Asana уходит — Directum Projects приходит на замену
20 марта 2023 года из России ушел еще один вендор — Asana. Американская компания прекратила поддержку пользователей и регистрацию. Таким образом, многие российские компании столкнулись с проблемой выбора новой системы управления задачами и проектами, но теперь, очевидно, только среди российских. В этой статье я расскажу, как можно не просто заменить Asana или другую систему управления задачами и проектами, но и получить дополнительные преимущества с переходом на систему Directum Projects.
Главное отличие Directum Projects
Directum Projects — комплексная система, которая управляет задачами, проектами, документами, процессами и знаниями. К тому же, она еще и входит в экосистему Directum. Так клиент получает не просто отдельные инструменты, а набор готовых решений. Это позволяет сократить трудозатраты на внедрение и сопровождение, а также свести к минимуму проблему стыковки разных информационных систем и их интеграции.
Не погружаясь глубоко во все возможности Directum, сосредоточимся на основных функциях по управлению задачами и проектами, которые сейчас в приоритете у клиентов Asana.
Agile-доски
Система включает в себя полноценные Agile-доски для организации работы команды по гибким методологиям. Пользователи могут:
- создавать тикеты;
- фиксировать плановую трудоемкость;
- декомпозировать на подзадачи;
- связывать тикеты друг с другом;
- отправлять их на другие доски;
- вешать метки;
- ставить приоритеты;
- голосовать;
- вести переписку внутри тикетов;
- разделять доску на свимлайны по любым критериям: метка, срок, приоритет, исполнитель;
- устанавливать WIP-лимиты на колонки;
- сортировать тикеты в колонках по разным признакам.
Описание внутри тикета ведётся во встроенном редакторе текста на основе Markdown Editor, что позволяет структурировать текст, вставлять изображения, схемы, майнд-карты и т.д.
В рамках экосистемы Directum появляются дополнительные возможности:
● отправлять тикет в виде задачи любому сотруднику компании, даже тому, кто не работает на досках;
● вставлять в тикеты ссылки на документы, статьи и записи справочников Directum, открывать их одним кликом;
● получать уведомления с доски в единый личный кабинет.
Управление проектами
Важным аспектом управления проектами является единый удобный реестр, где можно быстро сделать выборку по нужным проектам с учётом их вида и характеристик. У каждого проекта есть карточка, где зафиксирована вся важная информация. Система позволяет вести шаблоны планов, документов и процессов в привязке к виду проекта, что экономит время руководителя проекта. Основные инструменты системы в этой части:
- реестр проектов с быстрой фильтрацией по разным критериям;
- жизненный цикл проекта с возможностью настраивать его логику и требования для перехода с одной стадии на другую;
конструктор бизнес-процессов для инициации, планирования, мониторинга и завершения проекта;
виды проектов с готовыми шаблонами;
фиксация контрольных точек для организации связей с другими проектами;
назначение проектной команды с учётом ролей, в соответствии с которыми выдается доступ на проект и связанные с ним документы;
управление проектными документами;
управление ресурсами и их стоимостью;
отметка фактических трудозатрат;
отчетность по проекту и возможность создавать собственные отчёты;
управление рисками проекта с возможностью вести реестр шаблонных рисков.
Важнейшим блоком функциональности системы управления проектами является планирование работ на диаграмме Ганта. Это позволяет руководителю проекта составить план, который в дальнейшем можно быстро актуализировать с учётом взаимосвязей этапов, занятости ресурсов и влияния других проектов. Дополнительная информация по каждому этапу помогает руководителю проекта сэкономить время на анализ и планирование. Инструменты системы в этой части:
- планирование проекта на диаграмме Ганта;
- импорт и экспорт плана проекта;
- доставка задач до исполнителей с автоматическим сбором и приёмкой результатов выполнения;
- актуализация информации на диаграмме Ганта после приёмки задачи;
- критический путь и резервы времени;
- 4 типа связи этапов и вех между собой с возможностью выставлять задержки и опережения;
- версионность плана проекта и сравнение версии с базовым планом;
- панель ресурсов для быстрой проверки пересечений и переработок;
- декомпозиция этапа на подэтапы или тикеты agile-доски;
- планирование трудоемкости и затрат по этапам;
- вложение файлов в этапы проекта;
- формирование описания этапа с помощью встроенного редактора текста;
- комментирование и переписка с коллегами;
- настройка уведомлений о событиях плана для участников.
