Обязательный КЭДО: когда настанет день Х?

В потоке ежедневной информации всё чаще появляются новости о том, что кадровый электронный документооборот станет обязательным. Предпосылок к этому так много, что вопрос сейчас лишь в том, как скоро появится соответствующий федеральный закон. Разберемся — сколько времени осталось у бизнеса на то, чтобы сменить курс в кадровом деле, и нужно ли поторопиться с цифровизацией HR-процессов.

Что такое кадровый документооборот? Это около 80 различных документов, которые HR-специалистам приходится оформлять на одного сотрудника за время его трудовой деятельности в организации. А если работников сотни или тысячи? Для каждого из них нужно создать, распечатать и подписать:

● трудовой договор и доп. соглашения к нему в случае необходимости;

● приказы о приеме на работу или переводе на другую должность;

● инструктажи по безопасности труда;

● приказы на отпуск и графики отпусков;

● приказы на командировку;

● локальные нормативные акты и листы ознакомления к ним;

● заявления и уведомления.

Достаточно представить массивные шкафы с папками личных дел со сроком хранения до 75 лет, чтобы понять, сколько средств компания расходует на покупку бумаги, обслуживание офисной техники, курьерские услуги, содержание внушительного архива кадровых документов и сколько времени тратят работники отдела кадров на бумажный документооборот.

Примерные расходы на бумажный КЭДО*

Вывод — благодаря КЭДО в три раза сокращаются расходы на организацию документооборота, уменьшается трудоемкость процессов, исключаются ошибки, подписание и согласование проходят быстрее, а архив становится удобным. Специальные помещения для хранения больше не нужны.

Преимущества цифровой трансформации работы кадровых отделов доказали два эксперимента, проходившие в нашей стране с 2018 по 2021 годы. Первый пилот почти никто не заметил, но он подсветил важные моменты.

Итогом этого эксперимента стал Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Он дал старт постепенному переходу от бумажных трудовых книжек к электронным. Вся информация о трудовой деятельности человека начала переезжать в цифру.

Вторая репетиция перехода на КЭДО была более масштабной, в ней участвовали почти 400 организаций во всех регионах России — крупные компании и холдинги, федеральные ведомства, средний и малый бизнес (кроме ИП). Эксперимент затронул почти миллион сотрудников. Работодатели сами выбирали виды документов, которые они переводили в электронный вид. После завершения пилота 30 организаций не захотели возвращаться к бумаге. А Минтруд разрешил любым негосударственным компаниям использовать кадровый ЭДО.

Логичный итог эксперимента — новые законодательные акты. В 2020 году пандемия коронавируса ускорила принятие Федерального закона № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях», а в 2021 году был принят Федеральный закон № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».

Три новых статьи Трудового кодекса о кадровом ЭДО

Закон № 377-ФЗ, который по сути, стал основным для КЭДО, добавил в Трудовой кодекс новые статьи:

● ст. 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», дано определение кадрового электронного документооборота;

● ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот»;

● ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Что изменили новые статьи Трудового кодекса

● разрешили обмениваться кадровыми документами с сотрудниками в электронном виде;

● описали, как вести КЭДО с новыми и ранее принятыми сотрудниками;

● регламентировали оформление перехода на КЭДО;

● обозначили, какие документы нельзя применять в электронном виде, и разрешили работодателям самим формировать перечень документов для КЭДО;

● уточнили, какие электронные подписи использовать;

● предложили сервисы для кадрового электронного документооборота.

С 1 сентября 2022 года заработала Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений — «Работа в России». Портал развивается, в планах — объединить участников трудовых отношений на всех этапах: при поиске и приеме на работу, в процессе трудовых отношений, при повышении квалификации, увольнении. Сервис предназначен для создания, использования и хранения кадровых электронных документов.

Платформа имеет свои ограничения: здесь можно подписывать и архивировать документы, но не получится выстроить полноценные HR-процессы. «Работа в России» удобна в первую очередь для тех компаний, которые по каким-то причинам не могут обмениваться кадровой информацией и хранить ее в корпоративной информационной системе.

В принятом законе 377-ФЗ изначально была предусмотрена возможность подписывать кадровые документы электронно. Для этого появились различные способы и возможности. Одно из решений предложило Минцифры — приложение Госключ.

С его помощью граждане могут самостоятельно получать различные виды электронных цифровых подписей и подписывать документы с сохранением юридической значимости. Для этого нужен лишь смартфон и подтвержденный аккаунт на портале Госуслуг. Сервис удобен, например, для обмена цифровыми кадровыми документами с кандидатами и сотрудниками или подтверждения личности новичка при удаленном приеме на работу.

