloud, который подходил больше под кейс клиента.
Вот какие преимущества мы выделили:
Встроенные функции: интегрированная видео-конференц-связь, календари, возможность управлять задачами, как в Google Workspace, с которой сотрудники клиента уже работали.
Лояльная политика лицензирования — AGPLv3. Она позволяет пользоваться решением бесплатно, даже если пользователь — это коммерческая организация.
- Новые релизы продукта каждые четыре месяца и более 20 миллионов пользователей по всему миру. Так мы можем быть уверены, что решение учитывает тренды индустрии и сможет предложить бизнесу нужный функционал.
В платной и бесплатной версиях Nextcloud — одинаковый функционал. Единственное отличие — это наличие техподдержки. Мы по опыту знали, что техподдержка Nextcloud не всегда оперативна и доступна только на английском языке. Именно поэтому предложили клиенту остаться на бесплатной версии, а техподдержку взяли на себя.
В новой системе Nextcloud стал ядром информационных систем. Он объединил учетные записи пользователей, почту, календарь, мини-CRM и файлообменник. Контроль над данными не теряется, так как за процессами следит технический специалист, а данные не хранятся на компьютерах сотрудников.
Организовали виртуальный офис на 450 человек. Для замены пакета офисных программ мы сделали подборку из трех решений и предложили клиенту протестировать все. Выбор стоял между Collabora, MS Office Online и ONLYOFFICE.
- Collabora подходила практически полностью, но в ней отсутствовала функция независимых фильтров. Рекрутерам нужно было фильтровать данные в таблицах. При этом они применяли фильтры одновременно, но так, что каждый фильтр работал независимо. У Collabora не было этой функции, поэтому от этого решения клиент отказался.
MS Office Online оказался не только самым дорогим, но и наиболее ограниченным по функционалу. Как и в Collabora, в нем не было независимых фильтров, и с учетом цены этот вариант был самым непривлекательным из всех.
В итоге выбрали ONLYOFFICE. Это решение соответствовало основным требованиям. В нем можно было совместно редактировать документы и иметь все их версии под рукой.
Подключили почту. Почтой в компании пользовались для переписки с коллегами и получения резюме с HeadHunter, поэтому список требований к почтовому сервису был минимальным. У клиента было два критерия: удобный доступ к почте из веб-интерфейса и стабильная работа в течение рабочего дня. Поэтому мы реализовали классическое решение — связка Postifx + dovecot + clamav + spamassassin. Это мировой стандарт для open source, которым пользуются ИТ-компании в России и за рубежом.
Для организации виртуального офиса клиента мы взяли готовые решения с базовой версией ПО и доработали их под бизнес клиента. Сначала разделили систему на микросервисы, затем настроили ее внешний вид и поменяли логотип. На последнем этапе мы инсталлировали сервисы в нужном порядке и запустили систему. Все выбранные нами сервисы гибкие, их можно подстраивать под конкретные задачи разных отделов и количество людей, которые будут работать в ней.
Нашли дата-центр с сертификацией по ФЗ-152 и разместили там серверы клиента
Сначала мы решили арендовать физические серверы в дата-центрах. Выбрали две площадки — в Санкт-Петербурге и Москве — и хотели синхронизировать их. Если бы на одной площадке возникли проблемы, мы могли бы запустить вторую, чтобы у клиента не было простоя.
Но в этом варианте возникли сложности из-за ограничений со стороны дата-центра. ЦОД в Петербурге блокировал порт, по которому должна была работать почта. Чтобы разблокировать его, клиенту пришлось бы купить целую подсеть IP-адресов и получить одобрение от ЦОД на настройку почты. Этот вариант был слишком долгим и дорогим.
Тогда мы обратились к облачному провайдеру, с которым работали на других проектах. У них свой дата-центр и облачное хранилище, которое сертифицировано по ФЗ-152.
Покупая облако, мы бронируем часть ресурсов дата-центра, чтобы использовать их только под свои задачи. При этом дата-центр имеет доступ только к зашифрованным данным, которые никак нельзя использовать.
Чтобы избежать проблем с производительностью и отказоустойчивостью, мы разделили пул выкупленных ресурсов на микросервисы: поделили весь объем облака на части. Если нам не понравится в облаке и нужно будет мигрировать, мы могли бы сделать это последовательно сервис за сервисом. Самым крупным «кусочком» оказался Nextcloud. В нем были базы данных и системы кеширования.
Весь проект — подбор ПО, тестирование, переговоры и согласования — занял около месяца. Клиента представлял один человек, который договаривался с отделами и организовывал встречи. Это ускорило подготовку к миграции.