Отдельно заслуживают внимания возможности для управления документами проекта. В Directum Projects этот модуль существенно обходит всех конкурентов рынка за счёт того, что наследует инструменты платформы Directum RX:
- жизненный цикл документа;
- бизнес-процессы согласования с простой настройкой;
- виды и шаблоны документов с автозаполнением текста;
- удобное редактирование без необходимости скачивать файл;
- гибкое управление правами доступа;
- встроенная поддержка любой электронной подписи, в том числе в мобильном приложении;
- версионность и интеллектуальное сравнение версий;
- связи документов между собой;
- интеграция с онлайн-редакторами P-7 и Мой офис;
- предпросмотр в браузере;
- карточки документов с возможностью добавлять собственные поля и настраивать логику
- и прочее.
Возможности при работе в рамках экосистемы Directum:
● использовать интеллектуальные механизмы для генерации текста документов, распознавания, занесения в систему и сравнения;
● вставлять в этапы проекта ссылки на документы, статьи и записи справочников Directum и открывать их одним кликом;
● ограничивать выполнение этапа, если в качестве результата не приложен подписанный документ определённого вида;
● получать уведомления с плана проекта в единый личный кабинет;
● организовывать совещания по проектам, вести протоколы, контролировать их исполнение;
● вести договорную работу по проектам;
● управлять финансовыми документами проекта;
● связывать с проектом любые документы из системы Directum: корреспонденция, приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и пр.;
● согласовывать проектные документы по маршрутам.
Портфели и программы
В компаниях с большим количеством проектов необходимо систематизировать их по направлениям деятельности. Для этого используют портфели проектов. Также для удобного управления несколькими проектами с общей целью используют программы. В сочетании с отчётностью это даёт возможность управлять бюджетами и ресурсами всей компании.
Модуль «Портфели и программы» предлагает следующие инструменты:
наглядная иерархическая структура портфеля/программы для быстрой оценки ситуации;
контрольные точки портфеля/программы;
дорожная карта с визуальным отображением всех входящих проектов и контрольных точек;
возможность связывать проекты друг с другом и отслеживать взаимное влияние;
статусы контрольных точек для раннего предупреждения о возможных изменениях сроков;
сводный отчёт о загрузке ресурсов портфеля/программы с учётом всех проектов.
База знаний
Решение используется для создания структурированных взаимосвязанных статей. Они могут содержать ссылки на другие статьи, любые документы системы и прочие объекты. В статьях можно документировать разработку, вести технологические документы, создать базу для обучения и пр.
Возможности:
- группировка статей в области знаний для автоматической выдачи прав читателям;
- визуализация связей статей в области знаний для быстрой навигации;
- согласование статей по маршрутам в системе и подписание их электронной подписью;
- создание статей во встроенном Markdown-редакторе;
- создание статей из шаблонов;
- ведение списков и чек-листов;
- работа с таблицами;
- создание диаграмм и майнд-карт;
- вставка изображений и видео;
- экспорт и импорт из docx.
Как протестировать систему
Если для вас актуален вопрос замены Asana или любой другой системы управления проектами, то советую обратить внимание на Directum Projects. Система не просто заместит импортный продукт, но и существенно расширит возможности за счёт мощной и гибкой платформы, а также готовых решений, входящих в экосистему Directum.
Чтобы попробовать систему в деле, запросите тестовый доступ на сайте.