Постановление Правительства № 1192 открыло для работодателей и сотрудников еще один канал взаимосвязи и обмена кадровой информацией — портал Госуслуг. С его помощью компании могут:

● получать от работника заявления и уведомления из личного кабинета для физлица;

● передавать сотруднику документы в цифровом виде через выгрузку на Госуслугах;

● пересылать работнику экземпляры, подписанные простой электронной подписью (ПЭП).

Работникам/соискателям доступны такие операции, как:

● создание цифровых кадровых документов;

● их подписание с помощью ПЭП или приложения Госключ;

● передача документов работодателю.

Но на базе Госуслуг нельзя согласовать кадровые документы, разделить их по видам подписей (ПЭП/УНЭП/УКЭП), проконтролировать процесс ознакомления с ЛНА, получить результаты рассмотрения заявления. Такие возможности сейчас есть лишь в специализированных системах для КЭДО.

До 1 марта 2023 года организации, перешедшие на КЭДО, оформляли электронные документы так, как им было удобно или как это получалось. Ясность внес Приказ Минтруда РФ № 578н «О единых требованиях к электронным документам, оформляемым без дублирования на бумажном носителе», который ввел единые правила оформления кадровых документов в цифре.

Теперь информационные системы быстрее и качественнее обрабатывают сведения. В результате государству проще автоматизировать процессы, меньше времени уходит на проверки. А россияне могут отправлять в организации любые трудовые документы, не опасаясь, что там их не смогут прочитать.

МЧД — новый инструмент, подтверждающий полномочия сотрудников на подписание документов от лица организации. Это документ в XML-формате с данными доверителя (физлица, ИП или юрлица), представителя и информацией об объеме полномочий.

Машиночитаемая доверенность появилась не ради КЭДО, и законодательство не обязывает применять ее в кадровом документообороте, хоть она и входит в структуру единого формата кадровых документов в цифре.

Однако МЧД заметно облегчает задачи пользователям, поскольку информация о ней уже «встроена» в созданный по формату документ. Это избавляет от бумажной рутины по предоставлению, хранению и подтверждению информации о доверенности.

Весной 2023 года в стране снова начался эксперимент с КЭДО — на этот раз для федеральных органов власти. Его итоги подведут летом 2024 года. Многие эксперты считают: третья репетиция нужна для того, чтобы удостовериться, что бумажный кадровый документооборот — слишком дорогой, ненадежный и его нужно отменить на законодательном уровне.

По оценкам специалистов, КЭДО может стать обязательным уже в 2025 году. До тех пор будет проработан соответствующий закон, подготовлены нормативные документы, сглажены шероховатости. А всё основное к этому моменту уже узаконено, сделано и разработано.

Подготовились к обязательному КЭДО и вендоры. Разработчики сегодня предлагают не просто системы для КЭДО, а комплексные решения цифровизации приема на работу, управления отпусками, оформления командировочных, больничных, ознакомления с ЛНА компании, контроля рабочего времени.

Если следовать логике «эксперимент — новый закон», получается, что до дня Х не так и далеко. Поэтому КЭДО лучше внедрить заранее, а сделать это проще всего с помощью готового решения. При выборе системы эксперты рекомендуют обратить внимание на такие возможности, как:

● создание разных типов документов;

● готовые шаблоны документов и маршрутов для уменьшения ошибок и экономии времени HR-специалистов;

● настройка маршрутов согласования и отслеживания статуса документов;

● выпуск всех видов электронной подписи для сотрудников;

● интеграция с системами учета, например, 1С:ЗУП;

● наличие техподдержки, которая поможет освоить систему или устранить возникающие при работе проблемы.

Конечно, закон об обязательном кадровом электронном документообороте не будет требовать немедленной цифровизации. Вероятно, у бизнеса будет переходный период, в течение которого он успеет «запрыгнуть в последний вагон». Но в этом случае у компаний останется мало времени на тщательный выбор, качественное внедрение и перестройку мышления сотрудников, которые привыкли работать по старинке — на бумаге.

Впрочем, эксперты отмечают — важна не обязательность КЭДО, а польза и выгода от его применения. Переход в цифру помогает ускорить бизнес-процессы, сделать их прозрачнее и эффективнее, экономить время и деньги. Разработчики профильных систем постоянно совершенствуют свои продукты, ориентируясь на растущие запросы рынка. Так, большинству компаний сейчас нужен не только КЭДО, а выстроенные кадровые процессы. Поэтому компания Directum изменила лицензирование Directum HR Pro. Теперь, приобретая базовое решение для КЭДО, компания дополнительно получает возможность организовать процессы приема на работу, управления отпусками и ознакомления с ЛНА — без дополнительной оплаты.

Поэтому стоит ли ждать особый закон, чтобы перейти на удобный, качественный, быстрый кадровый электронный документооборот и начать экономить время и деньги уже сейчас?