Как повысить лояльность клиентов с помощью тикет-системы
В компаниях среднего и крупного размера обычно есть служба поддержки, куда каждый день поступает много обращений. Тикет-системы помогают сделать так, чтобы ни одна заявка не терялась, а операторы не тратили время на монотонные действия.
Тикетами (от англ. ticket — «билет») называют запросы от клиентов или персонала, которые поступают в службу поддержки из почты, мессенджеров, социальных сетей, виджета на сайте и других каналов. Соответственно, тикет-система — это специальный сервис, помогающий эффективно управлять входящими обращениями. Каждая заявка сохраняется в системе в виде тикета, в котором есть описание проблемы, контактные данные заявителя, информация о канале и времени обращения, прикрепленные файлы и так далее.
Какие функции есть у тикет-системы
В HappyDesk — а это тоже тикет-система — есть много возможностей для работы с заявками.
- Создание карточки тикета — автоматически или вручную, если оператор общался с клиентом лично. В каждую карточку можно внести необходимые данные.
- Разделение потоков обращений по разным признакам: статусу обработки, тегам, приоритету, типу, категории.
- Изменение внешнего вида списка обращений. Это основной раздел системы, рабочее пространство. Пользователи могут создавать собственные списки и настраивать их под себя: выбирать способ фильтрации (по дате обновления, заявителю, исполнителю и т. д.), менять видимость, удалять ненужные.
- Работа с диалогами. В этот раздел попадают все сообщения из виджетов на сайте (кстати, пользователи HappyDesk могут подключить его совсем бесплатно) и мессенджеров Telegram и WhatsApp.
- Назначение обращений на разных сотрудников. Можно настроить специальные триггеры, или правила автоматической обработки запросов. К примеру, все сообщения из определенного канала — клиентского портала — будут сразу попадать в работу одному оператору.
- Распределение заявок между сотрудниками. В системе устанавливается ограничение на максимальное число тикетов, которое может быть в работе у одного агента. Все новые запросы находятся в очереди, пока кто-то не освободится.
- Установка лимитов по соблюдению SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне обслуживания). Опция, позволяющая в разы увеличить скорость работы команды. Так, можно установить ограничение на время реакции на первое обращение. Если на сообщение будут отвечать слишком долго, система подсветит его красным цветом.
- Автоматическое формирование отчетов. В HappyDesk удобно следить за тем, сколько обращений поступило в работу за некоторый период, сколько времени операторы тратят на первый ответ, какие каналы самые востребованные и так далее.
Это лишь часть функций тикет-систем — их может быть больше или меньше в зависимости от продукта.
В чем польза тикет-систем для бизнеса
Такой сервис нужен всем компаниям — как тем, которые обрабатывают по несколько заявок в день, так и тем, где есть полноценная служба поддержки. Перечислим плюсы тикет-систем.
- Обращения не теряются. Каждый клиент вовремя получает ответ на свой вопрос, его не перенаправляют от одного сотрудника к другому — репутация компании укрепляется.
- Данные о запросах не нужно постоянно актуализировать. Информация обо всех заявках обновляется автоматически и сохраняется в системе — ее удобно просматривать.
- Операторы больше не отвечают на однотипные вопросы. Заранее подготовленные шаблоны ответов вставляются в сообщения в пару кликов. На основе HappyDesk также можно создать базу знаний с ответами на частые вопросы — это тоже отсеет часть заявителей.
- Обращения легко сортировать и приоритизировать. Никакого хаоса в отделе поддержки: каждый знает, какую заявку в какую очередь обрабатывать.
- Наглядно видно, как справляется с работой каждый сотрудник — все благодаря отчетам.
К тому же, у тикет-систем обычно простой и понятный интерфейс. Сервис HappyDesk можно подключить и настроить за 20 минут, и он сразу начнет приносить пользу бизнесу.
Как работать с тикет-системой
Тикет-система будет эффективной, если соблюдать несколько правил.
Поддерживайте порядок в списке заявок. Недостаточно просто подключить каналы и настроить доступы. Нужно взять на вооружение статусы обращений (например, «В процессе» или «Закрыто»), теги, категории, типы и другие.
Пользуйтесь инструментами автоматизации.Это триггеры, шаблоны, автоуведомления и другие функции.
Дайте клиентам возможность самостоятельно находить ответы. Здесь помогут клиентский портал и база знаний.
Отслеживайте показатели. В HappyDesk все данные о работе с заявками выводятся на интерактивный дашборд и сохраняются в виде таблиц, которые выгружаются в формате Excel.
Что в итоге
Тикет-система — важный инструмент для компаний, которые хотят предлагать клиентам качественный сервис. Правильная работа с этим инструментом поможет повысить уровень доверия к бренду и улучшить бизнес-показатели.