Как организовать работу команды и не сойти с ума: 5 инструментов в одном решении, которые спасут ваши проекты
Рассказываю кейс: как мы искали идеальный таск-сервис, почему нам не подошли самые популярные, как мы адаптировали no-code решение Coda.io и создали на нем 5 инструментов, которые спасли наши проекты и повысили эффективность работы команды.
Три года назад на одном из наших текущих проектов потребовалось срочно (за неделю) настроить таск-трекер для отслеживания выполнения задач командой.
Причин для поиска таск-трекера в такие сжатые сроки было несколько:
- Готового решения у нас не было, так как те трекеры, которые мы использовали ранее, на данном проекте оказались неприменимы с учетом динамики изменений на проекте и широкого круга решаемых задач: в одном пространстве нам было необходимо вести учет планов, задач и хранить информацию по проекту (реестр документов, встреч и правил для команды проекта).
- Нам также пришлось искать новое решение, так как текущим таск-сервисом команда со стороны заказчика не хотела пользоваться в силу неудобства, а нам было важно координировать участников проекта.
В таск-трекере мы хотели видеть:
- Текущие задачи по проекту, ответственного за задачу, отклонения фактических сроков от плановых, статус выполнения.
- Ключевые результаты (далее — КР), definition of done по КР, сроки по КР, ответственного за КР, открытые вопросы и требования заказчика по КР.
- Проектную документацию: реестр документов, реестр встреч и т.д.
- Правила и договоренности по работе команды: ведение и формулирование задач, кодировка документов, шаблоны презентаций.
Мы попробовали много сервисов с возможностью ведения задач: Trello, Jira, Notion, Kaiten, Monday и даже Google Doc. Тестировали как для своей работы, так и для поиска лучших решений нашим клиентам. Но ничего из вышеперечисленного не подошло.
Ниже расскажу, почему мы остановили свой выбор на сервисе Coda.io, который идеально подходит для небольших команд. За несколько лет использования мы усовершенствовали ключевые инструменты и добавили новые: базу знаний и анализ данных.
Итак, почему Coda.io?
- Как и другие инструменты, которые мы рассматривали, Coda.io — это ноукод инструмент, не требующий программирования или сложного конфигурирования.
- Табличные представления похожи на Excel, что, во-первых, облегчает использование командой этого инструмента из-за привычного интерфейса, а во-вторых это один из немногих инструментов, где табличные представления реализованы действительно удобно и поддерживают использование формул. Пожалуй, в этой категории инструмент сопоставим с Airtable. Еще одно удобство при работе с таблицами – можно сделать всплывающие подсказки для определенных строк или столбцов.
- В Coda.io более сотни формул, которые помогают в работе с большим объёмом данных. С их помощью можно настроить как фильтры в общем пространстве для показа информации по определенному тегу из разных таблиц, так и автоматическое изменение формата текста для конкретного столбца.
- Позволяет настроить связь между таблицами: вся информация и форматирование, добавляемые в одном пространстве, автоматически добавляются во все связанные представления. Благодаря этому можно настроить несколько разных представлений одной таблицы. Например, так мы настроили индивидуальные представления для каждого члена команды по его задачам (более компактное, чем наше представление команды).
- Инструмент обладает достаточной гибкостью в настройке: есть различные форматы представлений, такие как таблица, календарь, канбан-доска, карточки. При этом можем легко настроить и вид карточки задачи: последовательность и размер полей, количество отображаемых полей и формат отображения (с описанием или без).
- В Coda.io можно группировать задачи по определенному признаку (на момент выбора системы в Notion не было данной функции). Эта отличительная особенность, которую мы не нашли в столь же удобном виде ни в одном трекере. Так, например, можно группировать задачи по ключевому результату. Итог выглядит похожим по структуре на сводные таблицы в Excel.
- Автоформатирование цветом текста и заливка полей: сервис выделяет задачи, которые требуют обсуждения, по ранее заданным параметрам (с отметкой “заблокировано” и с отклонениями). Это помогает сфокусировать внимание на конкретных задачах во время планерок.
- С помощью фильтров можно настраивать компактные представления с любым количеством данных внутри – это удобно при анализе большого объема данных.
- На Coda.io удобно работать во время командных встреч: например, на планерке мы можем фильтровать задачи по прогнозному сроку выполнения. Как правило, мы смотрим на 7 дней назад и 7 вперед от сегодняшней даты, но также при планировании на неделю хотим видеть весь объем задач на ближайшие две недели. Также есть возможность интегрировать инструмент с другими сервисами. Например, настроить уведомления участников пространства через Slack или ставить встречи сразу в общий Google Calendar.
