Скрытая угроза: как «бесплатная» система автоматизации будет тянуть ваши нервы, время и деньги
Рассказываем о скрытых расходах и проблемах, с которыми гарантированно придётся столкнуться при использовании «бесплатных» систем автоматизации сервиса и техподдержки.
Привет! На связи Алексей Шевченко, команда Okdesk.
Как это замечательно, когда всё бесплатно!
Мы, жители постсоветского пространства, привыкли скачивать программы без оплаты: торренты, всевозможные пиратские сайты, диски с палёным ПО — всё это часть нашего быта.
И когда встаёт вопрос о выборе системы автоматизации для бизнеса, мы по накатанной ищем что-то бесплатное, ломанное.
Ну а что? Скачал, поставил — и снимай сливки автоматизации.
Но не тут-то было.
Бесплатные help desk системы вовсе не бесплатные. Почему? Давайте разбираться.
В качестве примера возьмём одну из самых популярных бесплатных систем — OTRS.
Что там по расходам и удобству?
Сервер и сисадмин
Требования довольно скромные: 8 GB ОЗУ, процессор Xeon с частотой 3 ГГц и накопитель 256 GB SSD.
Для примера возьмём надёжного провайдера серверов Smartape. Выбираем нужную конфигурацию и получаем ~71 000 руб./год:
Дальше сисадмин. Возьмём по минимуму. Допустим, вы найдёте на фрилансе хорошего админа, который берёт 1500 руб./час (в 2024 году это что-то из области фантастики):
- На первичную настройку понадобится 20–30 часов.
- На последующее поддержание сервера в рабочем состоянии — пусть 2–3 часа в месяц.
Это ~35 000 руб. за первичную настройку + 3000 руб./мес. за поддержку.
Итого на аренду сервера с сисадмином и первичную настройку БЕСПЛАТНОЙ системы вам потребуется ~140 000 рублей в год.
Считайте даром! 🙂
Программист для настройки и доработки системы
Стоимость часа программиста на начало 2024 года начинается от 2500 руб.
Предположим, что вам повезло, и вы нашли себе такого. Делает быстро, качественно, да и берёт недорого.
Что ему придётся сделать:
- Собрать с вас требования — 10–20 часов.
- Изучить документацию системы — 10–20 часов.
- Подумать, всё ли из ваших требований можно реализовать — 5–10часов.
- Настроить систему под ваши требования — 25–50 часов.
Итого: 50–100 часов работы. И это прямо самый минимум. В деньгах выходит 125 000–250 000 руб.
Поддержку и дальнейшую доработку системы даже считать не будем, потому что там тёмный лес.
А если взять кого-то в штат?
По данным habr, во второй половине 2023 года медианная ЗП разработчика составила 141 000 рублей. Добавляем сюда налоги и получаем ~200 000 руб./мес. За год это 2 400 000 рублей.
И это только прямые расходы. Добавьте сюда недополученную прибыль, затраты рабочего времени на тестирование, обсуждения функционала, и цифра станет вообще страшной.
Сомневаемся, что для 99,9% малого и среднего бизнеса эти расходы когда-либо окупятся.
Подобьём расходы
Считаем по самому минимуму:
- «Железо» и сисадмин — 140 000 рублей.
- Программист — 125 000 рублей.
В итоге это примерно 230 000 рублей в первый год использования.
И это самый-самый минимум!
К прямым денежным расходам нужно добавить ещё несколько нюансов:
- Для 90–95% настроек понадобится программист. Захотели что-то изменить или добавить в будущем? Извольте заплатить программисту.
- Всё на английском языке — от интерфейса до документации. А ведь далеко не все сотрудники знают английский, и разобраться с интерфейсом им будет не так просто.
- Забудьте про техподдержку. Её там нет. Да, есть сообщество (тоже, кстати, на английском), где вы можете попробовать решить возникшие проблемы, но ничего не гарантировано.