Экспресс-миграция за выходные вместо поэтапного переезда
Клиенту было важно переехать на новый сервер без остановки рабочих процессов, поэтому мы предложили бесшовный вариант миграции. В таком случае обе системы работали бы одновременно, а сотрудники переезжали бы группами по 10 человек. Переезд одной группы занял бы в среднем два часа. Однако клиент предпочел провести миграцию за выходные, чтобы не тратить несколько дней на переезд.
Вот как проходила миграция.
Подготовились к переезду. В момент миграции в компании было 450 сотрудников. Мы сгенерировали 450 учетных записей и передали их ответственным рекрутерам. Клиент решил провести миграцию самостоятельно. Подготовился заранее: ИТ-отдел клиента удалил лишние данные, а каждый сотрудник подготовил папку для переезда.
Обеспечили техподдержку. Мы создали группу в мессенджере, где сотрудники компании могли задавать вопросы. Раньше мы использовали систему заявок, но в мессенджере вопросы решались быстрее: мы были на связи в течение всего рабочего дня. Обычно после миграции клиенты назначают специалиста из своего ИТ-отдела, который будет администрировать систему, но нашему клиенту понравилась работа с нами, и мы продолжили заниматься техподдержкой уже новой системы.
Мы смогли подготовить клиента к переезду за выходные, но трудности всё же возникли.
Не обошлось без пожара, причем буквально: у провайдера в дата-центре сгорела полка. Часть виртуальных машин работала нестабильно, мы потеряли доступ к облаку, а устранить проблему не могли: за это отвечал провайдер. У клиента остановилась работа на несколько часов. После этого случая мы арендовали резервную площадку в другом дата-центре, чтобы запустить сервисы на ней, если у провайдера будут сбои.
Обучали сотрудников. Миграция прошла за выходные, но мы понимали, что переезд на этом не закончился. Сотрудникам нужно было время, чтобы заново научиться пользоваться функциями, формулами и фильтрами в новом интерфейсе. Именно поэтому мы обеспечивали техподдержку в мессенджере, где наши ребята консультировали рекрутеров, и проводили обучение сотрудников по заявкам клиента.
Столкнулись с ограничениями. Единственное ограничение, с которым пришлось смириться в новой конфигурации, — это невозможность редактировать документы с мобильных устройств. Мы предлагали решение этого вопроса, но клиент решил, что теперь это для них не так актуально.
Сохранили доступ к данным и сэкономили клиенту 2 млн в месяц
Благодаря внедрению новой конфигурации сервисов клиент смог оптимизировать расходы на хранение данных и внутренние инструменты работы и обеспечить безопасную работу сотрудников. Вместо перехода на более дорогой тариф клиент пользуется сочетанием сервисов, которые в месяц стоят на 2,2–2,4 миллиона рублей дешевле. Решение, которое мы реализовали, обходится клиенту в пять раз дешевле.
Сначала в службе по найму курьеров было 450 человек. На сегодняшний день в системе работает уже 1000 сотрудников, и она справляется.
С точки зрения разработки проект простой, но для нас он ценен тем, что мы смогли в нужное время найти замену гугл-облаку и стабилизировать IT-систему в компании клиента.
В комментариях делитесь, пришлось ли вам перестраивать работу после ухода иностранных IT-решений?
В работе я ежедневно сталкиваюсь с задачами, которые заставляют задуматься о том, насколько хорошо мы защищены в цифровом мире. О самых интересных случаях и методах защиты бизнеса от атак рассказываю в своем телеграм-канале.
Странно, что отказались от CRM, почему?
Вероятно привычка, выработанная годами, клиенту был презентован вариант разработки CRM. Даже MVP в кратчайшие сроки предложили, но он оказался непоколебим
Уже сам подумываю перевести свои файлы на личное облако. Даже не чувствительную информацию с каждым днем все опаснее хранить в чужих облаках. Для личного использования сервисы подобный nextcloud и owncloud разворачиваются в пару кликов, главное не забывать про бэкапы )
Да, мы тоже перешли на отечественные решения. Все прошло гладко. Купили продукты МойОфис (почта, онлайн и офлайн редакторы) С установкой помогали инженеры. От себя могу дать совет: если компания небольшая, а импортозаместиться надо — есть решение через Мегафон или МТС купить доступ к облакам и почте МойОфис , чтобы самим не париться с серверами.
Хорошее решение. Не за горами первое января 2025 года, до которого все объекты что потенциально относятся к КИИ, обязаны перейти на отечественный софт. Волна миграций уже превращается в цунами.
Интересно, какие ещё есть преимущества у "МоегоОфиса", кроме как отечественной продукции....Как они говорят "не дефекты, а различия в функционале"). Onlyoffice выглядит поинтереснее, с учётом метки opensource. А с серверами действительно можно не париться, а обратиться к автору интересной статьи.