Минусы сервиса:
- Формулы в coda.io имеют свой синтаксис, что требует времени на изучение, опыта работы с тем же Excel недостаточно.
- По ходу развития системы управления появляется много представлений одних и тех же задач без понимания, зачем и кому эти представления нужны. Появляются все больше вопросов “зачем здесь эти поля?”, “почему так” и “как это работает вообще?”, требуются чек-листы на чек-листы. Поэтому необходимо регулярно “чистить” неактуальные таблицы и удалять лишние поля с данными.
- Несколько раз нам встречались неприятные баги. Например, не работали некоторые формулы, но в целом это было нефатальным. Однако специалисты со стороны сервиса всегда готовы помочь разобраться с проблемой и, если действительно случился баг, берут его в доработку. Так что сервис постоянно улучшается.
В итоге нам так понравился первый опыт использования сервиса, что мы используем Coda.io уже несколько лет. За это время мы значительно расширили спектр задач.
5 инструментов для команды, которые мы создали с помощью Coda.io: трекер задач, база данных, анализ данных, управление проектами и система мониторинга
ТРЕКЕР ЗАДАЧ
В организации работы мы придерживаемся принципа наглядности и прозрачности, поэтому в трекере задач мы используем различные индикаторы, метрики отклонения и статуса задач и проектов. Еще одно удобство Coda.io – связанные таблицы: создав базовую таблицу с данными, можно для каждого члена команды настроить удобный ему вид. Например, у нас есть те, кто предпочитает таблички, а есть те, кто привык работать с канбан-досками. Главное преимущество сервиса в том, что членам команды не нужно выбирать: можно пользоваться и тем, и другим. При любом изменении данные автоматически будут меняться во всех видах и представлениях. А система фильтров позволяет не утонуть в объеме информации и отслеживать важное для себя.
БАЗА ЗНАНИЙ
Все свои находки, идеи и разработки мы храним в базе знаний, но каждый, кто хоть раз имел дело с базами, знает, как сложно там что-то найти, если информацию размещают разные люди. Поэтому в Coda.io мы придумали для себя параметры и классификации информации: например, сроки, документы, ресурсы и т.д. Также мы отмечаем, для чего можно пользоваться этими знаниями, например, для оценки ситуации, планирования, мониторинга. В Coda.io у нас есть списки параметров по нескольким срезам и, внося информацию, мы отмечаем все параметры, к которым она относится, чтобы при поиске нам выдался возможный перечень. Но самое главное в Coda.io, что перечень выставляется в формате чек-листа и, если даже кто-то сделает ошибку, первый же заметивший ее легко и быстро исправит.
АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ
Любой консалтинговый проект – это работа с информацией, ее анализ и синтез. Мы перепробовали массу способов структурирования информации. Проблема в том, что структурировать информацию единожды не получается: в ходе проекта возникают новые вопросы или нюансы и все ранее структурированное нужно переструктурировать по другому признаку, а потом снова вернуться к первоначальному варианту (и так много раз, а иногда и параллельно разными членами команды). При этом сама база данных может постоянно пополняться в рабочем процессе, в итоге несвязанные структуры перестают сходиться из-за разницы данных. Coda.io для нас этот вопрос решила – мы делаем столько представлений и структур, сколько нам необходимо, при этом изменение или дополнение данных в любом представлении автоматически вносится во все, и мы уверены, что ничего не потерялось.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
Не так давно мы решили использовать у себя в команде ту же методологию, которую делаем для своих клиентов. Но команда у нас небольшая, а работа с большим числом документов отнимает слишком много времени. Однако если не фиксируешь, то не контролируешь, а если не контролируешь – тебе нечем управлять. Эту проблему мы тоже решили с помощью Coda.io: наш пакет документов проекта в ней занял 4 листа, а динамично связанные данные исключают необходимость ручного внесения изменений в нескольких местах, что сокращает возможность ошибок. Ну а потом мы решили сделать все в одном месте и создали там же пространство для встреч: еженедельных планерок, встреч с заказчиком, ретро.
СИСТЕМЫ МОНИТОРИНГА
Для понимания общей картины мы собираем статистику в разных разрезах: статистику расходов времени по проектам, задачам, периодам, людям, процент выполнения нормативов и достижения целей. Как показала наша практика, имея в Coda.io исходные данные, которые мы и так фиксируем в ходе работы, можно настроить отслеживание самых разных показателей, при чем все будет считаться автоматически. Мы просто работаем и фиксируем нужные нам данные, а потом при необходимости идем и смотрим автоматически полученную картину наших результатов и видим свои возможности роста.
А какими сервисами пользуетесь вы для организации работы команды?
Подписывайтесь на мой телеграм канал, чтобы быть в курсе современных инструментов и методов в управлении проектами и изменениями🔥