- Месяцы на адаптацию. На базовые настройки и обучение работе в системе уйдут месяцы, в течение которых вы и ваши сотрудники будете тратить время на ковыряние в интерфейсе в попытках разобраться в документации с помощью переводчика и приспособиться к зачастую кривому функционалу.
- Раньше OTRS действительно была бесплатной, но несколько лет назад политика изменилась: бесплатной осталась только старая версия, которую не развивают, не исправляют баги, и вообще это примерно как ехать на бричке в век автомобилей. Как-то поедете, но сколько времени и сил будет потрачено…
Если наши доводы вас не убедили, можете попробовать внедрить бесплатную систему. Это будет увлекательное приключение! Главное — во время него не поседеть 😉
Подписывайтесь на наш канал «ОК, сервис» в Telegram, где мы рассказываем о своей внутрянке, делимся экспертизой по развитию сервисного (и не только) бизнеса и смешно шутим.
Okdesk — удобная help desk система для автоматизации сервисного обслуживания и технической поддержки в B2B. Интуитивно понятный интерфейс, стабильная и быстрая работа, компетентная техподдержка и возможности Enterprise-систем по доступной цене.
Проблема многих бесплатных (или очень дешевых) систем еще и в том, что рано или поздно (обычно, как раз рано) они перестают развиваться. В итоге получается дверь без ручки, которую потом всё равно нужно будет менять
Разве у платных систем нет такого же риска?
крайне нелепая по сути антиреклама.
Верно, это антиреклама open source решений и всех решений, которые якобы бесплатные
Расходы описанные в статье - это крайний случай.
Обычно у организаций уже есть сервер куда можно поставить систему и уже есть сисадмин. Случай когда под одну небольшую систему покупают или арендуют сервер и нанимают сисадмины - крайне редки, если вообще бывают.
Опять же что касается поддержки - отдельный программист тоже не нужен - поддержка под бесплатные системы часто тоже покупается как и под платные. И часто стоит дешевле.
Опять же, что система платная- не означает, что ей не нужен сервер, сисадмин и поддержка.
Эксплуатация платной системы может быть как дороже, так и дешевле бесплатной - случаи разные бывают.
Опять же риски тоже разные бывают. Если сравнить риски, где вы думаете они больше у старой проверенной широко используемой бесплатной Open Source системы или системы разработанной Рогами и копытами. Последняя очень вероятно вылетит с рынка не выдержав конкуренции.
"Обычно у организаций уже есть сервер куда можно поставить систему и уже есть сисадмин" - возможно мы про разные категории организаций говорим. По нашему опыту у большинства микро- и малого бизнеса ничего этого нет.
"поддержка под бесплатные системы часто тоже покупается" - именно что покупается) К тому же, на рынке help desk систем не так много бесплатных русскоязычных решений, где можно купить поддержку.
"система платная- не означает, что ей не нужен сервер, сисадмин и поддержка" - кончено. Но компания, которая ориентируется на покупку, хотя бы понимает, что на это нужны деньги, а не "скачали, поставили, само работает"
"Эксплуатация платной системы может быть как дороже, так и дешевле бесплатной" - и это верно) У статьи нет цели рассказать, что с платными системами всё будет даром. Цель показать, что у бесплатных систем есть подводные камни в виде расходов, которые многим могут быть неочевидны.
эти хелпдески уже писаны-переписаны тысячи раз, начиная от стартаперов-смузихлёбов до FAANG. И каждый считает, что его высер заслуживает внимания и переизобретает велосипед.
А рассказывать о больших расходах на standalone selfhost продукт против подписочной модели, которая ещё и в облаке это надо быть умственно отсталым или считать своих клиентов умственно отсталыми.
Сегодня подписка стоит $1000, перевёл БП на платформу, обучил людей, поборол ТП найденными косяками. Через год подписка стоит $5000 (ризитас.jpg).
Каждый плагин стоит допденег. Какие данные собираются и куда отправляются никто не скажет.
Закрывается контора (или снова изменения в политике) — все твои архивы за годы летят в дупло или в эксельку выгружайте, ничего не знаем. Слакофилам привет.
Только standalone selfhost продукт на своём железе и точка