«Ведем учет в трёх системах, итог сводим в табличку — но все равно путаемся». Простой способ отказаться от экселек и работать только в CRM

Три разные компании вели клиентов, брони, заказы, оплаты одновременно в amoCRM и отраслевых сервисах — и страдали. Но благодаря нам отказались от этих сложностей и теперь экономят уйму времени. Вот как мы этого добились.

Компания — образовательный центр с курсами доп.образования. Средний чек 160 000, в основном рассрочка. Тысячи студентов с индивидуальным графиком платежей и от каждого нужно получить деньги вовремя

Студенты платят в рассрочку, деньги нужно запрашивать регулярно — каждому нужно рассчитать платеж, выставить счет и вовремя его отправить, проверить оплату, а если ее нет — напомнить и поторопить.

Менеджеры работали в Cloudpayments, amoCRM и Excel. Клиентов вели в amoCRM, счета выставляли в Cloudpayments, а расчеты по задолженностям и оплатам объединяли в Excel.

В итоге нужно было:

❌ Проблемы

Интегрировали amoCRM и CloudPayments. Теперь все графики платежей, счета, задолженности и информация по клиенту хранятся к карточке клиента, а Excel-табличка больше не нужна.

Разработали кастомный виджет CloudPayments. Виджет добавляет функционал в карточку сделки по каждому клиенту: здесь можно настроить график платежей, отправлять счета и следить за поступлениями денег.

Создали график платежей по клиенту. Для настройки графика платежей нужно указать параметры по бюджету сделки, сумме задолженности, размеру платежа и т.д. Менеджер заполняет поля один раз, — дальше виджет сам формирует счета в дату оплаты и отправляет клиенту. Больше не нужно высчитывать задолженность и напоминать.

Настроили напоминания об оплате. Чтобы найти должников, менеджерам не нужно сверять данные в разных таблицах и системах — о просроченном платеже они узнают в тот же день из уведомлений.

✅ Результаты:

Компания — сеть детских развлекательных парков. Одно из направлений — детские праздники в банкетных комнатах. В каждом филиале около 10 банкетных комнат с арендой 10 000 руб в час.

Забронировать комнату можно по звонку или придя в парк. Если клиент звонит, менеджер бронирует праздник на определенное время в amoCRM, а если заказывает на месте — использует специализированный сервис для ресторанного бизнеса iiko.

❌ Регулярно возникала путаница. Два клиента могли легко занять одну и ту же комнату на одно время, а менеджеры узнавали об этом только на следующий день. Еще менеджеры не были уверены, какие комнаты свободны сейчас, и реже продавали популярные комнаты.

Пытались объединить в сводной табличке Excel, но еще больше запутались. Получилась работа в режиме 3-х окон: Excel + amoCRM + iiko. Менеджерам стало еще сложнее вносить брони вовремя. Увеличилось время обработки заявки: нужно было проверять записи в 3-х системах, чтобы узнать, свободна ли комната.

Интегрировали iiko и amoCRM. Написали скрипт и объединили две системы. Когда заказчик обращается по телефону, менеджер вносит сделку в amoCRM в воронку «Банкет» и меняет статус на «Предварительная бронь» — в тот же момент скрипт создает эту бронь в iiko. Из amoCRM в iiko попадают следующие данные:

Теперь менеджеры работают в 2-х системах, но данные о бронировании из одной системы автоматически уходят в другую.

✅ Результаты

Компания разработкой и продажей инъекционных препаратов на основе гиалуроновой кислоты. Медицинские препараты продают оптом и в розницу в Москве и в регионах.

Медицинские представители весь день в разъездах, насколько эффективно они продают и чем занимаются в действительности, руководство видит лишь частично — по отчетам в Excel.

❌ Проблемы

Подключили Planado, интегрировали с amoCRM. Для того, чтобы удаленно формировать маршруты и оценивать работу представителей, решили использовать Planado — сервис электронных нарядов для выездных сотрудников. Он позволяет решает различные задачи, от контроля работы и постановки задачи в график до трекинга выполнения работ.

Благодаря GPS-трекингу руководителям всегда видно местонахождение сотрудников, а их работу можно оценить по пунктам в чек-листе. После заполнения Planado данные попадают автоматом в amoCRM для аналитики.

✅ Результаты

Расскажите о табличках Excel, которые вы используете в работе — какие из них годные, а от каких хотели бы избавиться?